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不能承受的会议之重

2009-06-08

威豪公司的杨总忙,这谁都知道,从公司里的员工、经理,到公司外的客户、合作伙伴,都把他当成民营企业家中的劳动模范明星,艰苦创业的典型,勤劳致富的代表,爱岗敬业的标兵。内部员工要找杨总,直接问助理他在哪个会议室,早8点到晚8点,周一到周日,一年365天,不夸张地说,至少300天之内找他不用考虑其他途径。如果外人要找他,别指望一个电话能找得到,通常都是助理接了电话,“不好意思,杨总在开会,请问您是哪位?请问您找杨总什么事?会议结束了我会转告杨总,再见!”不论是谁打来都是这句对白,说得跟顺口溜似的,特熟练。

一般要紧事当天8点后能接到回电,要不是那么火烧眉毛的事,那就得第二天才能得到回复,并且多半不是杨总自己打回来,“您好,我是威豪公司杨总的助理,关于您昨天说的事,杨总让我转告您……对,杨总现在正在开会……”那套路就跟国务院新闻发言人答记者问一样。大家都说,杨总真是以会议室为家,这个世界什么都在变,唯一不变的就是杨总呆的地方和杨总助理的对白。

不能承受的会议之重:不能承受之重

其实,杨总还真不是那种没事自己找会开的人,威豪是他一手创办的,与一般国企不同,他可耗不起宝贵的时间、精力在开会中找领导的感觉。时间就是金钱,时间就是效益,这点杨总比谁都明白。在他看来,开会的需求必须是实实在在的,确定公司的发展战略,需要开会;年度、季度的预算和目标,需要开动员会;各部门的预算和目标报上来,还得开审批会;每月每周各部门的工作情况也需要了解,就会有许多的汇报会;供应链和营销老总吵架,每周还得把两边的得力干将拉在一起开个协调会,等等。这些还都是有章有谱的,每天找他汇报顺便请示拍板的零零碎碎的小会更是数不胜数。

终于,在周一的公司核心领导层碰头会上,杨总倒下了,被匆匆忙忙送到医院,医生说是劳累过度引起的心脏病。医生向陪着上医院的陈副总询问了杨总平时的工作强度,听了陈副总的描述之后连医生都拜倒了,说就你们杨总这身子骨,一直以来就像是5顿重卡装着QQ0.8的发动机,满载从上海到西藏跑好几个来回,并且中途基本没有休息。医生说杨总要再这样整天泡会议室,这颗心脏早晚报废,还说你们有钱人别以为有钱啥病都能治,真以为医学发达了,换器官跟汽车换配件一样啊,身体是自己的,不为自己想想也为家人想想啊。

医生的这句话杨总真是听在耳里,痛在心里啊!望着刚刚急急忙忙从家里赶来医院的妻子和女儿,觉得自己这些年来对家里人的愧疚真是越来越深,自从自己创业以来,已经有好长时间没有好好陪陪她们了,躺在病床上的他心里开始不安起来。

不能承受的会议之重:改变,刻不容缓

躺在病床上的杨总静下心来之后,开始琢磨起来,自己一天24小时的时间都是怎么过的呢?这些年自己怎么就被困在会议室里了呢?回想公司刚创办那几年,自己基本上大事小事都是带着几个元老开会讨论之后就拍板决定了,效率很高,最重要的是根本没觉得像现在这样累,每天还能陪家里人吃晚饭,还能和老朋友定期聚会,体验“风华正茂的青年企业家”的感觉。随着企业越做越大,最近三年已经把生意做到了全国各地,销售额几乎翻了3番,可不知道为什么自己的日子却越来越难过了。

以前的时候,开一个会议就能安排好之后一个月的销售策略和计划,而现在却要不停地听汇报,了解进展,帮着发现问题,找原因,还得拍板解决方案,原来开会定下的事情好像都是自己隔三差五地去引着大家完成的。以前供应商很少,自己去和供应商谈妥了就万事大吉;以前就一个工厂,自己有空就去看看,心里有数,每周开会讨论工厂的事情大家三句两句就能达成共识。这样的对比太多了,杨总觉得自己现在就是个会议的机器,走不出会议室,什么事都要他在会议室决策,又很快回到会议室来让他重新决策。很多时候他都是坐在会议室里听着自己根本了解不到的琐事,然后等大家七嘴八舌一通争论之后再把目光集中在他身上,非要他给个答案。

他想到自己已经很久没有去拜访过供应商和经销商,很久没有去详细了解竞争对手的一举一动,进而认真思索威豪的应对之策了。这一切必须改变,等养好了病,一定要让自己回到过去那种从容不迫的状态中去,没错,不能做会议的奴隶,必须要管理好自己的时间。想到这儿,杨总拿起床头柜上的日程簿,翻到下一月的那页,写下七个大字——我的时间我做主。

不能承受的会议之重:一场变革即将到来

带着对新生活的憧憬,杨总终于出院了。远离工作休养了一个月,是时候回公司看看了。“杨总,您回来了,你身体好些了吧,怎么不多休息些时间呢。杨总,您现在有时间吗?有个会我们想让您……”“杨总您终于回来了,有个会我们一直在等您呢……”从走进公司的那一刻起,杨总的耳边就一刻也没有清闲过。但是,经过了在医院中的深思熟虑,杨总可是打定主意要和暗无天日的会议室生活说再见了。

“冯助理,有件事我考虑了一段时间了,以后我不能再逢会必到了,我的时间和精力不能全放在会议上了,必须好好把我们公司的会议给管理起来。”杨总对以前那个“专业接线员”冯助理说道。

“杨总,其实我早就觉得您参加的会实在太多了,大大小小的会都到场,实在太辛苦了!”冯助理赶紧接话,其实他有这种想法很久了,只是一直没找到合适的机会和杨总说,现在杨总自己主动提出来,他绝对支持。

“你说得没错,不仅我辛苦,那些部门经理们我看也不好过,有时明明很紧急的会议,因为要等我的时间,只能排在别的会议后面,这给他们后面的工作带来了很大的不便,以后必须改变这种状况。把我们公司的会议分分类,定定性,看看哪些是战略层面或者必须我主持协调的,我参加,其他的交给主管人去负责,谁相关谁参与,别再一开会就是‘全会’。我看很多人从坐进会议室,到会议结束走出去,既不发言也不记录,这不就是“蹭会”吗?事不宜迟,冯助理,‘解放时间’这项工作就交给你去做了!”

杨总要搞会议管理,解放自己的时间,这件事很快就在威豪公司炸开了锅。有的人大声叫好,认为理清会议,把大家的时间和精力从漫无边际的会议海洋中解放出来是好事;也有持反对意见的人,说老板不参加会议哪有主心骨啊,还是老板拍板心里踏实。

杨总也听说了来自基层的不同声音,决定找几个中层经理来交流一下对这件事的看法。通过交谈发现大家基本上还是比较认同自己的想法的,毕竟之前这些人也是深受会议之苦的,自己的正常工作很难做好计划,因为各种会议的日程才是决定因素,部门事务的决策也往往错过最佳时机;因为要等到合适的会上去讨论,而往往参加会议的其他经理和领导又不是直接责任人,对实际情况根本不了解,有时发表一些意见让你根本不知道怎么回应,讨论变成争论,还是无谓的争论,虽然最后是杨总来拍板,但也难免时不时拍错地方。以前,大家都默认这是公司的传统,既然现在杨总提出来改革,那再好不过了。

看到中层骨干们都支持这件事,杨总心里别提多美了,以后自己不用参加那么多的会了,解放出来的时间可以放在企业发展的大问题上了,并且中层骨干们也能顶起各自的一片天了,一切看上去都是那么的让人振奋不已。

理清会议不是什么浩大的工程,很快冯助理就带着几个人把公司的大小会议都理了个清清楚楚、明明白白、真真切切。需要杨总参加的主要有董事会会议、战略制定会议、战略监控会议、绩效考核会议、管理例会、重点专项会议、供应链会议、营销会议、员工沟通会议。虽然看起来似乎还是不少,而且再往下细分还会分出很多具体的会议,不过,杨总看了之后,感觉这比以前自己参加的会议已经少了很多了,而且这些会并不都是需要自己主持的,这更让杨总感觉肩上的担子轻了不少。

当然,这些会议谁来组织,需要谁参加,会议的主题是什么,都得好好规划一下。两周后,公司的会议体系就被重新梳理了一遍,杨总看了看自己的日程表,下半年有好几周的时间都没有需要自己参加的会议,想想自己很久都没有走出公司了,于是便开始筹划用解放出来的时间去几个主要的市场考察考察。

不能承受的会议之重:路慢慢其修远……

一晃半年就过去了,杨总那张原本就消瘦的脸颊,看起来似乎愈发的凹陷了下去。按理说他参加的会议少了,解放了更多的时间出来,面色应该好起来才对,可这是怎么回事呢?

原来,这半年杨总会是参加少了,能够有时间去了解市场、拜访供应商和客户了,但是这心却没少操,更多的时间用于调节纷争了。这是怎么回事呢?

原来,自从杨总这半年来开始“做主自己的时间”,不再整天开会了,但公司里的人都觉得现在的会是更加难开了,经常是议而不决,一个会开上半天时间,大家就一个问题争来争去,你有你的观点,我有我的意见,谁也不服谁,谁也拿不出系统而有说服力的论据,需要决策时最后没人愿意拍板。会议主持人更多的时候就是一个调解人,甚至有时主持人都会参与到争论中去。这就造成了很多会开完了却没有结果,负责人只好再来找杨总,希望他能给个具有决定性的意见,杨总没办法,也只好承担起这久违的重任。

但是决策之前总得有分析,分析总是需要一定的依据,而杨总往往得不到这些东西,最多就是一些数据和会议纪录,会议记录上也就是杂乱的意见冲突,更要命的是那些经营数据还经常有多个版本。

本该在会议上解决的问题却拖到了会议结束后,效率没提高,时间也没节省。难道做主自己的时间真的就这么难吗?拿着这些杂乱的数据,杨总真是犯了难。

本案例企业及人物为虚构,如有雷同,纯属偶然。

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