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你的流程谁做主?

2009-07-15

你的流程谁做主?这似乎是一个不用争议的问题,你的流程当然你做主。然而我们在企业工作中,还是常常遇到流程找不到责任人及责任人没有承担责任的能力(这个能力是指与责任相对应的权利)的问题。这就是我们说的流程的责任主体及授权问题。

我们来拿某企业的借款审批流程来举例说明这个问题。某企业的商务销售代表借款审批流程如下:借款人─>直接主管─>省区商务经理─>省区销售会计─>区域会计─>区域会计主管─>财务经理─>大区销售总监─>总经理。

流程说明:公司的申请类型分为事项申请(又可分为不借款的事项申请和借款的事项申请)、借支申请、报销申请。申请类型不同,流程经过的节点也不同,上面的流程是事项申请类型中的借款的事项申请。公司的授权是下放到经理一级的管理者,根据不同的费用项目(如办公费、促销费、陈列费等)有不同的授权金额。公司实行计划预算管理,每笔费用都要有相应的事前审批通过的预算与之对应。

这位销售代表借款2000元后,离职去了其它地方,再也联系不到这个人了,最后这笔借款由所有审批过的人按比例承担,这个处理结果是总经理说了算,也就是说这个流程是总经理做主的。

我们想一想,这笔借款是不是应该由审批过该流程的每个人都要承担?这次事件的主要责任人是谁?或应该由谁来负责?这个流程的责任人是谁?流程的责任人应该承担全部责任或应该承担怎样的责任?流程的责任人有能力承担这个责任吗?

这个流程中的几个人我想是不用承担责任的,包括省区销售会计、区域会计、区域会计主管、总经理。省区销售会计、区域会计、区域会计主管是没有财务或业务费用授权的,他们也不会为业务的真实性负责,总经理不应该为这点事负责,但要敲响警钟。直接主管没有授权,但做为直接主管,要为业务的真实性和员工的行为负责,所以要承担最大负责;省区经理有业务授权,且审批时填写同意意见,没有察觉员工的异动,要负一定责任;财务经理有财务授权,只有经过他审批后钱才会支出,他要承担一定的责任;大区销售总监做为商务的最高领导,有相应的授权且审批通过了借款申请,要为管理员工不善负责。

显然,这个流程事前没有定义明确的责任人。只有流程中的责任人才会为流程负责,这时候我们就需要建立清晰明确的流程责任矩阵,确定流程主体及相应的责任人;还有就是承担的责任要与他本身具有的授权相对等,不能超出他的能力范围,如果要区域会计主管负责,那么就要给予他一定的财务授权,这样才对等。

那么是不是说,流程中没有授权的审批人是不是就不用承担责任了呢?以销售会计和区域会计为例,我们想一个问题,在这个流程中,这两个人没有相关授权,是不是他们必须要在这个流程中出现? 可不可以不用他们审批而由此减少审批环节,增加效率呢?如果必须经过他们,他们要承担什么样的责任?在我看来,销售会计是要在这个流程中出现的,因为他是省区唯一接近业务人员的财务人员,但他只对借款单据的合法性和完整性负责即可,不必为业务的真实性负责,所以这次事件中,他不必承担责任。

区域会计是可以不在流程中出现的,因为他不会为业务的真实性负责,也不用看具体的单据,这样反而可以减少审批环节,提高审批效率。所以流程中的每个人都有相应的职责,这个职责是他在这个流程节点中应该且能承担的责任。

流程责任人清楚了,责任与授权对等了,那么你的流程你就应该做主且做得了主了。

你的流程你做主!

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