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单体物流系统流程的优化分析

2009-10-10

20世纪末,在美国、德国和法国等西方发达国家都相继提出了“物流一体化”的相关理论,并将其应用于物流实践当中,指导其物流发展,取得了明显的效果。实践证明,物流流程优化不仅是物流一体化的核心,也是其薄弱环节,物流流程优化无论是理论研究还是实践都已严重滞后于物流一体化发展,因此流程优化研究必将成为当前理论研究的重心。

单体物流系统流程的优化分析: 一、单体物流流程优化

物流第三方优化发展可以说是目前物流发展的最明显趋势,专业性质的物流企业出现,使得单体物流流程应运而生。物流企业本身就具有一个完整的物流流程,服务于非物流企业时,非物流企业的物流流程对整个企业系统的生存和发展来说就成了约束条件,这时单体物流的流程该如何优化?

综合众多理论研究来看,单体物流流程优化的方法大致可以分为两类:一是系统改造法,即辩证地分析理解现有的流程,通过系统的方法在现有流程基础上创造提供所需要产出的新流程;二是全新设计法,即从根本上重新考虑产品或服务的提供方式,零起点地设计新的流程。

单体物流系统流程的优化分析: 二、单体物流流程优化的方法

1.系统改造法

系统改造法具有速度快、费用节省的特点,在不干扰正常业务的情况下,以低风险获得成效,但是以现有流程为基础成为创新流程的障碍之一。不过,当系统改造法在大范围基础上应用时,这种渐进方式的确能够产生显著的规模绩效改善,有人称之为“大规模渐进改善”。根据流程优化的基本原则“以流程为导向,以顾客为导向,重视信息技术的支持”,系统改造优化的实施方法大致上可以分为:

(1)创新

创新是物流流程优化的第一个方法,反映了物流一体化的本质。物流流程创新包括流程创新和物流管理创新。从流程的概念分析,流程的创新可进一步分为流程活动的创新、流程逻辑的创新和流程实现方式的创新。从管理的要素分析,物流管理创新包括管理观念的创新、管理方法的创新、管理方式的创新和管理手段的创新等方面。

(2)消除

消除主要指的是对物流流程内的非必要非增值性的流程或活动予以清除。在单体物流流程中,存在相当多由环境、条件改变和流程设计不合理所造成的非增值性流程或活动。一般来说,它们主要包括:①过量产出;②活动间的等待,③迂回运输和对流;④不必要的加工;⑤过量的库存;⑥反复性检验,⑦跨部门的协调。

(3)简化

在尽可能清除了非必要非增值性的环节以后,对剩下的活动仍应该进一步简化,所有的流程都应该基于情况和条件的变化而变化,以提高流程的运作效率,而原有的流程是基于当时环境来设计,改变简化成为维持其运作的基础。

2.简化流程或活动的措施

(1)表格系统

表格被标榜为科学管理的一种标志性的事物而得到管理层的大力支持与推广,但是目前表格应用几乎到了泛滥的地步,严重影响到了流程的畅通,需简化表格和减少表格应用,提高效率。

(2)工作程序

在进行物流流程优化时,需要对这些被迫分解的流程或活动结合现有的处理能力重新考虑。简化复杂的环节,不仅对流程的结构性效率大有裨益,对于提高流程效率也有明显效果,同时还有助于消除物流流程的官僚习气。

(3)沟通

出于优化流程考虑,适当简化沟通或者提供专业化沟通是必要的。

(4)技术指导

事实上,高技术的复杂性往往是导致错误和时间延滞的根本原因。对复杂的技术进行简化,并非对高技术的排斥,而是指在技术传递和使用上,如何选择一种简单明了的方式,充分发挥现有技术的潜力。

(5)流程间组织

物流关键性流程间常常存在较多冗余的辅助性小流程,这些流程都可在不影响关键性流程衔接的前提下简化,提高系统的整体性和加强组织间的合作。

3.整合

整合是指经过要创新、清除、简化的流程重新结合,保证整个物流流程顺畅、连贯,是物流流程重组的一个不可缺少的环节。物流流程整合主要包括任务整合,组织整合、与顾客整合、与供应商整合几方面:

(1)任务整合

所谓任务整合,是指授权一个人完成一系列简单任务。它可以大大加快组织里的物流和信息流的速度,因为每当一项工作从一个人转交给另一个人时,就会增加发生错误的几率,同时降低了流程的流转速度。

(2)组织整合

组织整合就是改善组织内成员之间的空问距离,可以较大限度地改善流程的运转速度。如信息传输距离变短,解决问题速度变快、沟通变得快捷准确,而且紧密的团队比任何的计算机信息系统更能显示出价值。

(3)与顾客整合

与顾客整合就是企业与顾客结成更为密切的依存关系。这是物流流程向下游的整合努力。

(4)与供应商整合

与供应商整合就是物流流程向上游的整合。构建电子商务,消除和供应商之间不必要的工作环节,提高效率。同与顾客整合一样,关键是建立信任与伙伴关系。

4.物流信息化

物流信息化除完成物流企业与非物流企业间的信息化,即单体物流系统间的沟通之外,同时也完成了单体物流系统内部各部门之间的信息化,即物流管理信息系统部分,这一点对整个流程很重要。如果把各个部门之间(包括企业与企业之间)的联络看成一系列线的话,则物流各部门就是这些线上的结点,只有通过线的信息化、点的信息化,物流信息化才能完成,整个物流系统或者说物流网络才得以构成。

5.流程自动化

流程自动化是要求流程具备一定的判断能力和识别能力,降低巨大的流程模仿成本。一般来说,重复性工作、数据的收集与整理分析实现自动化可以最大限度降低劳动强度和人工支出。

单体物流系统流程的优化分析: 三、全新设计法

全新设计法的优点是抛开现有流程中的全部假设,从根本上重新思考企业开展业务的方式。这种方式提供了绩效飞跃的可能性,使得所求结果会成倍地增长。全新设计法从确立的目标开始,逐步进行倒推,设计能够达到要求的新流程。除了得到全新的流程外,这种设计方法还会带来改变产品的结果,使产品在自己核心能力的基础上扩展到其他领域。全新设计法的主要缺点是实现所要求的组织变革相当困难。总体说来,其风险度高,组织变革会干扰到企业正常的运行。我们可以根据流程变革成功的范例总结出全新流程设计步骤:如下图所示。

(1)从高层次理解现有流程,找出所有的核心流程,作为改革的中心。

(2)标杆瞄准、集思广益和创意思考。标杆瞄准对于发现不同的工作方式非常有用;集思广益和创意思考,特别要从顾客的角度出发思考,是产生新思路的有效途径。

(3)流程设计。要坚持“全新设计”的立场,对其进行深入到一定细节的考虑。流程设计是一个反复筛选的过程,流程、人员和技术的考虑都要经过多次检讨,以确保不回到传统的做事方式。

(4)流程检验。新流程设计出来后,应该通过模拟其在现实中的运行对设计进行检验。

总的来说,系统改造法以现有流程为出发点,通过消除、简化和整合任务以及自动化应用的活动来完成优化流程的工作;全新设计法则从流程所要取得的结果出发,逆向思维并倒推,从零开始设计新流程。在实践中,大多数情况是两种方法结合使用。一般来说,系统改造法常用于短期绩效的改进,强调渐进变革;而全新设计法则被用于开拓中长期发展的竞争新途径,这种方式通常能带来绩效的飞跃式进步,但取得这种进步的风险也很大。

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