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有了流程为什么还需要制度?

2007-11-18

最近在给某集团公司梳理行政管理流程体系,大家在讨论行政流程的时候谈到了一个问题:行政流程和行政管理制度到底有什么区别?为什么有了流程还需要制度?

之所以有这么一个问题,在于集团正在上一个工作流管理系统,行政管理经理希望所有的申请、行政审批工作都通过流程来走,实现彻底的电子化办公。

流程理完之后,大家一看吓了一跳,行政流程居然有100多个,什么车辆年检的流程都出来了。经过讨论分析,大家发现有些流程非常简单而且又是日常中常用的,事情也很简单,比如什么传真机使用流程,站在用户的角度来说,这一类事情如果也要走系统的审批流程的话就太复杂了,而且耗费时间,用一行政文员的话来说:这根本就是“脱了裤子放屁”。所以最终一致决定,这类事务根本不需要流程来管理,出一个管理制度就好了。

从这个角度来看:管理制度和流程在有些时候是可以互相代替的。

在后面的分析中,还发现了另外一个事情,有些行政流程不是很确定,各种变化情况非常多,比如接待工作流程,各种情况都有,有些流程可能一年都用不了一次,比如什么外宾接待流程。这些事情存在高度的不确定性,很难用流程把所有的情况都考虑到。

所以,从这个角度来看:管理制度可以应对不确定性或者变化大的事务,流程没法预见,但是管理制度可以给出处理的原则。

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