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基于BPR理念重构会计业务流程

2010-06-27

业务流程重组(BPR)是80年代末以来国际上流行的一种新的管理观念和方法,Michael Hamme:曾对BPR做出了权威性的定义:BPR是对企业业务流程作根本性的再思考和彻底的重设计,以达到成本、质量、服务和速度等现代关键业绩指标的巨大提高。但在我国企业信息化建设的过程中,往往是简单地将旧的流程自动化,即在企业陈旧的、现有的管理流程上应用信息技术(IT)来模拟替代原有的手工操作。

会计信息作为企业管理信息的核心也不例外,由于会计理论的滞后,流程缺乏以网络为代表的信息技术的支持,使得会计业务流程无法满足会计信息使用者日益增长的信息需求。因此,笔者认为企业会计信息化应基于IT技术,借助于BPR的管理理念和模式,重构会计业务流程,以便会计业务流程更能有效地协助企业利用IT技术进行管理创新和效益创新。

  一、业务流程重组的管理理念

业务流程重组的内涵是指基于信息技术的、为更好地满足顾客需要服务的、系统化的、企业组织的、工作流程的改进哲学及相关活动,它突破了传统劳动分工理论的思想体系,强调以“流程导向”替代原有的“职能导向”的企业组织形式,为企业经营管理提出了全新的思路。

(一)从职能管理到面向业务流程管理的转变

传统的劳动分工理论将企业管理划分为一个个职能部门,各职能部门根据级别高低组成一个树形或金字塔式的结构,即“科层制”管理。科层制管理虽然有利于专业化劳动技能与管理技能的发展,也有利于企业的稳定;但这种管理组织对同级部门间的工作进行控制并进行强有力的协调难度较大,由于部门边界限制,很多工作只是为了满足企业内部管理结构的需要而完成,从而存在很多无效的工作。

业务流程重组强调管理要面向业务流程,对业务流程的管理以产出(或服务)和顾客为中心,将决策点定位于业务流程执行的地方,在业务流程中建立控制程序,从而可以大大消除原有的各部门间的摩擦,降低管理费用和管理成本,减少无效劳动并提高对顾客的反应速度。

(二)注重整体流程最优的系统思想

在传统劳动分工的影响下,作业流程被分割成各种简单的任务,并根据任务组成各个职能管理部门,经理们将精力集中于本部门个别任务效率的提高上,而忽视了企业整体目标,即以最快的速度满足顾客的不断变化的需求。对企业进行业务流程重组实际上是系统思想在重组企业业务流程过程中的具体实施,它强调整体全局最优而不是单个环节或作业任务的最优。

(三)组织为流程而定,而不是流程为组织而定

业务流程重组以适应赞顾客、竞争和变化”为原则重新设计企业业务处理流程,然后根据业务流程管理与协调的要求设立部门,通过在流程中建立控制程序来尽量压缩管理层次,建立扁平式管理组织,提高管理效率。

(四)信息资源的一次性获取与共享使用

在传统的业务处理流程中,相同的信息往往在不同的部门都要进行存贮、加工和管理,这其中存在着很多重复性劳动甚至无效劳动。很多企业甚至建立专门的部门,收集和处理其他部门产生的信息。随着信息技术的发展及其在企业的应用,信息处理完全可以由处在各不同业务处理流程中的人员自己完成。通过业务流程重组确定每个流程应该采集的信息,并通过信息系统的应用,实现信息在整个流程上的共享使用。

基于BPR理念重构会计业务流程:二、运用BPR管理理念构建会计业务流程的设想

AIC PA主席罗伯特·梅得尼克(RobeM ednick)指出:“如果会计行业不按照IT技术重新塑造自己的话,它将有可能被推到一边,甚至被另一个行业— 对提供信息、分析、签证、服务有着更加创新视角的行业所代替”。因此,在分析传统会计业务流程缺陷的基础上,如何运用流程再造的管理理念重组会计业务流程,是决定企业会计信息化成功与否的关键因素之一。

(一)基于信息技术的手段建立会计业务流程

随着国际互联网(Internet)、企业内部网(Intranet)和电子商务(Electronic Business)的飞速发展,信息技术正广泛而深入地在企业得到应用,改变着管理者的思维模式,同时对会计业务处理产生了巨大的影响。因此脱离了IT而完成会计业务流程重组几乎是不可能的,只有基于IT,结合IT环境改变组织内部原有的工作方式和业务流程,实现企业内部管理的创造性改革,才能建立起适应企业管理需求的会计业务流程,而不是简单地将原有的作业流程自动化。

(二)基于组织结构再造建立会计业务流程

传统的企业组织结构是由“金字塔”型的职能部门组成,从横向角度而言,会计部门与业务部门等其他部门是各自独立、互不相关的;从纵向角度而言,会计部门受管理幅度的限制,从高层领导到最底层的会计人员之间存在很多中间管理层。业务流程按职能部门划分,结果是各部门的工作高效,整个流程的运作低效。因此,进行会计业务流程重组首先应当打破企业内部的界限,重组企业内部的工作流程,建立流程型群体,使部门分工界限模糊化或趋于融合;其次应当增大管理幅度,缩减乃至取消中间管理层,使组织结构呈现扁平化、网络化的趋势。

(三)基于集成的理念建立会计业务流程

企业信息系统大多缺乏总体规划,往往是企业内部组织各个部门各自为阵,为完成各自的工作内容而建立一套信息系统,如生产系统、会计系统、统计系统、人事管理系统、市场营销系统等等,各个系统之间缺乏信息的交流和统一,使企业信息被人为地分割,形成彼此孤立的信息包,造成信息的简单堆砌和冗余。因此,必须基于集成的理念来改变原有的会计业务流程,建立一个集成的、全局的、共享的信息系统。

该系统应当集成业务处理与信息处理、集成会计信息与非会计信息、集成核算与管理,从而真正支持企业日常运转、决策、控制和预测。另外在信息集成的过程中还应注重为实现和降低交易环节成本的供应链集成。只有充分运用集成的理念,使得会计、业务协同,会计与企业内部各部门协同,与供应链协同和与社会有关部门协同,真正实现“数出一门,数据共享”。企业通过网络化的集成管理,可整合企业的财务资源,提高企业的竞争能力,加速企业整体效益的提升。

(四)基于事件驱动的方法建立会计业务流程

企业的会计业务流程通常是从所发生经济业务中分离出会计专业数据(价值信息),以会计凭证为数据入口,致力于事后反映,并没有充分发挥信息技术的优势,更多地支持事前预算、事中控制、事后评价,显然与企业管理需求相差甚远。因此,必须改变传统会计业务流程,建立基于事件驱动(Event Driven)的信息处理流程,即会计信息的采集、存储、处理、传输嵌人在业务处理系统中,使会计信息处理系统与企业业务处理系统融为一体,从而能够在业务发生时实时采集详细的业务、会计信息,执行处理和控制规则。

这一流程的出发点在于突破资产二负债十所有者权益的模式,并不是以编制会计报表为其主要目标,而是致力于提高业务处理和控制水平,进行辅助决策。其流程首先是获取业务事件(业务活动),包括业务事件发生的原因、发生了什么业务事件、何时发生、何地发生、责任人是谁等;其次是对业务事件的处理,当业务事件发生时,各业务子系统按照业务规则进行处理的同时,按照信息规则生成会计凭证,并将结果存放在数据库中;最后是报告,企业各部门管理者可以通过报告生成工具自动输出所需的结果。这样就可以将人为直线化的工作流程改变为自然业务化的工作流程,从而支持不同角度、不同层次的多元化信息需求。

(五)基于准确的业务处理规则建立会计业务处理流程

传统会计信息系统与业务过程相分离,只处理业务过程中所发生事件的价值信息,导致会计人员更多地运用会计思维理解和处理业务,而忽视了运用管理思维来理解和处理业务。在IT环境下企业会计人员应从会计信息日常处理流程中摆脱出来,必须关注企业的战略、业务过程、组织结构、计量标准和IT环境的使用情况等,制定准确、全面的业务处理规则。因此,使会计人员能够参与、制定和实施整个业务处理规则,按照模糊或跨越组织界线的方法再造流程就显得尤为重要。

(六)基于实时特征建立会计业务流程

信息的实时特征是指信息过程应与相关业务过程保持同步,包括数据采集的实时性、数据维护的实时性和信息披露的实时性三个方面。数据采集的实时性是指在业务活动发生时就必须按照业务处理规则和信息处理规则记录和处理有关的数据;数据维护的实时性是指在企业经营环境和业务活动变化之后能够迅速灵活地改变有关系统参照数据;信息披露的实时性是指在数据采集和处理的支持下,能够为信息使用者随时提供最新的企业经营状况和管理信息。

总之,实施会计业务流程重组不是单纯的技术问题,更是一种思维方式的转变。而多数企业却将信息技术镶嵌于现有的经营过程中,其目标是“如何运用IT来改善现有流程”,却没有从根本上考虑“是否需要沿用现有的流程”,而后者才是会计业务流程重组的实质问题。会计业务流程重组不是单纯地进行自动化,不是单纯地用技术来解决问题,而是一种管理创新。

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