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企业如何构建一个有效的知识管理系统

2010-07-27

众所周知,任何企业都在不同程度上依赖于一定的技术和知识才可以生存与发展,尤其当今已经进入了知识经济和信息经济的时代, 现代企业之间的竞争更多的是知识与信息获取或使用能力的竞争。 所以对企业的知识资源进行有效的管理,是一个企业能否在激烈的市场竞争中立于不败之地的关键。

那么,企业知识管理应遵循哪些原则呢?

(1)战略为引。战略帮助企业解决“做正确的事”的问题,它为企业知识管理的导入指明了总体方向。不同的企业战略对知识的关注点、对知识管理提升的要求都不会一样。

(2)流程为纲。流程帮助企业解决“正确地做事”的问题,它既是企业知识具体的依附主体,也是被知识能动改善的客观对象。

(3)知识为体。很多企业做了管理规范化的工作,更有些企业做了流程管理和优化的项目,但是往往结果也并不是很理想。为什么呢?很简单的一个事实:同样的一个流程,都是从a 到b再到c,但往往不同企业、甚至同一企业的不同人执行起来效果是不一样的,原因是什么? 还在于a、b、c每个执行环节背后蕴涵的知识背景。通过流程梳理,通常可以保证从a到b再到c这样的逻辑关系是合理的、优化的,它解决了横向的信息流,但并不能保证a、b、c每个环节都得到高质量的执行,因为这其中需要高质量的纵向知识流的支撑。流程的每个环节已经有了哪些知识,还需要发展什么知识,则是需要结合业务流程来详细梳理和分析的,这就是知识为体。

(4)技术为用。那么,通过战略指引以及和业务相结合梳理出来的知识应该如何来管理、怎样来提升呢?归纳来说主要是要考虑三个方面的保障因素,一是从文化的角度,二是从管理的角度,三是从技术的角度。企业在“技术”要素上的表现,主要体现在支撑知识提升活 动所需要的IT应用系统的具备及应用情况上,这就是技术为用。

知识管理的IT 支撑系统作为使知识管理得以有效落地的关键要素,已经是个不争的事实。那么,企业知识管理系统的构建?实现一个完整的企业知识管理系统应该包含哪几个部分:

企业如何构建一个有效的知识管理系统: 1、知识库部分

(1)企业知识库。实现企业文化宣传、企业规章制度、相关法律法规、各专业基础知识、新技术新业务介绍等各种公共知识的集中发布、分类展现,便于新老员工及时查询,集中学习。

(2)部门知识库。建立各部门的专业知识库,针对部门及各岗位所必需掌握的各类知识技能,以及部门在日常工作中积累的知识文档,按照权限设定,进行分类组织,方便部门内成员的知识积累和共享学习。

(3)个人知识库。建立个人知识管理中心,并能够方便地将个人知识发布于部门知识库或企业知识库,形成企业、部门、个人知识精华区,建立人气排行榜,并允许他人对其作出补充和评价。

(4)知识地图。按照某种逻辑建立,指引使用者快速找到自己所需知识的一种手段。

企业如何构建一个有效的知识管理系统: 2、知识应用部分

(1)知识发布。根据不同的权限级别,知识发布分专家发布和一般发布,专家发布的知识无需再进行知识评审直接入库,一般人员发布的知识则需要经过知识评审,通过评审的知识才能存储到知识地图中。

(2)知识评审。知识评审由对应的知识专家完成,当发布人请求发布后,知识将自动提交给相应的专家。

(3)知识共享。通过每一位员工的知识积累,为公司创建一个庞大的知识库,并以最方便的方式让所有需要使用该知识的员工以最快的速度得到这个知识,来提高业务能力。同时提供灵活的知识信息的介绍设置其中包括知识的发布者、阅读者、上传时间等。将个人知识共享给部门,将部门知识共享给整个单位。

(4)知识检索。支持个性化定制搜索规则并存储,方便下次继续搜索。

企业如何构建一个有效的知识管理系统: 3、知识评审部分

(1)知识评分。可以指定一个或多个人,一般指定某一知识方面的专家作为知识库的管理者,并由系统根据设定的评分程序给予提交有用或被采纳的知识者给予评分,可以把评分进行积累。同时,阅读者可以通过网上论坛向知识管理者进行提问,进行网上讨论和交流。

(2)知识咨询。当问题搜索不到时,提交问题咨询专家,进入专家知识解答流程,专家解答后将知识发布给咨询者且进入相对应的知识分类数据。

企业如何构建一个有效的知识管理系统: 4、人员管理部分

(1)利用率统计。当使用具体一篇文档时,增加对其的标识或者积分,汇总到各个对应角色人员上。

(2)权限规划。管理者可以对知识地图的任意节点目录按照部门、岗位、群组、个人等组合设定权限,包括查阅、下载、编辑、发布和管理等。

企业知识管理系统建设不是单纯的文档库的建立,更多的强调对“显性和隐性的、动态的”知识进行管理。企业管理需求的实现要求知识管理同流程管理等进行重新整合,以适应整个知识体系环境建设的需求,。知识同流程的紧密结合,在提高工作效率的同时也促进知识在组织内的良性循环。总体而言:请把你的战略、业务流程与知识管理紧密结合,让知识管理融入到每一位员工的日常工作中,让知识管理成为“有本之木、有源之流”!

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