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会计师事务所信息化“重要非紧急”?

2010-06-12

对工作任务进行重要性和紧急度和划分,源自我们熟悉的时间管理四象限法则。它告诉我们:高效工作的关键在于首先要把精力集中在完成所有的紧急而重要的工作上,其次把精力集中于重要但不紧急的活动上。其中,成功者往往把最多的时间都花在做最重要、可是不紧急的事情,因为这些都是高生产力的事情。我们必须学会如何把重要的事情变得很紧急,这时我们就会立刻开始做高生产力的事情了。

会计师事务所信息化工作也是如此。它重要么?可以说管理信息化的应用已深入到事务所日常业务的各个方面,是处在一个非常重要的地位。如果想要实现中国会计师事务所的强,管理的信息化是必需的。因为信息化在拓展新业务、人力资源管理、事务所文化建设、规范流程降低风险等方面提供现代化的手段和工具,通过信息化提高事务所管理水平和管理效率,实现业务模式的再造和创新,提高事务所的整体竞争力,由此推动事务所做大做强。

那么它紧急么?比起信息化,也许大家会觉得,事务所的“吃饭”,也就是生存问题才是头等大事,事务所的发展战略、内部治理、人才培养、文化建设更为重要。信息化不是雪中送炭的事情,只能算作锦上添花。真的是这样么?而事实上事务所“吃饭”问题的解决离不开信息化的支撑,以上诸多管理战略的落地、固化,打造一个更有记忆力、更具执行力的企业,正是依靠信息化手段的强大推动力。

特别是在2009年,财政部发布《关于就加快发展我国注册会计师行业若干意见征求意见的函》中特别指出,“基本实现特大型和大型会计师事务所利用信息化手段实施财务报告、内部控制审计和提供其他相关服务,提升会计师事务所内部管理信息化水平。” 信息化水平,已成为是衡量一个现代事务所整体业务能力的重要标志和硬指标。

具体来说,比如说在拓展新业务方面,2005年全行业的业务收入只有17%来自非传统审计业务,而在美国审计与管理咨询业务分拆前的1999年,咨询的收入就达到了全部收入的51%。信息化对业务拓展有两个方面的贡献:第一,CRM(会计师事务所客户关系管理)可以与客户保持密切的联系。对客户了解的越深入,才可能为客户提供更适合、更高层次的服务;第二,咨询业务这块蛋糕对事务所来说应该是具有一定的先天优势,但是在我国CPA行业却获得份额的很少。事务所内部的信息化对扩大咨询业务,特别IT咨询非常重要,这一块的增长可以增加全行业的蛋糕规模,并且需求膨胀速度迅速。

在事务所文化建设方面,我们知道文化的形成需要一个长期的过程,通常我们是通过一定的规章制度、会议活动、学习交流而逐渐形成的,特别是核心人物的言传身教。事务所是一个知识密集的组织,员工常常按项目在客户的所在地工作,如果得不到内部的支持,必然会寻求外部资源,长期下去势必影响事务所内部凝聚力。购并可以在短期将事务所做大,而做强则需要更长的时间。我们看到了一些事务所合并后不久又马上解散的例子,究其原因文化冲突也是因素之一。

当合并联合后管理者、员工、客户都在快速膨胀,几十个人沟通模式还能复制到几百人、几千人甚至几万人吗?现代信息技术可以化解这一难题。通过互联网、协同商务、知识管理、客户管理、项目管理、流程管理等,可以提供虚拟的交流空间,这样员工可以进行学习交流、知识共享,时刻感受到组织的存在,得到组织的支持,从而形成独特组织文化。而且这种建立在信息化基础上的文化模式一旦形成是非常容易复制的,便于事务所扩大后实施。

所以说信息化的工作,今天明天也许没有差别,但是几个月下来就会有很大的差异。它绝对不是一个重要而不紧急的工作种类。它是一个一旦意识到就应该马上启动的工作。 早日启动把信息化、内部协同管理工作排在“重要且紧急”的日程上,就会早一天获得效益。

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