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企业信息门户在知识管理中的功能及特色 (史博言)

2004-04-01

企业信息门户在知识管理中的功能及特色

企业信息门户在知识管理中的功能及特色 (史博言): 史博言

如果知识管理(Knowledge Management,KM)的主要目标是为了增加彼此的协同合作、以及整合与改善企业内部的决策效率,那么企业信息门户(Enterprise Information Portals,EIP)将会是达到这些目标的关键利器,所谓的EIP主要目的是扮演散居于企业内外部的巨量商业信息的单一进入及浏览窗口。

企业信息门户的概念源自Yahoo!、Lycos、Infoseek、Excite等发迹于1990年代中、企图扮演网际网络单一进入及浏览点的「入口网站」,因此这些入口网站最早期的功能便是「搜寻引擎」---协助使用者在浩瀚的网际网络中,搜寻到所需信息的网站连结,而搜寻引擎后来也成了入口网站最基本必备的功能之一。

然而,随着网际网络爆炸性地发展,使用者所面临的问题不再是信息不够多,相反地,透过搜寻引擎搜寻到的信息已经多到令人无法消化的地步了。这时,入口网站开始体认到,使用者需要更结构性的搜寻信息方式。这些入口网站于是依据知名的网站所提供的内容类别,将其结集、归纳于不同的群组(例如,天气、运动、新闻及股票信息),让使用者能相当便利地从这些分类中找到所需的信息。

此外,这些入口网站提供登录机制来增强个人网页的安全性及隐私性,也允许使用者在认可的情况下将信息分享出来。

企业信息门户在知识管理中的功能及特色 (史博言): 企业信息门户的基本功能及利益

企业信息门户在知识管理中的功能及特色 (史博言): 企业信息入口的核心功能及主要好处如下:

开放/分享:藉由浏览接口的应用,企业可以透过网际网络、企业内部网络及企业间网络,让信息在广大的员工、企业伙伴及客户之间散播、利用,如此一来,彼此才能更进一步地对企业信息有一致性的看法及了解。

单一接口/入口:藉由网站浏览接口开放性的延续。企业信息门户是所有信息及功能特色的单一起点。在这个起点上,不论这些信息散居于何处、或种类为何,企业可以呈现、整合并保障这些信息及功能特色。

延展性:是指企业信息门户在本身所提供的信息及功能之外,还允许使用者自由地存取核心入口平台以外的功能。

个人化:依据不同的等级---不管是主管阶级或企业分析师,让每位使用者能依据其在企业内所扮演的角色及信息需求,选择最适合的客制化内容。

企业信息门户在知识管理中的功能及特色 (史博言): 安全:透过授权机制保护公司信息。

订阅:允许使用者选择个人有兴趣的项目,并将这些信息自动传送至使用者面前。 7. 协力合作:允许使用者存取或提供信息给特定的个人或群组。内部员工可以藉由企业内部网络的「群体软件」分享信息;而客户、供货商及合作伙伴也可以藉由企业间网络达到信息分享的目的。

企业信息门户在知识管理中的功能及特色 (史博言): 企业信息门户的基本形式

企业信息门户在知识管理中的功能及特色 (史博言): 企业信息门户约可分为四种:

企业内部入口网站:这是企业信息门户最基本的型态,除了具备公众入口网站所有的功能之外,还加入企业的一般信息,并透过企业内部网络与重要信息连结、透过网际网络与外部网站连结。近来常有人提到的B2E(Business-to-Employee)就是这种概念。

协同合作入口网站:协同合作入口网站可以让使用者组织及分享非结构性的群组信息,例如电子邮件、报告及办公文件。目前市面上有许多协同合作入口网站的软件包,但是,与群组软件,如莲花的Lotus Domino Notes及微软的MS Exchange相互整合将是未来的趋势。

此外,由于有越来越多协同合作入口网站开始加入决策处理的功能,因此可以预见的是,协同合作与决策处理入口网站之间的差异会越来越模糊。下文将会针对协同合作入口网站应用到哪些决策处理入口网站的功能加以探讨。

决策处理入口网站:直到决策处理入口网站的出现,企业信息门户才开始为企业创造真正价值。决策处理入口网站企业不同阶层的使用者(主管、经理及企业分析师)从决策处理系统(资料仓储、企业资源规划等)中存取信息,以便做出重大的决策。其最终目的是希望帮助使用者找出降低成本及增加营收与获利的方法。

当企业决策及行动能依据决策处理入口网站所提供的信息而决定时,企业能迅速、准确地评估各种可能的影响,甚至还能快速采取新的因应行动。因此,决策处理入口网站让使用者能从过去的行动中学习,也能清楚知道某些特定业务、市场及客户群的因应准则。这类学习的功能得以实现,是因为所有的信息、分析结果及因应行动,都能藉由群组软件等协同合作系统被储存起来,然后透过上述的协同合作入口网站,让经授权的个人存取。

电子化企业入口网站:虽然电子化企业入口网站目前仍不普及,但是它却是企业在整合客户、供货商及合作伙伴等的信息共享及分析上,最具潜力的一种企业信息门户。这类企业信息门户会是特定供应链内的厂商成功地协同合作相当重要的要素,在此协同合作的环境里,企业各式各样信息的共享与分析是成功地整合企业营运的关键。

不过,决策处理入口网站在支持企业内外部使用者信息共享等方面的发展,至少在短期内仍能符合电子化企业的部分需求。

结论

我们认为,企业信息门户将孕育出一种「电子化的决策流程(e-Decision Making)」,因为藉由企业信息门户这项重要的工具,企业能迅速响应任何情况、以及提供清楚、具深度的信息及分析报告。

资料来源: 摘录于电子化企业经理人报告2000年10月号 , 远擎管理顾问公司研究部副总经理Brian Spengler(史博言 )

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