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Greif 从应用 Exchange 转移到应用 Domino

2008-05-21

自从在 1877 年开始了制桶业务,特拉华州和俄亥俄州的 Greif, Inc.(Greif)已经成长为世界上最大的工业包装制造商之一。 今天,Greif 在 40 个国家雇用了 9,500 名雇员,提供包括钢制品、塑料制品、纤维制品、多层瓦楞箱在内的各种工业产品。

业务需求:统一了分隔为 IBM Lotus Notes 和 Domino 与 Microsoft Outlook 和Exchange 的市场。

解决方案:将所有剩余的 Microsoft Outlook 和 Exchange 用户迁移到 Lotus Notes 和 Domino 系统。

收益:将 3,500 个用户从基于无效的电子邮件的通信和合作转移到易于管理的、有效利用资源的 Domino 工作流应用软件;改善运行时间, 显著减少电子邮件备份和存储所需的时间;每月减少 30 - 40%的与电子邮件相关的 Help Desk(指南)求助;为节约成本的即时信息、 在线会议以及团队工作空间应用建立基础。

成功案例

“在我的十二年 IT 生涯中,从 Microsoft Exchange 和 Outlook 到 Lotus Notes 和 Domino 的转换是最明智的策略性和符合逻辑的转变之一。 通过 Domino,我们将缓慢的基于电子邮件的程序转变成可以在整个公司范围内分享的精简而高效的 Domino 应用程序。我相信:与使用 Exchange 或者任何其它解决方案相比, Domino 使得我们能够整合更多的后端应用程序。”

—— James Hayes, Greif 的系统分析员

挑战:

统一了分隔为 IBM Lotus Notes 和 Domino 与 Microsoft Outlook 和Exchange 的市场。

解决方案:

将所有剩余的 Microsoft Outlook 和 Exchange 用户迁移到 Lotus Notes 和 Domino 系统。

为什么选择 IBM/Lotus?

Lotus Notes 和 Domino 的合作应用程序的性能,微软公司 Outlook 和Exchange 或者任何其它竞争解决方案都不能做到。

商业价值:

将 3,500 个用户从基于无效的电子邮件的通信和合作转移到易于管理的、有效利用资源的 Domino 工作流应用软件;改善运行时间, 显著减少电子邮件备份和存储所需的时间;每月减少30 - 40%的与电子邮件相关的 Help Desk(指南)求助;为节约成本的即时信息、 在线会议以及团队工作空间应用建立基础。

主要组件:

IBM Lotus Notes 和 Domino

IBM Lotus Instant Messaging(即时信息系统)和 Web Conferencing (网络会议系统)(Sametime)

IBM Lotus Team Workplace (QuickPlace)

IBM 商务合作伙伴:

3X Corporation Worthington, Ohio

自从在 1877 年开始了制桶业务,特拉华州和俄亥俄州的 Greif, Inc.(Greif )已经成长为世界上最大的工业包装制造商之一。 今天,Greif 在 40 个国家雇用了 9,500 名雇员,提供包括钢制品、塑料制品、纤维制品、多层瓦楞箱在内的各种工业产品。

在过去的数年内,公司的发展最为迅速。在 1998 年,Greif 购买了 Sonoco 的工业包装业务,使得 Greif 成为最主要的北美工业运输用集装箱企业。 在 2001 年,Greif 购买了 Van Leer Industrial,另一个全球包装业主要制造商-从而使得 Greif 的规模加倍。

购买 Van Leer 的同时伴随着信息技术的挑战:全世界大约有 3,500 名刚开始工作的新职员,通过针对电子邮件和应用程序的 IBM Lotus Notes 和 Domino 对他们进行标准化培训。Greif 已经通过 Microsoft Exchange 和 Outlook 进行标准化培训工作。

“我们不可能长期使用两种系统,却仍然看起来像一个公司。”Greif 的系统分析员 James Hayes 解释说。 因此,Hayes 和一个由来自公司各个业务部门的人们组成的团队对两个系统 Exchange 和 Domino 进行了评估。

一个主要考虑因素是 Microsoft 是否具有和在 Greif 效能已经得以证明的一对 Van Leer Note s应用程序的接口。

“Van Leer 带给我们两个工作流系统 —— 一个新闻应用程序和一个信息中心应用程序 —— 这使得我们的批准和发布新闻、 公司政策、表格以及其它文件的方法得以自动化并有所改善。”Hayes 说。“在使用这些应用程序之前,我们通过电子邮件发布这类信息, 有时一次发送 3000 份带附件的电子邮件,而且许多接收者通过拨号上网连接来收邮件。比较起来,这些应用程序非常高效。”

因此,Hayes 请求 Microsoft 尝试利用 Exchange 提供同样的应用程序,Hayes 本身就是一名微软认证专家。但是结果不能与之相比。 同时,Greif开始考虑选择 Notes 和 Domino 作为满足他们日益增长的全球业务的要求的更好的解决方案。

“如果我们仅仅是为了通信选择系统,我们将保留 Exchange,”Greif 企业信息业务副总裁 Mike Barilla 说。 “但是我们意识到我们的全球大客户在使用 Domino TeamRooms,以及其它 Exchange 没有的功能,来和他们的业务伙伴进行全球合作。 如果我们需要成为一个真正的全球组织,继续为这些客户服务,我们认识到应该使用 Notes 和 Domino。”

在咨询了俄亥俄州的 Lotus 业务合作伙伴 3X 公司后,Greif 决定自己配置 Notes 和Domino 。“3X 阐明了风险和潜在障碍, 并帮助我们设计一个切实可行的时间表,” Hayes 说。“然后我们人工地配置 Notes 和 Domino,以便节省费用, 利用一个远程控制程序每周配置 100 或者 120 个位置。我们用 Domino 服务器替换了所有的 Exchange服务器以及硬件等等。”

负责这项工作的 Greif 的 IT 经理 Colleen White 说:“从项目管理的观点来看,实施的过程是理想的。 我们自己来做这件事, 我们咨询所花费的费用最少,而且我们满足了我们的规模、时间和成本的要求。这将鼓励公司考虑在类似的情况下采取类似的措施。”

超过预期的好处和成本节约

Domino 和 Notes 使得 Greif 能够将新获得的应用程序推广到公司内的每一个人。但是 Hayes 很快开始发现使用 Domino 和 Notes 代替 Exchange 和 Outlook 所获得的其它对日常工作的显著好处。

“在使用 Exchange 时,我们基本上通过电子邮件运行我们的业务和共享文档,而很难进行校正控制,”Hayes 说。 “Domino 的 TeamRoom 应用程序为我们将此问题降到最小,在一个中央资料档案库中存储我们所有的共享文件,免除了存储大量电子邮件的需要。 其它的 Domino 应用程序的开发进一步帮助我们管理我们的共享资源工作平台。”

更少的停机时间;更快的备份和恢复

“通过我们的 Domino 服务器,我们获得了更好的性能、可靠性和工作效率,”Hayes 说。 “Domino 服务器或者根本没有停机, 或者通过集群,使得我们根本没有注意到它何时停机。它是一个更加稳定的系统,” White 说。

Hayes 补充说:“Domino 彻底地改善了我们备份和恢复所用的时间。在使用 Exchange的时侯,我们不得不在一个服务器上, 备份所有的信息,这需要花费 30 到 40 个小时;而 Domino 使得我们能够个别地备份任何用户的通信文件,仅需花费大约两个小时。 修复 Exchange 邮箱需要一天的时间,并需要备份其所在的服务器。而迁移到 Notes 之后,我修复任何 Notes 邮箱只要几分钟。”

便利的、经济有效的培训

“我们的用户多种多样,包括在遥远的林区管理我们的森林的林务官,”Hayes 说。 (通过它的 Soterra LLC 子公司, Greif 在美国和加拿大拥有并管理超过300,000英亩的森林。) “但是我们能够通过电话进行大部分的培训,培训代表接受两个小时的远程培训, 然后让他们回去为他们的团队讲授。”

负责协调最初的 Notes 培训的 Greif 行政管理协调员 Joice Viets,对她从 Lotus 中获得的帮助尤其感到高兴。“仅对每个用户进行象征性的收费, Lotus 向我们提供了一组含有培训材料的 CD,供我们的管理人员、我们的培训承包商、我们自己的培训团队以及我们的用户使用。代替了人工贮存入库, 我们能够在需要时打印它们,或者在线发布它们,以便节约成本。Lotus 的培训顾问帮助我们进行培训工作,以满足我们的需要。”

Helpdesk(指南)求助的大幅度减少

Hayes 宣称:“自从在 2002 年 9 月,完全从 Outlook 转移到了 Notes,Greif Help Desk 每月接到的电子邮件求助比以往减少了30 - 40%。 我们过去接到的 helpdesk 求助不断增加”Hayes 说。“但是 Notes 的‘帮助’能够很好地对用户提供支持,错误信息非常具体, 因此大多数人能够自己帮助他们自己解决问题。” Viets 同意。“人们更可能从 Notes 的‘帮助’得到答案,因为 Notes 的‘帮助’就像一本书, 具有详细的说明以及与更多信息的链接。尤其我们接到的对如何做的重复提问大为减少。”

Greif 的 help desk 工作人员也在基于 Notes 的知识库中记录问题和解答,这样用户能够在这里帮助他们自己解决为题。

离线工作的能力

远程工作的 Greif 用户是 Notes 复制功能的重要支持者。“当我们开始向我们的通过拨号连接的林业工作者解释复制功能时, 你可以看到他们的眼睛变亮了,他们意识到他们不必始终在线了。”Viets 说。 “通过 Notes,你能够复制任何当前信息, 然后下线进行你的工作,然后再次上线复制。”

目前,Greif 具有各种各样的公开的和未公开的 Domino 应用程序,供各种业务使用,包括从记录和追踪安全性、 符合 OSHA 要求的环境和雇员事务到管理 Greif 的林区财产。公司也试用了 IBM Lotus 的即时信息和网络会议系统(Sametime) 以及 IBM Lotus Team Work Place(QuickPlace)。Lotus 即时信息和网络会议系统使得远程的团队成员能够在线合作和集会; Lotus Team Work Place 使得团队能够在网络上创建安全的工作区,在这里他们能够共享资源和合作使用文档。 Hayes 期待从每个用户那里获得一个正常的返回信息。

“一个团队计划利用 Lotus 网络会议系统进行在线培训,这会节省路费,我们的在线定购管理小组准备建立一个 Lotus 即时信息回复系统, 来回答顾客在定购时怀有的问题,这会节约电话费用。”Hayes 说。“我们计划利用 Lotus Team Work Place 建立一个区域,在那里, 我们的人员和客户能够在线共享甚至合写记录,与本人亲自见面和使用隔夜邮件相比,这会使得工作变得更加快速,并减少花费。”

Barilla 补充说:“Notes 使得 Greif 能够自己创建不然也必须购买的应用程序。”“我们正在看一个 IBM 的旅行及交际费用报告应用程序, 但是我们意识到我们能够使用 Notes 创建这个应用程序。”他说。 “我们也决定利用 Domino 大规模地构建我们自己的内部网。再一次说明, 我们可以购买其它工具,但是我们不必,既然 Lotus 在它的一些网络开发工具中结合了 Domino,我们意识到我们可以添加我们需要的更多功能。”

这些效能只是 Hayes 所了解的 Greif 转换到 Notes 和 Domino 所获得的价值的一小部分。“在我的十二年信息技术生涯中, 从 Microsoft Exchange/Outlook 到 Lotus Notes/Domino 的迁移是最明智的策略性和符合逻辑的移动之一。” 他说。“通过Domino, 我们将缓慢的基于电子邮件的程序转变成可以在整个公司范围内分享的精简而高效的 Domino 应用程序。我相信:与使用 Exchange 或者任何其它解决方案相比, Domino 使得我们能够整合更多的后端应用程序。”

使用的产品和服务

本案例分析中使用的 IBM 产品和服务

软件:Lotus Domino

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