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主题词:知识管理在电子政务的体现

2004-10-08

主题词:知识管理在电子政务的体现
发表:2004.03.02 来源:中国计算机报

主题词亦称叙词,是经过规范化的词或词组,用于文献的主题标引和检索。主题词表亦称叙词表,是概括各门或某一学科领域并由语义相关、组性相关的术语组成的规范化的动态词典。它是进行文献主题标引、存储、检索等工作的工具,使用它能达到不同人员标引同一文献的一致性,从而大大提高文献的检准率和检全率。

主题词在我国党政机关中的应用最早可以追溯到1985年。1991年,中办《公文主题词表》通过了“七五”国家重点科技攻关项目有关课题的技术鉴定,1993年9月和1994年1月,中办、国办先后规定:凡报送中办、国办的正式文件,均需标注主题词。1997年12月和1998年8月,国办和中办先后修订了各自的《公文主题词表》。

随着电子政务的兴起,国家有关方面意识到,主题词是整个政务信息资源库内信息资源组织,与管理以及库际资源管理与交换的基础。是指导各类政务信息采集、加工、整合和有效使用的统帅与核心,是沟通信息孤岛的桥梁。通过主题词严格的语义内涵和位属关联,建立所有资源在主题层的映射关系,可以实现全库资源的加工规范化、标识有序化以及信息共享化,从而为电子政务知识管理奠定坚实的基础。

尽管主题词如此重要,但其标引工作长期以来只能通过言传身教、依靠经验来完成,熟练掌握标引主题词所用时间相当漫长。另外,人工标引的公文主题词又会产生因人而异、因时而异、因地而异的缺点,主题词的规范性、标准性和科学性难以得到有效保证。上述两个因素在现实中同时存在,制约了公文在党政机关档案整理、辅助决策、知识管理等工作中的效果和效率。

为有效支撑我国电子政务建设,从标准上解决上述问题,2002年8月,“国家电子政务主题词表编制组”在“电子政务标准化总体组”的指导下,在中办、国办公文主题词表基础上,吸收各大部委专业主题词表的优点,组织力量重新编制了《电子政务主题词表编制规则》(征求意见稿)及《电子政务主题词表》(征求意见稿),并将作为首批启动的中国电子政务的六大基础标准之一。

目前,尽管主题词在电子政务知识管理中的应用刚刚起步,但形势喜人,不少企事业单位主动与“电子政务主题词表编制组”联系研发合作事宜,一批围绕主题词开发的应用系统已经诞生,其中比较典型的是北京六点六度技术开发有限责任公司开发的“党政机关公文主题词智能标引系统”和中国兵器工业信息中心通达科技即将推出的“电子政务智能OA系统”。前者针对党政机关41种公文的特点,将中文智能分词引擎和党政机关公文知识引擎结合,经过近5000万字的政务语料分析和统计,首次实现了对各级党政机关公文进行高质量、高速度的主题词自动标引和辅助标引。后者在系统智能安装、表单智能设计的基础上,将主题词的标引、检索、分类、聚类融于其网络硬盘的数据管理中,形成了文档智能管理,将公文办理、公文流转、公文归档衔接起来,真正发挥了网络办公系统的优点。

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