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传统管理行为中的知识技能提升

2008-09-04

知识管理对于组织的主要作用之一就在于组织智慧的提升,对于个人来讲无非核心也是个人技能的提升。在现实中很多观点有失偏颇,仅仅去关注“知识”怎么管,什么是“知识”,近几年的实践也把知识管理向流程、专业、业务进一步融和,是一个非常务实和有真正生命力的做法,俗话说就是“还俗”了。今天我们不去讨论偏颇与中正,庸俗还是高雅,而是把知识管理在我们身边的现在和过去进行总结和回忆,希望能成章系列的知识管理在身边的小文,让KM离大家越来越近。

作为实践者,近期和某国有四大行的办公室主任之一进行访谈,访谈间他提及自己多年从媳妇熬成婆的经历,觉得很多值得我们反思和借鉴的逻辑。国有企业的办公室可以说是个覆盖全面,传递决策推动执行的重要机构,也是国内企业鲜明特色之鲜明之处。传统办公室一般会有秘书处或者综合处,主要处理公文流转,单单这一流程就承载一个这么庞大机构的重大决策内容,公文过程是国有企业首脑机构的作业程序和流程的模板。秘书处一般负责起草公文,交由处长、业务部门、办公室主任、VP、P的流程过程,最重要和把关环节往往在办公室主任这个环节,我访谈的这位主任就是从秘书熬到了办公室主任的岗位,期间他体验最深的就是过去没电子化文档之前的公文修改,往往主任在秘书的文件上圈阅,批示大量的文字,驳回后秘书再去誊写,还有问题仍得继续去誊写,每个领导的批示最后都得秘书去誊写一遍,看似是对秘书的折磨,其实从他自我能力维度,如果秘书起草的公文质量很高,那就减少了体力的付出了。

新秘书们很快为了减少自己誊写次数的目标下,研究领导们为什么这么修改,提升公文的质量,越来越发现公文很少再修改,也真正实现了自己的减少誊写次数的目标,这里面从知识提升角度,秘书的技能大大也提升了。这也是为什么秘书能成为主任的技能增长的主要途径了。

当这位主任把这个逻辑给我讲时候,起先有点半幽默感,回来一想,还真是那么回事情。现在实施KM的启动大多数还停留在文档管理的层级,有项目组在推进时刻还是能有一些简单的显性成果,但随着时间推移,项目组本身的解散,KM的目标、结果等散尽了啊。乃至很多企业觉得KM很虚,不务实。的确在实施目标和方式可能当初太过于表面,脱离于实际,离业务远,考核和传递不力,KM甚至是个负担的论调在局部也经常出现。

最实际的秘书怕誊写文章,而带来的学习动力,从而撰书公文的能力得意提升这个过程中,就是把主任们批示的内容当成知识去消化和吸收,转变成自己的技能,这种技能也让秘书能具备做婆婆的资格,你让秘书们不去学,他还不愿意,至少他是为了减少自己的体力支出啊。当然现代社会已经文档电子化了,重复誊写已经变成直接排版编辑了,好在MS还给我了我们留痕的功能,我们給秘书们的压力也可能要做调整。

传统管理行为中的知识技能提升: 这种逻辑过程给我们什么提示呢?

不要把个体的主动学习能力过高,人们还是很庸俗的,大多数人是懒得学习的

要把学习真正融入具体的工作中,哪怕是起草公文简报这样的作业过程

个人技能和组织智慧之间的关系需要进一步梳理,自私和开放是矛盾统一的

把KM依附于有效的既有管理体系和协作模式上将非常有效,新造轮子有待磨合

知识不是用来要去管的,实在作业程序中用起来的,当然第一步先得有点显性积累

所有的作业流程程序中进行知识传递是绝对有效,生命周期较长且自动往复循环
… …

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