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中小企业的知识管理

2006-08-28

作者:R Senthilkumar

引言

现在,技术驱动型公司都已转变为知识型公司了。所有要紧的将就你知道与否。在高度竞争的市场环境中,对中小企业而言,掌握不断更新的知识管理的前沿知识是十分紧迫的。它关系到中小企业如何更好地适应将来的发展,关系到中小企业如何更好的管理好本企业。这是在以顾客为中心和提升供应链和存货管理的全新环境下,对企业资源计划(ERP)的回归。当今,知识管理已作为一个完全势在必行的工具登上舞台,这远远超出了管理信息系统的数据收集与分析范畴。一直从公司的初级员工到最高的决策制定者,让每一个相关人员都参与到知识管理中来是一项挑战。知识管理对中小企业的影响如何呢?让我们一起来看一下。

那些认为知识管理仅仅取决知识的流动和传播,在知识管理中最为重要的是知识接收者的反应的看法是十分肤浅的。

知识管理的成功与否取决于多种不同的因素。对一家正在增长的公司来说,这显得尤为重要,因为这些因素是成长性公司在短期和长期内取得成功的致胜战略。在这些因素中,发挥主导作用的将是KFM(知识流管理),他目前正在现有的工业格局中发挥着王牌作用。

那些负责生成并使知识流通畅的人,很自然的会生成或破坏知识流。

中小企业的知识管理:管理KM----一个令人心动的风格:

知识管理作为公司各个职能层决策者获取所需信息或数据的定义仍然有效。

即: 知识=转化为应用的信息

忧喜参半的是,有大量的知识来源,但是,在这与找到正确的信息源之间还卡着一个α般的限制,知识的正确应用尤其如此。因此,为了更好的利用各类知识源和基础设施,组织需要对知识的真实性进行检验,还有适用性也要检验,这就如同个在帽子里养蜜蜂一样,在获得收益的同时也会存在一定的风险。

知识管理需要结合应用背景来界定。我们需要更多地了解应用知识管理的产业的复杂性、知识流以及知识管理所涉及到的人,这对是一个永恒的真理。

获取知识有各种不同的方式;那种能把知识以正确的方式传递给正确的目标人群从而把信息转换为正确和可靠的知识的方式才似乎是收集知识的最好方式。

以下是有关中小企业获取和实施知识管理(KAI,Knowledge Acquisition& Implementation)的图示。

涉及知识获取与实施的五个步骤被命名为KAI金字塔。 KAI金字塔的组成部分如下:

1.知识源泉

2.知识丛

3.知识过滤

4.知识的流水传递

5.知识获得和实施

KAI金字塔有五个步骤。当我们越接近明白信息真实价值这一目标(转换为知识)时,这五个步骤使KAI金字塔的路线更加完美,并且可实现每个层面细化的组织目标。

中小企业的知识管理:知识源泉:

这是建立KAI金字塔的基础。因为信息和知识可以从大量的源泉获得,如因特网或者书和文章。在广散分布和处于混乱、无组织状态中查询到相关信息的确是一项比较困难的工作。这个知识源泉也可能是由其他许多来源构成的,如电子邮件、个人交流渠道、大众媒体、甚至是口头文字等其他可靠来源。这样,并不需要一项组织努力为当权者获得他们想要的信息。并且,在知识源泉中,当权者所要的信息是非常的庞杂的。早期的说法是,知识管理将取决于个人,这样会对KM的成功和实施有很大的帮助。

有无数这样的时刻,日常小事导致最佳的原则的发现甚至可能是最伟大的发明。因此知识源泉为那些关注知识管理的人提供的广泛的机会,有效利用知识,不仅仅个人的事,还关系到他的上司。

但是随着知识管理按金字塔上升时,获取知识并加以有效实施将成为一项有组织的工作。在小中型企业中,这项工作将导致有效的利用知识管理。因为每个部门实际上能让其自身工作流程化,能有效的鉴定数据,这使得这项工作容易的多。任何组织的所有部门都会共同致力于有效地管理知识。

中小企业的知识管理:知识丛:

第二部分使知识管理更有趣。我们对知识按我们所需要的和我们所想要的进行分类,这是一条能走上正确道路的想法。就如同在从森林走向正道的长途跋涉中,尽管你已经标出了路途,这条路途仍然可能是模糊不清的,并且这也仅仅是的上述长途跋涉第一步而已。

这归入第一部分也是不错的,但它已经与上述的知识源泉区分开了,因为我们正力图按我们的需要来组织数据。因此,当在我们决定是否获取和数据源一样多的信息还是跳过其中一些部件时,我们应当保持谨慎的态度。这项区分已在有效的知识管理流的图表中得到了清楚的描述。

中小企业的知识管理:知识过滤:

组织对知识进行分类后,下一步就涉及到准确的定义哪些应作为知识,而其他哪些数据应作为信息进行传送的过程。在这,我们将把知识定义为可应用的信息。在每个行业里有多个部门。我们如何只传递相关的信息,还是我们传递全部信息给相关部门?如同我们在进行定义时还需要很多的术语一样,我们需要对知识进行过滤。市场部不需要得到研发部门的信息,反之亦然。因此知识与信息之间仍存在细微的差别。如果你细看KAI金字塔和KFM的话,这比充分理解为什么需要过滤这一过程的意义要丰富的多。

几乎所有行业都需要过滤信息这一过程, 但是人们特别是从事市场研究的人员,将需要调整自身以接受挑战,这一挑战是由知识过滤造成的,因为知识过滤过程将使他们可能失去市场和客户详细情况等关键信息。

这个过程也是组织的内部运作过程。这将确保信息和思想在组织内部的有效交换,这最终将引起更大范围内的知识和信息的过滤。

中小企业的知识管理:知识的流水传递

KAI的这个阶段是非常关键的,因为当知识在被但是未被疏导或分布合适的时候,这将是个可恶的浪费。这个阶段需到确保的是信息已经达到主管当局的桌面上并且已经被接受。即使它可能是个电子邮件,还有可能是备忘录。

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这张图表明了KAI金字塔如何得到实施和实际上转变为可达成的组织目标。每一个单个部分都是重要的,在某种意义上,它们将对在自身能量范围内识别与组织相关的知识有所贡献。任何时候只要有授权,知识流也可以直接到达顶层,在决策制定中通过适当渠道的话,将使那些涉及到的所有层次的人员都能参与进来。

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这一阶段KAI过程的目的将取决于组织的沟通渠道,也取决于那些在某种程度上决定做出反应的人。

中小企业的知识管理:知识获得和实施

这个过程的最后一个阶段要求任何已获得知识的实际实施。这个实施的情况将依赖于人员的工作效率和知识被管理的方式。

正如一句有名的谚语所说的“思想就像是降落伞,不打开就毫无用处”。知识不被利用就意味着被浪费,所以说现在是所有组织认识到这四个阶段已在其适当的期望下被管理着并且将自动形成结果的绝佳时机。

这种三角关系能被许多的部门所用,根据组织所拥有的部门数,它将被对分开或被分享。假设我们在某公司有一个三向功能的部门,我们就能产生一个像文中给出的那样类型的图,每单个间是120度。知识管理必须采取一种方式来反映想法的可接近性,还有更重要的一个集团或单个部门的工作职能的可接近性。

结论

凭借这一金字塔的KM实施和实际的实践活动将提供最佳的发现,以揭示实施的正确方法和涉及部门的组织重新设计。头脑里还应当抱有这样的观念,在影响真实的知识获取过程中,每个层面都是一个双向的沟通渠道。

在海港中的船总是安全的,但这并不是建造船的目的。

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