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知识管理从个人做起

2008-11-21

在组织流程不确定及各个业务系统不完善的情况下,知识管理先行很容易使共享知识成为员工的额外负担。要解决这一问题,除了要制定有效的激励机制,还需在组织中实施个人知识管理作为辅助。

个人知识管理是知识管理的理念、方法论在个体的应用,是对个人知识进行有效管理的科学方法,包括个人知识的识别、分类、采集、评估、利用和分享传播等环节。实施个人知识管理,最直接的结果是提高个人的工作效率。对组织而言,则能够推动组织的知识管理顺利开展。实践证明,每个人紧密结合自己的岗位需求和个人的发展规划,在为组织作贡献中成就自己,那么,知识共享带来的就是成就感和满足感,而不再是额外负担。本文将结合个人知识管理的实施环节详细阐述其如何解决知识共享问题。

知识管理从个人做起: 1. 树立个人知识管理的观念和意识

在组织内推行知识管理的过程中,总有不少员工非常乐于参与各项知识共享活动。调查发现,这些员工已经在个人知识管理之路上摸索学习了很多年,他们从个人知识管理理念的应用中获益匪浅。因此,对组织推行知识管理非常欢迎和支持。这部分拥有个人知识管理观念的员工不仅自己愿意共享知识,还能带动周围同事参与。

知识管理从个人做起: 2. 明确需要管理的知识

首先要认清个人的职业规划。因为在不同的职业阶段需要管理不同领域的知识。一般来讲,个人会根据岗位的需求及未来发展管理相应知识。而组织的知识库内容也是为了满足员工岗位要求的。这样,个人做好自己的知识管理,就为组织的知识库提供了稳定来源。员工可以直接将自己平时工作学习中收集整理的知识发布到知识库,不用仅为了共享而额外花费时间收集资料。

知识管理从个人做起: 3. 对知识进行分类

建立知识分类的一个原则是不能每次想起什么就建立什么样的文件夹或者标签,要做好规范化工作,同时持之以恒。这样一个好习惯的培养,对于扫除知识共享的障碍大有帮助。阻碍知识共享的一大原因是员工不习惯规范化管理,认为太繁琐,没必要。而个人知识管理的实施就很好地解决了这一问题,员工通过自我管理,培养了规范化概念,对于组织知识管理中提出的规范标准就不会排斥,共享就会变得简单。

知识管理从个人做起: 4. 采集知识

个人需通过各种来源,包括互联网、人际圈子、与他人的交流等来获取知识。而个人要想在自己的人际圈子得到想要的知识,他必须能给别人提供价值、得到别人的认可,因此在这一过程中知识共享将成为个人的一种习惯。

知识管理从个人做起: 5. 评估知识

信息经过提炼、加工、整理总结后才能形成知识供自己利用并分享给大家。个人可从可信度、准确度、相关支持以及与自己遇到的问题的相关程度等来判断信息的质量。具体来讲,可信度一般根据作者的可信度、质量保证依据等来判定。准确度可从时间界限、综合全面性等方面来确定。相关支持则是指信息文本的注释、参考文献等。

6. 存储知识

个人知识管理的存储工具除了传统的文件夹加搜索外,还有专门的知识管理软件。其中组织内的知识管理平台就属于后者。一个组织内的知识管理系统应该为员工提供个人知识管理的功能,员工在利用这一功能进行个人知识管理时,存储的知识就可以变为组织的知识供大家共享了。

知识管理从个人做起: 7. 利用知识

知识只有被利用时才能展现价值。进行个人知识管理时,要实现知识的利用就要根据自己的实际情况制定一个学习计划,并且常抽出时间学习那些存储的知识,而不能仅仅保存起来就不管了。

知识管理从个人做起: 8. 分享传播知识

借助任何场合分享传播的知识、见解。在此过程中必然会得到他人的意见和反馈,知识的交流碰撞是对知识的再深化过程。个人知识传播得越广,个人的影响力越大。树立个人品牌的机会,也正是在组织内共享知识的过程。

有文章认为,个人知识管理与组织知识管理的区别在于,个人知识管理没有知识分享这一环节。笔者不赞同,知识的分享传播是个人知识管理的重要一环,也是对知识共享最有促进作用的一环,尤其是对难以文字化的隐形知识更是如此。

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