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学习管理系统的十大核心功能

2008-07-14

并非所有的学习管理系统(LMS)都具有同样强大的性能。然而,如果只通过阅读宣传手册,您或许无法了解到其中的差别。本文将为您介绍LMS的10个主要功能,帮助您的组织进行更好的学习管理,并避免那些带来额外成本和挫折感的意外事件。

  ——实时内容上传能力

若不询问,您不会发现该功能。但是,许多LMS并不能为学习管理员提供自行上传内容的功能。相反,他们提供的上传程序较为复杂,而且往往需要依靠供应商的参与,才能成功将课件上传。这种方法会造成内容上传的时间延误,进一步导致内容集成方面的问题。

近期对LMS买主的调查显示,内容集成已成为第二大挑战。在选择LMS时,千万不要忽略这个要素。

在理想的情况下,您应该寻找那些可以帮助管理员自行上传内容的LMS,如基于网页上传表单的LMS。一旦上传成功,这些内容应即刻就可以为学习行为所采用。

学习管理系统的十大核心功能:——数据同步自动化

您考虑采用的任何LMS都应提供内置式集成工具,帮助从HR系统导入的外部培训数据或“人员数据”实现自动化。确保LMS具备数据验证和错误记录功能,并且可以回顾任何工作状态,以确认其是否成功。采用具备新技术(网页服务、HTML窗体)的工具,且同时提供范例代码甚至实际的客户工具在系统内部进行工作编排,也极为有利。

当管理合理时,导入工具的整个部署仅需IT团队极少的协助。您的学习管理团队将完全有能力来处理日常的管理工作,无需LMS供应商的进一步帮助。

  ——专案报告

几乎所有的学习管理系统都能提供某种形式的报告,来评估培训效果并证明合规性;尽管如此,即便是最具慧眼的供应商,也很难提供您所需要的所有现成报告。

在选择LMS时,非常重要的一点是它能否提供专案报告工具,来动态地创造、保存和检索报告。您的报告工具应能进行实时添加和筛选更新材料,并通过矩阵式图表来显示报告,同时确保LMS在每个用户浏览报告时具有足够的安全性。通过这种方法,用户将只能看到他们应该看的数据。

  ——自助式数据提取

灵活的专案报告工具对于LMS来说至关重要。但是,专案报告工具不能排除导出具有可用形式的学习数据的需要。能够简便地导出具有便于阅读的、可重复使用形式的学习数据,这一点非常重要。

确保你评估的所有LMS都具备以下功能:

* 将提取的实时或者预定数据建立成多种不同的形式(例如:XML、Excel、CSV);

* 为数据过滤设定动态参数;

* 通过LMS的用户界面来运行提取的数据。

  —— 组织的层次逻辑

在对LMS提供商进行评估时,充分了解LMS对组织规划方面的影响极为重要。理想的情况是,通过HR系统的数据集成,LMS将自动实现与组织层次的同步化。这将帮助您依据工作和组织来进行战略性的培训分配,无需不断更新LMS中的任务。一旦HR数据改变,LMS中的任务以及学习者的培训安排将自动改变,节省了管理员人工输入数据的时间。

针对该项精确规划能力,一些LMS可以提供多区域的学习门户作为工作区。尽管这项功能具备一定的价值,但是它不能精细到具体的工作层面,也不能与HR数据实现适当的同步。因此,您应该要求供应商精确地展示其系统对您组织规划方面的帮助。

学习管理系统的十大核心功能:——电子邮件通知

电子邮件通知可以提醒学习者即将到来的活动。这迅速成为培训管理员的最佳伙伴,但也有可能是最坏的敌人。这完全取决于通知生成的简易程度,以及通知设定的灵活性。一劳永逸只是天方夜谭,同样的方式极少能对所有人奏效。

在评估LMS的邮件通知能力时,需要考虑以下几个重要问题:

*通知模板是否能通过文本和HTML格式进行编辑?

*通知是否能根据每项不同的学习活动进行定制?

*在管理邮件通知时,是否需要额外的服务或工具?LMS是否嵌入了一个基于电子邮件的引擎(如SMTP)?

*通知是否能设立多定时群发(例如:一项确认后伴随多个提醒)?

*通知是否能够提供闹铃时钟,并添加到用户的Outlook日程表里?

越来越多的公司也要求用户可以在LMS的首页阅读关于他们的通知,无论他们是否拥有电子邮件。评估您假想的应用LMS带来的效果,并考虑您是否有这些需求。

  —— 简化混合学习

任何学习管理员都会告诉您,无需让300000名员工都进行复杂的学习活动。作为多种学习方法的组合,混合学习可以通过采用多种虚拟或实体资源来完成。

例如,在接受讲师授课之前,您可能希望学习者首先下载并签署一份必要的文件;或者您也可能有一个合规性需求,通过讲师授课或在线学习完成,并希望系统能对这些活动提供合规性报告。如果考虑这些,学习架构将很快变得复杂。无论流程多么简单,您都将受益于混合学习的灵活性。

如果您的LMS没有足够的灵活性来管理这些无尽的组合,您将不得不因为需要人工进行每一项工作而备受挑战,或者因开发和维持多个工作区而不堪重负。

同样,当评估LMS时,不要忽略简化的价值。如果LMS过于复杂,您将在使用这些先进功能方面备受煎熬。

  —— 在线协作功能

在很多组织中,可推动在线协作和用户共享能力的Web2.0备受关注。在组织中,没有什么领域比学习环境更能体现协作的价值了。

理想的协作功能可为学习者提供获取和保存更多知识的能力、并将其学习经验拓展于更广泛的讨论,同时通过课题专家进行答疑和创建独立的知识库。

其他需在LMS中获得的协作功能包括:

*上传文件;

*协作活动报告;

*活动前后应用额外的交流渠道;

*使用可选的电子邮件通知。

学习管理系统的十大核心功能:——用户界面配置

LMS是否能获得组织的青睐往往取决于其外观和触觉配置的简易程度。这些都从用户界面(UI)开始。大多数LMS都不能提供定制化的体验,但最好的用户界面可根据您组织的特定使用需求进行配置。

需要的选择或能力如下:

*上传自己的品牌外观和标识;

*为用户提供更新的“新闻”页面;

*可根据用户喜好,进行简单的个性化配置。

学习管理系统的十大核心功能:——单点登陆认证

所有的学习管理系统都需要保护敏感性信息。尽管如此,每个额外系统都意味着更多令人头疼的问题,因为用户需要记住又一个密码或又需要进行重新设置。

单点登陆(SSO)是一项会话/用户认证过程中,允许用户通过输入一个用户名和密码进行登录并访问多个应用,包括LMS。

如果SSO是您组织的必要功能,请确保该LMS可以提供以下功能:

* 与活动目录、LDAP或会话管理应用集成的能力;

* 迅速部署到您内部服务器所需的范例代码;

* 采用具备特定客户指向的MD5封装,能够将交流信息加密至LMS服务器。

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