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从美国的邮政谈到知识管理的工具选择

2008-03-09

到美国旅行,首先惊叹的是美国邮政的发达。美国人日常都喜欢使用邮政业务来进行日常单据的传送,再重要的东西(包括支票等),都可以通过邮件来送达,绝无丢失之忧。这一方面主要是由于美国的诚信文化,另一方面也是由于资费低廉,每次只有零点几个美元(相当美国人的收入而言)。

但到国内,邮政缺乏以上两个因素,更重要的是投递的及时性和普及性等原因,不是每一封邮件都会尽职的传送到每一个目的地。所以没有成为公众日常交流重要信息的主要工具,而是历史性的选择了手机短信这个途径。比如现在银行每次发生交易,都会及时发送短信给我。

据说在日本是选择了传真机这个途径,所有水电费等清单都通过传真发送,本人没有去过,无从确认。

联系到知识管理领域,知识就是信息,所有企业成员的交流工具的选择必将深深影响到知识的传播和应用。

很多企业建立知识管理体系,却没有深入考虑知识传播工具的易用性这个重要环节。企业建设了一个知识网站,就认为员工自然会使用IT来作为主要交流工具。其实培养IT作为主要知识交流工具,知识管理者必须在推动IT系统成为主流工具、首选工具方面下非常大的努力。特别是提高员工访问系统的方便性、使用习惯问题等,要确认使用系统已经融入了员工的日常工作流程。

对于有些企业,员工确实没有IT系统使用必要的情况,可以采用电话台服务的方式来为员工提供资料索引、检索的工作。个人认为,只有对员工现有工作带来便利的工具,才能具有无限的生命力。

如果企业能确保员工能便利的使用电脑访问知识管理系统,也要在系统的方便性方面进行引导,奖励使用频繁的员工,形成一个正向的激励,方能使之成为美国的邮件、日本的传真、中国的短信。

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