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“思”与“随”的较量——如何推进信息系统的升级改造

2008-06-30

韩愈的《进学解》

国子先生晨入太学,招诸生立馆下,诲之日:“业精于勤,荒于嬉;行成于思,毁于随。方今圣贤相逢,治具毕张,拔去凶邪,登崇俊良。占小善者率以录,名一艺者无不庸。爬罗剔抉,刮垢磨光。盖有幸而获选,孰云多而不扬。诸生业患不能精,无患有司之不明;行患不能成,无患有司之不公。”

——唐• 韩愈《进学解》

《进学解》是韩愈在长安任国子学博士时期所作,仿照西汉东方朔《答客难》的文体,以问答形式抒发了怀才不遇之感。尽管这是一篇牢骚之作,但其中却有不少的精辟见解,时至今日仍有一定的现实意义。

比如“业精于勤,荒于嬉;行成于思,毁于随”就将丰富的人生体验提炼出来,发人深思,而且琅琅上口,广为流传。
身边的“毁于随”

地点:工厂收货组
人物:收货员小李,生产计划员张姐

“小李,看你对着电脑半天了也不动,是不是在偷懒啊?”
“唉呀,张姐,可不敢这么说,你看这系统还没保存完呢,我想动也动不了啊。”
“哦,你是说那个S系统吗,好像昨天小曹也跟我说过系统太慢,到底怎么回事啊,要不要找信息的人帮你们把系统升级一下,我跟他们做过调研,还挺熟的。”
“别别别,可千万别升级!”
“怎么呢?”
“唉,一提起升级我就头大,上上个礼拜为了改进签收功能升了一次,好家伙,整整折腾了一星期没法干活,货都堆到停车场去了,多亏那几天没下雨,要不可全泡汤啦。。。”
“我说呢,那几天到处堆着货,主管急得直骂人,原来是升级闹的啊!”
“可不是吗,信息部每次升级,都要打N个补丁,而且都是在下午5点多,等升级完他们倒是下班了,可我们工厂还得加班啊,结果出了问题却找不到人,我们只好把货都堆在那,等第二天才能找他们改。。。”
“难怪那几天排生产计划时,主管都没让我排加班呢,原来如此。”

由于在软件升级前没有明确的行动计划,升级时没有充分的风险控制,升级后没有及时的技术保障,导致系统升级败于“随”,成为业务人员的梦魇。

如何“成于思”

信息系统的升级改造,应该在保证数据安全和平滑过渡的基础上,实现信息系统的升级和改进,使其跟上业务发展的步伐,适应不断变化的市场,满足企业长远发展的目标。这就要求我们必须从目前的“随”转变为“思”,迅速改变目前疏于计划、无视风险、冲动行事的状态。

那么,我们应该怎么做呢?

首先,完整的实施计划

信息系统在升级改造之前,必须要有一份完整的实施计划,包括升级的目的、内容、时间安排、所需条件、实施步骤、安装程序、验证条件等等。

这样一份实施计划,不仅可以让信息部门的部署有的放矢、按部就班,而且可以让业务部门做出充分的准备,比如调整生产安排,以避开生产任务最重的时间段;挑选骨干力量参与实施,以及时发现问题;安排应急处理预案,应对系统故障时出现的紧急状况。

通过双方的有效沟通和配合,可以尽量降低由系统升级造成的不良影响,将某些风险消灭在萌芽状态。

其次,完善的风险控制

一份详尽的实施计划,已经为风险控制打下了一个良好的基础。

除此之外,在系统升级过程前,信息部门还要从数据安全、软件兼容等方面做出风险分析,并制定相应的预防措施;在系统升级过程中,信息部门还要加强对各种风险的识别,及时了解系统的使用情况,一旦风险已经发生,要及时按照风险应对策略采取适当的措施,将风险带来的不良影响尽可能的降低;在系统升级完成后,信息部门还应及时回顾与总结,为今后积累经验。

通过风险分析、风险监控和风险应对等一系列风险管理措施,可以大大提高信息系统升级改造的成功率。

再次,完备的技术保障

软件系统在升级过程中不可避免的会出现各种问题,信息部门作为升级改造的主导部门,一定要为业务部门提供及时可靠的技术支持。

最简单的做法是,安排专门的工程师为业务部门提供问题解答和异常情况处理的技术支持。这样既可以及时的解决问题,也可以从心理上安抚他们的焦虑情绪。

“有专人解决问题”和“出了问题找不到人”,这两种情况给业务部门造成的影响绝对是一个天上一个地下,前者有利于双方加强信任与合作,后者则产生强烈的排斥与对立,进而影响升级改造的顺利进行。

最后,避免不必要的补丁

频繁而毫无章法的升级只能给用户带来“不负责任”和“能力不足”的坏印象。

企业的信息化改造过程中一定要尽力避免盲目升级造成的错误不断,补丁不断。这种情况将严重影响业务人员对系统的信赖感和接受度,不利于系统的平滑过渡。信息部门应该在新版程序发布前充分测试,在大面积升级前小规模试用,尽量避免草率升级带来的负面影响。

补丁越多,用户对系统的信任程度越低,为了保证系统升级的顺利进行,信息部门在发布新版本的过程中一定要加强管理,少打补丁。

随着信息化程度的不断提高,信息系统已经逐渐渗透到了企业的各个角落,成为企业顺利运行的重要支撑。

一旦信息系统出现故障,会严重影响到业务的顺利开展和企业的正常运营。这就更需要信息部门在进行数据维护、系统改进、软件升级时加倍小心,务求“成于思”,绝不能因为自己的“随”而给用户带来不便,给企业造成损失。

背景资料

“业精于勤,荒于嬉;行成于思,毁于随”的解释为:学业的精进由于勤奋,而荒废由于游荡玩乐;德行的成就由于思考,而败坏由于因循随便,漫不经心。

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