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OA公文流转不应成鸡肋

2009-02-27

OA的主要特征与功能之一就是工作流,也即公文流转,主要有两大部分,一是单位内部的各项审批电子化,如工作请示、出差申请、采购申请、报销等日常工作流程,通过网上进行办理和审批; 二是网上公文处理,实现收文处理和发文处理的电子化。然而,笔者发现,在很多单位这些办公自动化的主要功能大部分却闲置,使得用户单位OA系统变成了“聋子的耳朵──摆设”。为什么会出现这种OA部署貌似成功,而实际上却低效用的情况呢?笔者分析有以下几个原因:

一、OA系统细节设计不够完善,流程不合理。一些OA软件流程过程烦琐,员工平时只需要10分钟就可以完成的事情,有可能通过软件的操作和运转,反而需要30分钟甚至更长时间。

二、“只有纸上才来得安全放心”的传统老观念影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年,但在一些人眼里由于网上材料缺乏物证、公信力与法律性,应用公文流转审批,应用者会感觉不踏实,而只相信手写的凭据,特别是在财务、采购部门。

三、安全性困扰着网上审批的推广普及。这主要表现在电子签名、电子公章上。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”,但这样的签章文档并不具备足够的安全强度,在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全。另一方面,用户单位对电子公文的加密能否确保绝对安全、部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题心存忧虑,也制约着公文处理电子化的推广、普及。

那么,除了提升技术、简化流程外,尚有哪些举措能提升、完善目前网上审批、全面推动办公自动化?笔者提出如下建议:

一、让“纸上办公”与“网上办公”并存过渡。OA应用初期可以两条腿走路。一方面按照电子工作流要求在OA中填报数据,同时保留所有纸质报价单、原始凭证,由审计部门定期审计,保证交易的合法性。另外,也可采取打印流程中部分重要字据的办法,让相关事项当事人手写签字备案,这样也能解决部分“眼见为实”的担忧问题。两种运作方式并存,可为将来全部电子化打下基础。

二、利用手写技术,提高网上公文审批的可靠性、安全性。目前许多OA系统公文流转过程中的修改是用键盘来进行的,这就带来了很多麻烦,例如批注的位置、时间的先后以及冒名批注等。如果采用手写技术,公文修改时就可以避免这些问题。一方面手写直接在原文上进行批注,更符合人们的使用习惯; 另一方面各人的手写笔迹都是不相同的,如果有人要假冒领导签批文档的话,就会很容易通过字迹鉴别给“揪”出来。

三、完善安全机制,为网上审批工作提供保障。OA安全系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施; 同时,“用户身份锁”、预留标准的CA认证接口等安全措施应可进一步提升系统的安全等级,最大限度保障审批业务的顺利开展。

四、用户单位领导要率先垂范应用OA各项流程,身体力行推动办公自动化。推行网上办公审批,不仅有技术问题,还涉及到部门之间协调、衔接等,更主要的是领导思想观念,这要求单位领导要率先垂范,全面推动办公自动化

以网上审批为代表的OA建设之路任重道远,仍面临许多挑战。但只要正确分析,适应形势,完善技术,积极应对,OA将更上一层楼,繁荣而且有序。

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