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信息时代里的知识管理新概念

2008-07-16

信息时代里的知识管理新概念:知识管理的新定义

知识管理是当企业面对日益增长的非连续性变化的环境时,针对其生存和发展能力等重要方面所采取的一种迎合性措施,它贯穿于组织的发展进程之中,意在寻求信息处理能力与人的发明创新能力的有机结合。

知识管理就是对一个企业中集体的知识与技能的捕获——而不论这些知识和技能是存在数据库中、印在纸上还是在人们的脑海里——然后将这些知识与技能分发到能够帮助企业实现最大产出的任何地方的过程。知识管理的目标就是力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人,以便他们能够作出最恰当的决策。

公司信息资产的价值不仅在于存储和提取信息的能力,而且在于将信息与特定过程和未知单元进行动态匹配的能力。通过运用知识管理这一技术,许多企业已经取得了惊人的成就。一个效果显著的例子是美国福特汽车公司。这家企业一直将知识管理作为"智力资本杠杆",并于1996年到1997年间实现了3亿美元以上的成本费用缩减,而其中的2.4亿美元可直接归功于所采用的一套知识管理技术——最优经验答复系统。这样一套实现了巨额费用节省的系统是由一些内部网络/Web开发者和两位经营专家在10天内开发的,而其回报率高达数十倍。

数据库、文件管理系统和电子邮件是知识管理系统中的基本要素。为实现知识管理的目标,进而为企业带来收益,大多数公司还需要添加某种知识提取产品,以便通过群体协作、过滤和语义技术将信息转化为知识。除了增加新技术,公司还必须更加有效地运用现有技术。事实上,知识管理系统是现有技术和新技术的有机结合。

信息时代里的知识管理新概念:新的经济形态中的知识管理

传统工业是以预期为基础,以优化资源为重心的。而新的工业世界是以知识为基础, 并以其对预测和适应能力的强调而显得更为卓越。其根本特点是"重新定义所有事物",包括对组织的目标、意图和工作方式所进行的连续不断的重新定义。未来经济环境的本质是根本的、跳跃式的变化,因而要求组织的所有成员以新的知识为基础,以更快的行动和知识创新的反馈循环来对这种全新的经济环境作出有预见性的反应。

信息系统的传统模式是以寻求信息的同意解释为基础,而这种信息本身又是以社会的单一准则或公司老板的命令为基础。这就造成了"信息"和"知识"这两者间概念上的混淆。实际上,知识与信息在本质上是完全不同的两样事物。因为知识只存在于使用者身上而并不存在于信息的集合中。同样地,知识的创新也只能是发生在人们的社会互动过程当中。

著名的知识学教授Ikujiro Nonaka在他的一篇文章中强调:只有人类才能在知识的创新过程当中扮演核心角色。无论计算机的信息处理能力有多大,它们终究只不过是人类的工具。

未来世界经济环境的复杂性要求人们对计算机系统所生成的大量信息作出复杂而多样的解释与判断。非线性的变化迫使企业组织不得不设计出非线性的战略以谋求生存。而这样的战略不可能单纯地凭数据库信息的静态视图而被"预测"出来,只能通过对有关未来的多种观点的理解以及对相关解释的弹性化发展来获得。从这种观点出发,企业战略的目标就不可能仅仅依靠制定各种关于未来的长期计划来实现,而应通过使用诸如剧本设计 (Scenario planning)这样的技巧,将关注焦点转到对未来的各种观点的理解上来。

还有重要的一点就是为达成知识管理的目标,公司经理们必须发展一种良好的判断力 ,能够评价知识工人脑海里和经验中的无形的人力资产。如果没有这些资产,当这些企业面对无从所知的迷雾时,就不可能用想象力和前瞻性观点将自己武装起来。受过良好教育、有责任心同时又有想象力的员工带给公司的财富要比技术所能带来的多得多。

信息时代里的知识管理新概念: 知识管理的基本职能

知识管理的基本职能有四个,即外化、内化、中介和认知。外化是以外部贮藏库的形式捕获知识,并根据分类框架或标准来组织它们。只提供某种公式用以捕获知识并对其进行在线存储的技术位于最低层,例如镜像系统和数据库,而工作流技术则提供了较高层次的功能。

外化过程的下一层次包含了更为强大的搜索工具和文件管理系统,它们对储存的知识进行分类,并能识别出各信息源之间的相似之处。基于此,可用聚类方法找出公司知识库中各知识结构间隐含的关系或联系。

外化是发展知识的相似之处,内化则是设法发现与特定需求相关的知识结构。在内化过程中,从外部贮藏库里提取知识,并以最适合的方式来进行重新布局或呈现,通过过滤来发现与知识寻求者相关的东西。内化能帮助研究者就某一问题或感兴趣的观点进行沟通 ,并澄清那些与以往通过外化得来的知识相抵触的问题。

中介过程强调明确、固定的知识传送,它将知识寻求者和最佳知识源相匹配。通过追溯个体的经历和兴趣,中介能把需要研究某一课题的人和在这一领域中有经验的人联系起来。例如制药公司的研究人员对某一药品一系列不寻常的副作用产生了疑问,而在公司的信息库中却找不到相关资料,此时中介技术便提供了另一国家研究人员的名字,系统内的特征信息显示,他在这一实验领域经验丰富。这两个研究人员因而可以就药品副作用的潜在原由彼此分享知识与经验。

中介技术通过群件产品、企业内部网、工作流和文件管理系统等设施来实现自动化。前两者为在知识提供者和知识寻求者之间建立便利的沟通渠道提供支持。

认知是前三项功能交换得出知识的运用,是知识管理的终极目标。现有技术很少能实现认知过程的自动化,通常都是采用专家系统人工智能技术,并据此作出决策。如在自动电话中心系统中,新情况将会与过去发生过的情形进行类比,过去行之有效的措施将会被系统优先采用。

总之,外化的作用是通过内化或中介使知识寻求者能够得到搜集到的知识,认知过程是工作流系统被赋予一种利用已有知识的能力,工作流引擎便能依据近似的情形自动作出决策。

明天的知识管理技术似乎应建立在更强大的自动化"无声"知识监控手段的基础之上 ,再加上信息库群体的评价机制以及更高级的能从无法图形化的音像等信息源中挖掘知识的工具。尽管知识管理技术还很不成熟,但它所带来的效益和利润已经引起人们的普遍关注。

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