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一波“三折”:我的OA选型经历(下)

2009-04-15

一波“三折”:我的OA选型经历(下):再次踏上选型之旅

于是在危然之秋,我再次受命踏上选型之旅,重建办公自动化系统,在全国范围内在重新寻找合作伙伴。

此次只准成功不能失败,我制定非常严密、详细、完整的选型方案与流程。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):1、成立选型小组制定选型规划

公司再次成立以张董事长为组长、我为副组长、全权负责人的5人选型小组。我很快进入实质阶段,立即召开选型会议,共同探讨公司基本情况、选型大致步骤,制定公司OA需求分析初稿,并征求应标的软件商意见与他们探讨各种问题。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):2、确定选型标准

如今,站在企业和老板的利益立场,我应该考虑哪些问题呢?

作为国内大型的水上油品运输企业之一,海鸿公司对OA产品既应有十分严格的功能、性能评选指标,也有着一些他们自身客观的、特殊的要求,应像选拔体操冠军一样,设置各种的评选指标,通过“过五关,斩六将”的方法,寻找金牌级OA。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):第一关:有行业经验吗

公司作为国内大型的水上油品运输企业,在交通运输行业里有着相当的名气,其办公自动化需求和应用特点在行业内是颇有代表性的,而一家有行业经验的软件厂商可以做到在今后的实施过程中更好地准确理解企业需求,可以有效避免理解误差和产生摩擦。因此,我认为,公司首先强调的便是软件供应商必须具有行业经验。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):第二关:有集团内的成功客户吗

既便有同行业经验,在我看来还是不够的,行业存在共性需求,但同一个行业不同企业间还是存在有不同的管理模式和企业文化,海鸿作为下属中油集团下一家分公司,拥有自己特色的管理理念、企业文化、价值观念等,因此,选择一家在本集团已经有成功经验的软件厂商无疑会为OA顺利实施提供更为坚实的保障。  

一波“三折”:我的OA选型经历(下):第三关:应用调整灵活吗

公司是一个拥有众多职能部门、下属机构众多、办公地点分散的大型企业,管理流程具有相当的复杂性,例如,各种文档管理、表单、流程等相对于中小型企业都要复杂的多,这就要求OA软件必须具有大量可定制的功能,而且面对激烈的竞争环境,企业在发展过程中需要不断地进行调整与变化,这就要求OA软件不但要功能强大而且具备满足个性化需求、灵活调整的特性,必须具有大量可定制的功能。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):第四关:有权威认证吗

实施OA承载着公司领导提升公司管理水平,增强企业竞争力的设想,寄托着公司所有员工的热切希望。因此,产品品质是至关重要的一环,产品质量决不能马虎,产品在使用过程中也许因为一个小瑕疵就可能造成决策失误或管理混乱,带给公司巨大的损失。考核产品品质的一个重要标准是看其通过了哪些权威认证,荣获了哪些有价值的荣誉,再定断。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):第五:实际效果怎么样

“眼见为实,耳听为虚”。考核产品品质的另一个重要标准是看其实际效果,到该OA商在其它用户单位的实际应用情况进行考察,听取用户单位的实际评价,而这是任何精美资料案例都无法体现的。因此,对于公司可谓慎之又慎的软件选型过程来说,这是最让我重视而且必须走的一步。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):3、分析售前方案

软件商售前方案对一个项目的成败关系并不大,但它反映一个软件商的脸面和态度,从中能感觉出软件商是否很重视它这个项目,因此我必须尽可能在小地方给挑出毛病以检验软件商的精细度。因为看似精美的解决方案有可能是“美丽的谎言”,在没有得到验证之前,决不能轻信。

但从技术角度讲,方案给人留下的印象远不如当面沟通与现场展示深刻,这就需要产品演示。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):4、产品演示

产品演示是项目选型的重要阶段,展示一个软件商的实力,企业会通过软件的演示对各家软件形成大致的感觉。我们参加选型的人用了一个星期读了四家软件商所有的解决方案,从方案内容上看,好像都差不多,也看不出谁能更好地满足公司需求。于是接着按流程分两天安排这四家软件商到公司集中来进行产品演示。

在现场,这四家软件商都是两人一台电脑,只有D软件商准备得最充分,总共来四个人,其中有两个是副总工,衣着得体,行为显得很专业化。D软件商事先做了很多准备,将现场联成了一个网络,现场给我们演示了一个网上办公系统。他们讲演的方式非常好,一个人专门讲,一个人配合演示软件,感觉非常细致非常顺畅,而且D软件专门为我们录入了很多数据,甚至包括我们准备实行的新编码,当时感觉非常好。

我对D公司印象越来越好。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):5、竞标报价

公司OA项目竞标报价都是自行报价、统一拆封的。B软件商价格很实在最低,这个价格低于我的投资预算25%,A软件商价格比预算仅低了两万元,C公司价格超出预算20%,D软件报价略超过我的投资预算6%,但还赠送一套电子签章、手机短信系统,应报的价格是较为实在的。另一个利好是D公司答应如中标,款项可为三次付,最后一笔20%款可在项目实施评估验收通过后付。这让我很放心。因为钱全给了就请不动“大爷”了。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):6、系统试运行

“三分软件,七分实施”。是驴是马,要拉出来骝骝,再说“一朝被蛇咬,十年怕井绳”,为了万无一失,我提出了通过初选的四家软件商必须要提供2个月免费试用期的较高要求,试用版也行,一是让员工尽早完成从手工到无纸化办公过渡的适应,二是检验软件的实力与适合度。结果有一家明确反对,一家犹豫,只有D和B软件商答应。

一波“三折”:我的OA选型经历(下):7、综合评分

2个月后,在经历提报售前方案、竟价、演示与试运行以及实地考察,我们5人选型小组开了个终评会,我提出为成本要缩小、操作要易用和要有典型成功案例的重点选型考核目标,请大家结合自己的感受发表意见。大家畅所俗言各抒己见,大部分人认为D软件演示最好,讲解得最流畅,试运行状况也不错,也有人提出该软件接合度不太好,软件有待改进;有人说B软件技术包容性好,但有死机过,我倒没有注意这点;也有人说A、C公司也不错好,这二家可考虑保留。在这四家中应该淘汰谁、谁能胜选呢?

根据上次选型教训,这次我也请了第三方顾问作为选型的参考。

最后我制定一个选型考核综合评分标准表,把小组5个人和顾问的加权意见,送给老板审批决定。

说一些题外话。在这次选型中,我碰到两家软件商及其代理商有意无意的“回扣暗示”,即业务做成了,给我15-20%的返利。但经历上次选型失败的风波,想到老板对我的宽容与支持,我觉得做CIO要讲原则,要讲良心,不能陷入灰色旋涡,不然以后我就没办法这个道上混了。于是我无动于衷回绝,坚持秉公办事优胜劣汰。

最终D软件商脱颖胜出。

耗了4个多月,虽然比计划慢些,但选型总算顺利圆满完成了。近一年过去了,D系统一直运行良好。

OA系统奠定了我公司信息化的基础,也是公司向信息化要效益的又一个里程碑式工程。更为可喜的是,OA系统的成功实施与应用,带来一系列连带整合效应,给公司带来了信心。2006年底,公司成功导入并实施ISO9001:2006质量管理体系,半年后,公司乘胜追击开始上马MIS系统(物流资源管理系统),最终实现了协同系统与MIS系统的相互协作与集成。

我也获得应有的回报:提升工资+部门扩大编制+评上优秀员工,更重要是得到公司上上下下的一致肯定。我真正成为了一个名副其实的CIO!此时此景,我豪情顿生,感慨之重不亚上次。

历经选型波折,我有几点选型体会以飨业界同仁,希望共勉:

其一,要了解。了解企业,了解管理,了解软件甚至了解软件公司;其二,要沟通。与决策层沟通,与管理层沟通,与岗位工作人员沟通,与软件销售人员沟通,与软件公司其他人沟通;其三,要慎重。信息化关系重大,选不好先砸的是自己的饭碗;其四,要坚持。选型要坚持原则,坚持大局,不要受不良内外因素干扰,方能成功。

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