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关键链方法能够真正解决帕金森定律带来的问题吗?

2008-06-14

很多文章报告使用关键链方法之后,项目时间和成本可以缩短10%到50%,而能够缩短时间成本的其中一个原因是,关键链方法解决了帕金森定律带来的拖拉现象。帕金森定律指出一种现象,工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。如果安排给一个任务的时间有富余,人们就会放慢节奏消耗掉所有富余时间。

使用传统的进度计划编制方法,分配给任务的时间通常都是有富余的,因为任务的工期不是一个确定值,而是一个随机变量,比如我们常说任务“模块1编码”需要3天时间,但实际上各种意外的情况都会导致任务的延期,比如硬盘烧坏、停电等等。为了在各种意外发生的情况下保证任务可以按期完成,任务除了需要的时间外,都会得到一段额外的安全时间。而并不是每次都会发生意外,所以多数情况下,任务的安全时间都不会被全部使用,成为富余时间,根据帕金森定律,富余时间多半都会被无效益的消耗掉,使效率降低。

如果分配给一个任务的时间不够用,或者刚刚够用,那么就不会有帕金森定律。因此关键链方法采用策略很简单,缩短任务工期,把多余的时间去掉,按照Eli Goldratt博士在《关键链》一书中的描述,每个任务的工期被削减一半,然后把关键链上的所有任务的安全时间合并起来,作为一段连续的缓冲时间加入项目末尾,就是项目缓冲。在关键链进度计划中,安全时间被去掉后,每个任务按时完成的概率只有50%,至少有一半的情况时间是不够用的,这样帕金森定律的拖拉现象即使还有,也会远远比比传统方法少。由于有项目缓冲保护,即使50%任务无法按时完成,也不会导致项目延期。

这样,关键链方法似乎圆满解决了帕金森定律带来的问题。但有一种观点认为,关键链方法未必能够解决帕金森定律带来的拖拉现象,因为项目缓冲本身就是富余的时间,只要项目组成员知道项目后面还有这么一段富余的时间,根据帕金森定律,他也会放慢速度来消耗项目缓冲,结果和没有使用关键链方法一样。

但我不是很赞同这种看法,如果全面使用关键链项目管理方法,在项目进行的时候,不大可能出现大量故意放慢速度消磨项目缓冲的情况。因为关键链方法不仅仅包括编制进度计划的方法,还包括了确保关键链进度计划得到正确执行的控制方法。

首先,按计划的时间完成任务是评价每个人的标准,传统方法中,如果不能按计划时间完成任务,可能就会影响到绩效考核;关键链进度计划中,任务工期不包括安全时间,只有50%的可能按期完成,所以不允许任务延期是不合理的。关键链方法允许一定程度的延期,允许任务使用项目缓冲时间,但是项目缓冲的用途是应付各种意外情况,而不能任意使用项目缓冲时间。这意味着,当一个任务没有按期完成,它的负责人不一定会受到指责或者得到不好的评价,但他还是需要向项目经理解释清楚有哪些意外的情况导致任务延期。这样如果没有确实发生导致延期的意外情况,想使用项目缓冲有一定难度。

另外,所有进度计划都是一种控制的基准,项目进行的时候,项目经理都会设法保证项目进展和计划一致,如果出现偏差,就可能会采取措施纠正。关键链进度计划也一样,任何任务没有按照计划的时间完成,都可能被注意到,都可能引发项目经理采取措施追赶进度,比如要求加班,增加人员和设备等等。

即使关键链上的任务延期,损耗掉部分项目缓冲,也不一定要马上采取加班等措施追赶进度,因为既然安排了项目缓冲时间,就应该允许使用它,否则就没必要加入项目缓冲;而且追赶进度的措施通常都会引起工作上的混乱,效率也会大幅降低,所以关键链方法能够容忍一定程度的缓冲损耗,不一定在关键链任务延期的时候都采取措施。但关键链方法也不是对项目缓冲的使用放任不管,而是使用一种叫缓冲管理的技术,周期性观察项目缓冲的损耗情况,评估整个项目延期风险,如果缓冲损耗过大,项目经理就会采取追赶进度的措施。

缓冲管理的策略是,监视项目缓冲的消耗和关键链任务完成情况,然后为项目缓从分配红黄绿三种颜色,红色代表缓冲损耗很严重,剩余工作量还很多,剩余缓冲不足以保护项目按期完成,必须立即采取行动追赶进度;绿色表示剩余缓冲还很充足,进展良好,不需要采取措施;黄色介于二者之间,缓冲有一定程度损耗,需要密切关注,寻找原因,并做好追赶进度的准备。

尽管缓冲消耗比较少的时候,关键链方法不会采取激烈的措施,但如果每个人都消磨掉项目缓冲中属于自己任务的安全时间,那么项目缓冲的状态必定进入红色或者黄色区域,促使管理层采取激烈的措施追赶进度,比如加班、增加工作压力等等,而且这些措施会很及时,不会等到项目临近结束的时候才会使用,在项目早期,只要缓冲被消耗过度,也会立即采用。这样,如果有人尝试拖拉消磨项目缓冲,他将发现管理层会迅速反应,压力反而更大,得不偿失。

如果每个人都放慢速度,消耗掉每个任务的安全时间,那么项目缓冲状态将会按照下图黑色直线的变化,因为根据1/2法项目缓冲只有任务安全时间总合的一半,所以项目完成一半的时候,项目缓冲将会消耗殆尽。而在更早的时候,这条直线已经进入黄色区域和红色区域,进入黄色区域时,项目经理会警觉并且调查缓冲损耗的原因,可能就会发现问题,进入红色区域时,项目组将会加班,拖拉现象将不可能继续存在。

Goldratt博士还提出了一个方法,项目结束后,如果项目缓冲没有全部耗尽,可以用节省的成本给与项目奖励,缓冲时间剩余越多,节省成本越多,项目组得到的奖励就越多,这样能够进一步降低项目组故意损耗项目缓冲的可能。

总之,传统方法中,安全时间包含在任务工期内,所以安全时间的损耗,到底是因为意外造成的,还是拖拉消磨掉的,不容易被项目经理注意到,因为任务没有延期,可以暗箱操作。但关键链方法就不同了,安全时间被去掉合并为缓冲时间,项目经理会持续密切关注缓冲使用情况,任何对安全时间的使用,都会表现为任务延迟和缓冲损耗,项目经理很容易注意到,在例行项目报告中需要说明安全时间使用情况。

关键链方法应该能够改善项目中帕金森定律带来的消磨时间的问题,不仅仅是因为关键链方法削减了任务的工期,更重要的是,关键链方法有精确的项目控制技术,把任务安全时间的使用放置在阳光之下,任何安全时间的使用都会被看见,都会被监督,不能暗箱操作,消磨时间的机会就少了。

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