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信息化一对一: OA&协同

2008-10-19

OA,全称Office Automation,即网络化的自动化办公系统,指辅助行政办公所需要的应用软件,主要有七大方面的功能:建立内部的通信平台;建立信息发布的平台;实现工作流程的自动化;实现文档管理的自动化;辅助办公;信息集成;实现分布式办公。


协同软件,全称Collaboration Software,是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如工作流管理、项目管理等,还有各种通信软件,如E-Mail、即时通信、VoIP等。如今不少协同软件概念赋予了新的含义,一些辅助行政办公需要的、与之有关的OA、HR、CRM等应用软件也被列入协同软件范畴。


协同软件是在“群件”的基础上发展起来的,而国内OA系统的成熟发展也正是在很大程度上基于群件——IBM的Lotus/Notes的发展。它们的重要工作之一就是公文流转和信息处理,并没多大的差别。


然而,OA核心是信息处理的自动化、信息层面的协同,而非团队成员的,而协同软件关注的协同则集中在人员和人员的行为管理层面。更为关键的是比起传统OA,协同软件更能实现一种跨组织、跨系统、跨网络的互通性,可实现相互独立的不同应用系统的融合与协同,这是协同软件与传统OA的一个明显区别。


现在一些倡导协同者几乎陷入了一个“泛功能”的误区,一味地迎合用户“小而全”的需求,几乎试图以一个软件解决所有应用单位所有的疑难问题、提供所要的全部功能,然而这就可能使自己脱离原有的本质、核心——办公信息处理自动化,就得博而不专、泛而不深了。


勿庸讳言,集过多种类、功能于一体的软件,容易造成功能闲置,系统空洞;其次,功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦;再次,功能多一点,价格多一层,一次性投入太大;另外,服务成本直线上升,隐形风险增大,甚至使应用半途而废。


因此机关、企事业单位选购信息化系统时,主要应充分考虑自己的应用规模、实际需求和支付能力,如果以适用为出发点,那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”模块、功能,选一个功能紧凑、能满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的OA系统;如果用户单位是一个大规模的应用,还有一定的高要求,就要找一个扩展性与集成性较好的协同产品。通常一个工作流软件的功能每增加10%,价格至少会增加100%~300%,应用单位要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。


当然,我们也鼓励将协同理念和协同应用更多地纳入OA中,但是不能过分炒作概念,也不能无限“泛功能化”。

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