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如何利用OA造就企业google

2008-07-23

Google的价值不用再讨论:让人随时随地访问到任何在互联网上公开的自己感兴趣的内容,通过强大的网络爬虫把分布在全世界各地的连接在互联网上的公开信息进行集中检索和建立自动化的全文索引。

如果我们把一个企业的内部可以看作一个有限的互联网时,大家都想到了如何在自己的单位内部建立这样有价值的"内部google",让单位内部的人员可以随时随地能够访问到自己想要的关心企业内部的信息和数据。所以很多企业开始在企业内部部署相应的搜索引擎,但当我们部署完成的时候发现事情并不是一个搜索引擎那么简单?

企业内部的信息属性与GOOGLE所展现信息有一个本质的区别:信息对象有严格的权限属性,如果一个员工搜索到不应该他看到的信息的时候对一个企业来讲是完全不可接受的。

所以当我们想用协同办公软件来形成内部"google",必须面对如下问题并要解决好:

1、 如何做好内部的信息的权限划分?

2、 如何建立独立的自动更新的有权限划分的索引?

3、 如何形成类似"Google"信息的自增长体系?

如何利用OA造就企业google: 一、 如何做好内部的信息的权限划分?

企业信息的要点:惟有保证信息的安全下才来保证信息的共享和方便获得

首先我们需要定义好对一个信息对象的权限操作:读、写、修和删,所以我们在规划内部的信息分类的时候首先要对这些的权限进行定义。

对不同分类的信息我们需要严格设定好相应的读、写、修和删的操作,惟有保证信息的安全下才来保证信息的共享和方便获得。

第一步:建立一棵企业内部信息分类树;

第二步:对这个分类树的节点进行权限划分:谁可以新建、谁可以查看、谁可以复制、谁可以删、谁可以修改等细致权限;

第三步:在针对一个具体信息对象的时候同样需要对所对应的目录树上的权限划分进行二次划分以保证信息的绝对安全(根据孙悟空的表现,可对孙悟空的紧箍咒可以随时进行缩放);

第四步:对二次权限控制还不够的,还可以对信息对象进行批量修改共享设置,以便得到最好的共享范围。

通过以上几步完成对信息权限的划分,以便在建立索引时可以被获得相应的权限对应列表。

如何利用OA造就企业google: 二、 如何建立独立的自动更新的有权限划分的索引?

搜索引擎技术已经相对成熟,而且应在在企业内容各类搜索引擎也已经遍地开花,所以我们对采用哪种搜索引擎不在此展开;关键是在部署搜索引擎和建立索引时必须要把我们刚才讲的权限的划分对应起来,建立有明确权限划分的索引。

这样我们在企业内部初步建立起来一个"小型的有权限划分的google",对企业员工来讲完全可以自助来获得需要的信息,而且对公司来讲也完全可以放心这些信息是在完全受控的条件进行的。

但是我们的工作还没有完成,为什么google那么被我们喜欢不仅是很google展现历史的信息,还有更重要的是源源不断的新的即时信息被纳入到google中,所以我们还必须解决一个信息的自增长问题。

如何利用OA造就企业google: 三、 如何形成类似"Google"信息的自增长体系?

如果我们在企业内部的google只是一潭死水的话,那么这个小google也会被员工最后被抛弃,所以我们必须要让我们企业内部的小google完成这个信息自增长的使命,而这样的使命正好是我们协同办公软件的拿手好戏:

1、 通过协同办公的邮件系统与我们的文档权限体系、搜索引擎和索引建立无缝集成,为什么?因为企业目前大多的信息都是要邮件来传播,如何这个活水源头能够被把握住得花,那么我们就事半功倍。

2、 协同办公提供每一个计算机的自动批量归档功能,这样一旦员工机器上的文档信息被新增以后就可以被探测到被自动询问是否要按照既定的权限体系进行归档。

3、 发动所有的员工使用协同办公(OA)软件,并把所有工作痕迹留在OA中,这样完全就解决了我们的信息来源。(因为我们的确不能象GOOGLE的爬虫一样去随便到每一个员工的机器上抓取数据,这个必须要有人的判断参与)

随着知识经济的到来,对建立企业内部GOOGLE这样的事情已经是一种必然选择,关键是要处理好信息的安全性和共享性,这样协同办公(OA)软件必能为我们的企事业单位带来很大的价值。

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