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项目经理如何召集项目会议 (承满)

2006-06-15

做为一个项目的项目经理,经常召集会议是必然的,但如何能有效的召集会议,如何更好的利用会议来为项目服务呢,特别是一个没有多少验验的项目经理,有时对会议的把握就不是那么的准确到位,以下的几点希望能大家有所帮助。

项目经理如何召集项目会议 (承满): 一、召集会议的正当理由

1、召集一些人一起讨论某一问题。如对一某一个问题,需求一些人来进行讨论,那这将是召集会议的一个很好的理由,在项目中可以以专题会议的形式召开,并形成会议纪要,有结论及后续的行动方案,此类会议可以根据项目的进展经常召开,可以是临时的,也可以是定期的(如项目状态分析会议)。
2、需求经过大家的同意,而不是通过行政命令来做的决定事情。当某一事项要经过大家的同意,如效率考核等,这时就应该通过召集会议的形式来确定,并得到执行。
3、讨论一些有争论的问题。项目的过程中,经常有一些问题是争论不休的,这时从项目完成的角度考虑,将召集会议,对这种有争论的问题进行讨论,并形成统一的观点,在项目中很有必要。
4、当人们以前没有碰过面的时候需要大家召集一起开会(如kick off) 。这种见面的会议有利于项目的团队建设,也是必不可少的一个环节。

项目经理如何召集项目会议 (承满): 二、不召集会议的理由

1、没有必要召开会议的就不召开
如项目过程中,对一些会议的召开不会取得结果或效果的会议就尽量不要召开,会议是根据项目的进展来决定的,为项目而服务的,不是为了开会而开会。
2、一个会议如不需要某人来参加的,就不必邀请他
为了提供会议的质量,会议的过程要进行考虑,如果此人对会议的内容无关或对会议的决不付责任,那么就不要考虑某人来参加会议。如架构设计的会议,编码人员就不要参加。
3、如你认为没有必要开会的,那么就取消他
随着项目的进展,原来约定的一些会议可以会认为没有必要,那么你就取消他。如项目初期,一周开一次的项目状态会议,到了项目进展到一定程度后,完全可以改为二周一次。

项目经理如何召集项目会议 (承满): 三、会议经验:

如一个会议有8位以上的人参加,那未必每个人都能对会议有所贡献(除非“召集大家来通报情况”);如会议需要讨论,参加的人应该少一些;记住要预定您开会的地点,并安排一个大家都有空的时间;建议由专门的人员(如项目助理)来安排会务相关事项如你需要召开一个会议,那就召开吧;项目的过程中,你可能对某一些问题认为有必要召开会议,那就召开,要基于你自己的判断,并能对项目产生极积的影响。

如团队成员需要开一个会,那就鼓励他们开;这过程说明了团队的成员在实施过程中有困难,认为需求使用会议的方式来讨论问题,解决问题,通报问题等;应该鼓励他们开会来解决问题,统一思想。“我不知道该如何做,因为还没有人召开一个关于这方面的会议”,那就由他组织一个会,这说明项目中存在的问题还没有统一一致的目标,这时应该鼓励开会来解决问题。

来源: 项目管理者联盟

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