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唱好“项目进程进行曲”

2003-03-24

唱好“项目进程进行曲”:唱好“项目进程进行曲”

王磊跳槽到博安公司时,博安公司刚从分销转入IT方案服务领域不久,做项目没什么经验。由于王磊以前在软件工程公司做过项目,对项目实施很熟,所以,很快被提升为项目经理。

公司老客户—育新中学的图书馆准备建立一套图书自动查询和借阅系统。博安公司老总经过努力终于拿下了这个项目。老总把项目交由王磊全权负责。王磊决心要打好这第一仗(既为公司,也为自己)。王磊与项目组全体成员一道制定了项目计划,还根据项目计划制作了时间进程表。

项目第一阶段结束时,时间比计划的晚了两周。原因是,项目实施中客户修改了部分项目内容。这件事只有王磊和负责这部分内容的项目成员知道。修改内容后,王磊也没及时调整人员,致使这部分工作比计划延长了两周。 王磊本以为可以拿项目变更为由,将项目完工时间顺延,没想到学校要迎接检查,原定验收时间无法通融。为了加快进程,王磊对人员进行了部分调整,并加班加点赶工期。但由于公司技术力量有限,而且多数成员缺乏做项目的经验。尽管最后勉强按时完成了任务,但是系统的稳定性比设计要求差了不少。学校随后并没有提出质疑,但王磊心知肚明,因为透支时间就意味着透支质量。

唱好“项目进程进行曲”:进程控制的起步阶段

对项目时间进程的控制,其实早在项目需求分析阶段就开始了。做项目技术难度分析时,相关人员就应该考虑到软件开发的过程、技术难点以及关键路径等问题。签订合同时,对项目进程的管理和控制也就开始了。而刚从事IT方案服务的渠道商很少有人意识到这一点,所以一开始会觉得项目的时间进程很难控制。

目前,IT项目中普遍采用工作进度网络图和甘特图安排和控制项目进度。

进度网络图的制作方法很多,文中这张局部节点网络图就是IT项目中最常用的一种。

网络图中不仅要有对活动的描述,还有每项工作的开始时间、结束时间、所需天数,以及项目负责人等。通过网络图可以清楚了解每项工作所处的位置、人员安排、进度计划等。整个项目进程一目了然。

唱好“项目进程进行曲”:进程网络图的作用

制作进程网络图最重要的就是明确关键路径。找出整个项目中最长、最关键的时间路径,保证其上的工作按时完成,就能确保项目按时完工。图中深色标注的就是该项目进度中的关键路径。

进程网络图可以帮助项目经理把项目进程控制在计划范围内。项目经理一定要注意控制每一项活动的最迟结束时间,并明确要求项目组各成员必须在这个事件前完成自己手中的工作。

唱好“项目进程进行曲”:进程网络图的制作方法

进程网络图的主要内容包括:工作进程、工时、人员要求、进度安排、关键路径等。

制作进程网络图的方法很多,目前,在IT项目中通常会采用两种方法。

一、 客户没有明确规定项目完成时间时,设计者可以采用时间顺进法,根据项目中每项活动所需时间进行推导。根据人力×时间成本=预算的核算公式,人力资源充沛、公司业务多时,加大人力资源的投入,缩短项目周期;人力资源有限时,则延长项目的完成时间。建议刚转入方案服务领域的IT渠道商多采用后者,以便有充裕的时间把项目做得更漂亮,以树立良好的口碑,为后期的发展打基础。

二、目前,大多数IT项目中客户都会规定项目结束的时间,而且有时时间还比较紧。这时通常采用时间倒推法。此时,要确保关键路径的畅通,因此关键路径上一定要用公司的技术骨干。

在制作进程网络图时,一定要考虑人力资源、时间和成本、质量之间的关系。就拿王磊的案子来说,前期耽误了时间,公司的人力资源又有限,所以他牺牲了项目质量。虽然保住了公司的利润,但对企业信誉和长期发展不利。这里特别提醒IT渠道商的项目经理注意:一旦发现人力、时间、成本之间有矛盾,即使牺牲成本,也要保住信誉。

唱好“项目进程进行曲”:制作项目进度控制表

目前,在IT项目中设计者普遍用甘特图来做项目进度控制表。下面就来看看甘特图的做法。图上方标注的是时间,右边标注的是需要做的工作,图中方块分别表示每项工作的起始及完成所需的时间,其中棕色表示已经完成的部分,白色表示剩余部分。

甘特图的优势在于它能够把计划与进度在一张表中全部体现出来。这有利于项目经理对项目进度进行控制,帮助他选择项目进程的关键路径。此外,目前大多数项目管理软件包都能提供通过应用箭头表示活动间相互依存关系的甘特图。这对交付件的管理也很有帮助。

甘特图还可以使人力资源得到合理分配。在整个软件开发过程中,并不是每个项目成员都要从头跟到尾。有的会在项目开始阶段介入,到中后期转到别的项目;有的在项目中后期才介入;还有的成员(主要是技术骨干)会在不同阶段介入项目的不同部分。为了合理调配人力资源,在做甘特图时,一定要确定好每一项活动开始或结束的最早和最迟时间。介入过早会造成人力资源的浪费,介入过晚则会延误工期,并会浪费别人的时间。这一点对于刚刚进入方案服务领域的IT渠道商来说尤为重要,毕竟他们的软件开发人员不会很富余。

唱好“项目进程进行曲”:专家点评

项目进程网络图和甘特图不是一成不变的。项目经理一定要注意根据项目实施过程中出现的各种问题和变化,随时进行调整,使其在项目中能够真正发挥作用。

下期预告

方案服务售中篇,“关注结果,做好收尾”。敬请关注。

甘特图的另一个重要作用是能够让客户看到项目组为实现项目目标所做的工作,使客户清楚为什么开发软件要付这么多钱。

本文原载于ZDNeT China

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