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一种实用的建立与更新信息化项目首要风险表的方法

2008-08-22

1 引言

随着信息技术的发展和管理理念的进步,各种各样的企业信息系统集成项目接踵而来,国内各种企业争相花巨资对企业进行信息化改造,仿佛搭上信息化快车,企业便可以高枕无忧地进入新经济时代了。然而有专家调查发现,国内按期按预算成功实施实现系统集成的企业只占到了总数的10%-20%,没有实现的或部分实现的占30%-40%,而失败的却占50%[1]。

国外数字也表明企业信息化投资成功率很低。一方面是巨额的不惜代价的投入,一方面是不能令人满意的产出效果,这让企业的CIO们感到极大的压力,要求加强信息化项目管理的呼声越来越高。然而,究其根源,造成项目管理困难的一个主要的原因是对软件项目的不确定性认识不够,其中很大程度上说是风险管理的不力。于是,风险管理被提上议程,并成为信息化项目管理中研究的一个热点。

2 建立和更新首要风险表时存在的问题

项目的风险管理包括风险管理规划、风险识别、风险评估、应对措施的确定和风险监控等几个环节[2]。其中,风险识别和评估是之后的一系列环节的基础,只有正确的识别出一定阶段项目的风险,并对其进行合理的排序或划分等级,才有可能对应的计划风险措施,控制风险对项目的影响。项目的风险识别具有如下的几个特点:

(1)全员性:项目风险的识别不仅仅是项目经理或风险管理小组成员的工作,因为项目组中每个人都会遇到不同的风险,每个项目成员都会有自己的经历和项目管理的经验。

(2)动态性:项目的风险识别不是一次就能完成的。在项目生命周期的各个阶段各种情况都有可能发生变化,因此,风险的识别也需要贯穿于整个项目中定期的进行。

(3)信息性:信息的全面性、及时性、准确性和动态性决定了项目风险识别工作的质量和结果的可靠性和精确性,项目风险识别具有信息依赖性。

(4)综合性:项目的风险识别无论是人员参与、信息收集还是工具和技术的利用上都具有很强的综合性,可以说,这是一项综合性的工作。

在实际的工作中,项目的首要风险表是IT项目风险管理运用最多的一种工具,在很多时候它被称为十项首要风险清单,即top 10 risks list,然而实际上这张表上的风险数并非一定总是10种。首要风险表指明了项目在工作分解结构(Work Breakdown Structure, WBS)中各个阶段对于项目来说最大的风险。定期的更新和回顾项目首要风险表,有助于项目有关人员对风险的变化程度以及严重性保持警惕,是进行进一步的风险分析和风险计划的主要依据。这些工作都应该被放入计划进度表中,使之得到充分的重视和切实的执行。

然而,我们想要利用首要风险表,首先就应该考虑建立它并及时对它进行更新。首要风险表的建立和更新的过程,实际上就是风险识别和初步的风险评估工作。首要风险表表示的是一系列有可能对项目在该阶段来说最大的风险。而“最大的风险”这一概念本身就有很大的模糊性。就风险的两个最主要的属性——影响的严重性和发生的可能性来说,也是很难确切的衡量的。实际上哪怕是经验再丰富的项目管理人员,也很难精确估计出某一种风险会到底对项目造成多么严重的影响,难以说出这段时间这种风险发生的可能性会是百分之几,更无法肯定某一风险就是项目最大的风险,这导致了难以找到一种切合实际的、简单快速的方法使之运用于首要风险表的建立和更新中。

甚至在不少项目中,项目首要风险表往往只是由风险管理小组的成员通过以往的经验或自己的感觉罗列出几条风险,缺乏客观的定性分析,更没有任何定量化的分析,既损失了很多有用的资源,没有充分利用信息,不符合信息性,也没有反应出项目组各个方面的成员的想法,可能项目组的其他成员中有人持的是相反的意见,而这种意见却没有被考虑进来,缺乏全员性。这样建立的首要风险表无法客观、充分反映实际情况,使得项目小组无法对各种相继而来的风险进行计划和管理,有可能导致进一步的项目管理工作难以进行,造成项目的超支、延期甚至最终失败。

因此,对于首要风险表的建立和更新,应当重点考虑以下几个方面;

(1)采用自底向上的方法。同一个项目中不同的工作可能遇到不同的问题,要将这些问题充分考虑进来,进而形成整个项目组的首要风险。

(2)给予项目组中各个层面上的人员发表意见的机会。项目小组成员应负责将这些意见整理并利用,而不是直接选择首要项目风险表上的风险。

(3)要充分利用各方面的信息。除了考虑肯定的方面,也要考虑反对的意见,即除了考虑“会对项目造成影响”的方面,也应考虑它的反对面——“不会对项目造成影响”的方面;除了考虑多少人认为该风险“会发生”,也应该考虑多少人认为该风险“不会发生”。

(4)综合采用定性分析的方法和合理的定量分析方法。针对这一过程的模糊性,我们可以先不要确定风险具体的严重程度和发生的概率,而是采用定性分析的方法,收集到必要的信息后,再用定量的方法充分利用之对风险进行排序和分级。

3 一种定性与定量相结合的首要风险表建立和更新的方法

解决带有模糊性的决策问题,人们很自然的就想到了模糊集理论。然而模糊集理论并不是十全十美的,它不能充分清楚地反映出问题的模糊性,使得很多的信息在计算中不能被充分的利用。而在首要风险表的建立和更新时,虽然我们在理论上可以把“最大的风险”定义为一个模糊集,但是却很难说清楚某一风险隶属于这一模糊集的程度到底是多少,与此同时,我们也忽略了这一风险会在多大的程度上被认为是“不是最大的风险”。具体到风险的两个最主要的属性上,它们一个是模糊性的问题,一个反映的是可能性的问题,相互之间也很难进行比较和综合评价。

为了弥补模糊集理论的不足,Wen Lung Gau和Danied J B于1993年提出了Vague集的概念,这一概念不仅要考虑事件的“正面”,同时也兼顾了事件的“反面”[3]。Vagu集理论在以后的几年里陆续得到应用。Vague集不仅能够反映出风险“会对项目造成影响”的一面,也能反映出“不会对项目造成影响”的一面。

就风险发生的可能性来说,这是一个随机变量,然而却很难有人能准确的说出具体的数字来。实际上我们常常能听到类似于某件事有 “在60%到80%” 的可能会发生,某件事情的成功“有八、九成的把握”这样的话,概率论中也有置信区间的概念。而在建立首要风险表的时候,我们最终的结果也只是要找出“最有可能发生的风险”,因此,可以避免计算准确的发生概率。

因此,在这里我们用如下的形式来表示事件发生的可能性:(tB, 1?fB),表示事件至少会以tB的概率发生,至少有fB的概率事件不发生。由于本文的方法采用的是类似投票的方式,所得的都是估计值,但是为了论述的方便均以tB和fB表示。这样的表示方法既能说明多少人认为其“会发生”,也能说明多少人认为其“不会发生”,其概念上的意义也能够保证调查的切实可行,使用起来也相对简单,容易理解,更便于进行下一步计算。 

下面具体介绍一种定性和定量分析相结合的方法:

(1)利用工作分解结构,也可以结合现有的软件风险分类结构,列出项目的风险分类系统。

(2)请项目小组的各方面成员代表根据项目风险分类系统列出各自的风险清单(此时也可以对项目风险分类系统进行必要的补充)。

设一共请了h个项目组的成员作为被调查者,这些成员要尽可能的涵盖这个项目的各个方面。设首要风险表中要列出l种风险(l≤n)。让每个成员列出n个他们认为在该阶段内会对项目造成影响的风险,并钩出他们认为影响最大的l种风险,这n张清单称为“影响程度”风险清单。再列出n个他们认为该阶段内会发生的风险,同样钩出他们认为l个他们认为最有可能发生的风险,这n张清单称为“发生可能性”风险清单。假设他们一共列出了m种不同的风险,整理出风险集D。

(3)确定每种风险会对项目产生的影响程度,并用Vague集表示。

首要风险表中要列出l种风险(l≤n),即我们认为首要的l种风险会对项目产生影响程度或者发生的可能性是一个界限,在此界限之上的风险是我们需要提高警惕并采取相应的措施的。在这个意义上,我们其实是假定了对于某个被调查者而言,他的一张风险清单中那l个被钩出的风险是“会对项目造成影响”或是“会发生”的,他认为这l个风险就风险清单上对应的属性来说是应该被列入风险表的;而风险清单中被列出其余的风险既然被提及,即为“会对项目造成一定程度的影响”或是“有可能会发生”的风险;而风险集中没有被列入该清单的风险则被认为是“不会对项目造成影响”或是“不会发生”。

根据上面的分析,风险集D到每种风险对项目的影响程度集A的关系R(D→A)可以定义为一Vague集关系,A中的元素xi ( i = 1,2,…,m )可以表示为( tA(xi) , 1?fA(xi) )。其中,tA(xi)表示风险i“会对项目造成影响”的成分;fA(xi)表示该风险“不会对项目造成影响”的成分:

tA(xi) = 在“影响程度”风险清单中将第i个风险钩出的人数/h;

1?fA(xi) = 1?未将第i个风险列入“影响程度”风险清单的人数/h。

一种实用的建立与更新信息化项目首要风险表的方法: (4)计算核函数SA(xi)。

SA(xi) = tA(xi) ?fA(xi), i = 1,2,…,m。

核函数SA(xi)用于衡量该风险被认为是“会对项目造成影响”可靠程度。SA(xi)越大,则可靠性越高。

一种实用的建立与更新信息化项目首要风险表的方法: (5)计算精确函数HA(xi)。

HA(xi) = tA(xi) +fA(xi), i = 1,2,…,m。

精确函数HA(xi) 用于衡量该调查结果的精确程度。HA(xi)越大,则精确度越高[4]。

一种实用的建立与更新信息化项目首要风险表的方法: (6)计算WA(xi)。

WA(xi) = a SA(xi) +b HA(xi), i = 1,2,…,m。

一种实用的建立与更新信息化项目首要风险表的方法: 其中,

一种实用的建立与更新信息化项目首要风险表的方法: 0≤a≤1, 0≤b≤1且a+b= 1。

WA(xi)是对于风险i对项目的影响程度的一个评价指标,a和b是可靠程度和精确度的权重,可以根据决策者的偏好进行调整。如果决策者认为精确程度对决策而言很重要,则可以加大b而减小a;反之,则减小b而加大a。这样做避免了在综合评价中直接对Vague值进行比较,因为很多时候Vague值是无法进行大小比较的。

(7)将风险i发生的可能性yi ( i = 1,2,…,m )表示为( tB(yi) , 1?fB(yi) )的形式。

tB(xi) = 在“发生可能性”风险清单中将第i个风险钩出的人数/h;

1?fB(xi) = 1?未将第i个风险列入“发生可能性”风险清单的人数/h。

重复(4)(5)(6),依次计算出SB(yi)、HB(yi)和WB(yi)。

一种实用的建立与更新信息化项目首要风险表的方法: (8)计算Wi。

Wi= WA(xi) + WB(yi),i = 1,2,…,m。

根据Wi对m种风险进行排序,取Wi最大的前l种风险列入首要风险表。如果存在Wi=Wk, i≠k且i, k = 1,2,…,m,可以在决策者所能接受的范围内适当的调整a和b,使它们区别开来。

4 将上述方法用于一个智能决策支持平台项目

下面是一个利用上述方法的例子。该例子是一个智能决策支持平台项目的风险管理,项目以农业为背景,系统的主要功能是针对不同的地区、气候和土壤条件进行种植结构优化,选择合适的种植技术,并建立和维护农业基础数据库和模拟作物生长模型库。然而在项目已经进入编码的阶段,仍存在很多不确定性很强的问题,风险小组成员本身的意见也不是很统一,虽然大家都认为目前项目出现了一些问题,可是每个人强调的方面都不尽相同。项目小组的其它成员对项目存在的问题都有不少想法,但是却说不清道不明,无法立刻决出目前的首要风险。项目的风险小组管理人员为了找出目前项目面临的最大风险,进行首要风险表的更新。

这里一共调查了10个项目组的成员,他们分别从事项目的各个方面的不同工作,每个人列出了6种风险,一共列出了8种风险,整理得到风险集D=。假设打算将4种风险列入首要风险表。根据统计结果得到xi,计算过程如表1所示。

以“采用新模拟模型”为例,10个被调查者中有7人将其钩出,1人未将其列入清单,则

一种实用的建立与更新信息化项目首要风险表的方法: x2 = (0.7,0.9);

SAx2tAx2fAx2) = 0.7?0.1 = 0.6;

HAx2tAx2fAx2) = 0.7+0.1 = 0.8;

经过慎重的考虑,项目小组人员取a = 0.7,b = 0.3以满足整个项目管理的要求,则

WA (x2) = a SA(x2) + b HA(x2) = 0.7×0.6 + 0.3×0.8 = 0.66 。


相似的方法计算后可以得到衡量风险发生可能性的指标WB (yi),得到表2。
 
最后,根据表3,取j = 1,2,3,4 的四种风险即“产品质量太低” 、“需求变化”、“采用新模拟模型”、“超期”列入首要风险表。
通过上述对项目首要风险表的更新,综合了各个方面的意见,风险小组的成员发现了许多以前不被自己重视的潜在风险,使得项目组及时地掌握了目前项目的真实状态,并针对“产品质量太低” 、“需求变化”、“采用新模拟模型”和“超期”这四个“最大的风险”进行了进一步评估和分析,采取了有效的措施,在避免不必要的成本和开支、节省时间等方面效果都很明显。由于首要风险表上的风险基本反映了项目组中各个层面上的成员的意见,因此,也更容易得到整个项目组的重视,项目的风险规划也更容易被执行。
 
5 结论
首要风险表的建立和更新有其自身的特点。首先要认识到这其中应该考虑正反两方面的因素,全面反映项目组的不同成员的意见,充分合理地利用所收集到的信息。而上述借鉴Vague集的概念而建立的定性与定量分析相结合的方法能将这些特点反映出来。基于此建立或更新首要风险表能更好地为下一步的项目管理工作打好基础。本文所采用的方法避免了在以往的基于Vague集的综合评价过程中直接比较Vague值的做法,改用通过Vague值的两个属性来对对象进行衡量和排序,方便与表示可能性的属性进行综合评价,使得这种方法更具实用性。Vague集的概念所代表的现实意义也比较容易理解,使得这种首要风险表的建立和更新的方法更具有可操作性。
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