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创新文档管理模式的必要性

2008-11-08

自上个世纪,计算机在各行各业被广为应用以来,技术成本的下降促进计算机设备的应用,为企业信息化提供了条件。电子文档以其独特的优势取代了高成本、不利于保存的纸质文档。由此,也给文档管理提出了新的要求。

在企业发展壮大的过程中,随着业务的增长,总会产生大量有关管理、产品、制造、销售等与各环节相关的电子文档。这些文档对企业和员工来说都是很重要的资产。大量不同格式的文档存放在不同的物理位置,当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时,却发现很难找到所需,集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中,机密文件很难得到有效的保护,各部门间难以协同办公,重新开发利用知识资源十分困难。由文档管理引发的这些情况屡见不鲜。这种情很大程度上延误了工作的进度,文档管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。

虽然企业付出很多时间和精力去组织分类这些文档,避免意外状况发生,结果却是不尽人意。如何科学管理这些盘杂的知识文档使其不至于流失,并得到充分的利用,正是很多企业都深感头疼的问题。

据了解,当前多数企业的电子文档管理几乎空白。管理层对文档管理的重要性认识不足,对于电子文档管理技术更是不甚了解。对于集中管理如此浩大的电子文档,企业感到心有余而力不足。

在日新月异的现代社会,竞争无处不在。知识的竞争是首位的。近年来,由于知识经济的风行,知识管理受到了众多企业的推崇。实行知识管理可以帮助企业整合知识资源,提高核心竞争力。从本质上说,知识管理的基础是实行文档管理。专家总是把知识管理和文档管理相提并论。脱离文档管理的知识管理是不切实际的。这是因为信息资源是一种十分脆弱和很不稳定的东西。文档凝聚了知识财富和智力资源,是最基本,也是最重要信息载体。科学的文档管理可以实现知识的共享和开发利用。离开文档管理的信息化建设等于一纸空谈。不论从哪个角度出发,文档管理任务都是极为重要的。

一些高效、有远见的企业已经引入了电子文档管理系统,以此取代传统的文档管理方式,率先享受到了先进科技带来的便捷和利益。那些保守、传统的企业还在沿用着传统的纸质文档处理模式,花费很多宝贵的时间去打印、传阅文件,还要聘专人专门整理文件、分类归档、入库存放等事项,同时还得为机要文件的安全提心吊胆;需要某些资料时,面临的又是繁杂大量的查找翻阅工作……在他们看来,计算机在日常工作中只不过是扮演着信息录入和打印文件的辅助角色。殊不知,先进企业和后进企业,首先就在工作和管理模式上拉开了距离。

文档管理是指对电子文档、电子表格、图形和扫描文件的存储、分类和检索。文档管理系统利用先进的计算机技术将企业的知识文档整合起来,可以满足用户在文档获取、文档处理、文档存储、文档应用等各个环节的不同需求,最大限度的实现资源共享。它在企业中的实际应用直接增进了电脑的使用效能。作为一种先进管理思想结晶的应用系统,文档管理系统实现了对海量信息的集中管理,对企业实现信息化建设起到了不可小窥的作用。有人因此把电子文档管理系统比作传统文档管理模式的“终结者”,这并不为过。

利用电子文档系统可以给企业用户带来前所未有的好处:不限格式的系统存储文档,检索和传输都非常迅速,文档的安全性问题从技术上得到了解决。并且同一信息资源可以同时被不同用户利用,用户可以随时随地都能查阅不断更新的数据,并通过按照企业的组织结构实行权限结构划分,使企业的每一成员各司其职,解决了企业内部各自为战的问题,有助于各部门之间互通有无,有助于提高办公效率,从而实现协同办公。
电子文档管理系统的面世卓有成效地解决了传统文档管理模式滞后的局面,使文档管理改朝换代,全面有序地步入正轨。

企业要跟上时代的步伐,在愈演愈烈的市场竞争中占有一席之地,首先要提高管理层对文档管理重要性和紧迫性的认识。尽快建立行之有效的管理机制,加强对电子文档的管理。引进新知识、新技术,引入与企业规模、行业特点相符合的文档管理系统,更新管理思想和管理模式是必须的,也是首要的。

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