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换个思路革新企业采购

2003-05-25

换个思路革新企业采购:换个思路革新企业采购

叶宜强

现代企业面临着需求多样化和个性化的双重挑战,需要物料的采购和供应环节能够满足生产过程对物料柔性(多样化)和刚性(质量)的需求。

从物流角度看,最初的采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售的最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。

企业的采购流程的“龙头”作用不容忽视。

换个思路革新企业采购:企业采购困境

由于体制、机制等方面的原因,传统采购存在着许多与现代采购要求不相容的地方,影响了采购的效率和有效性,主要包括:

信息不能共享。由于组织之间信息私有化、未经集成,采购信息没有实现有效共享,包括采购方与供应方之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间。

采供双方未建立稳定的协作关系。这是旧的采购模式造成的,它们以临时的或短期的合作机制为主,造成了竞争多于合作,进而导致了采购过程的不确定性。

与预测和物料需求计划结合不紧。不能有效根据生产需要组织采购,实现物料供应计划与当前需求的平衡,并与企业的库存投资和策略相一致。

无法跟踪采购情况。包括请购单处理、采购单处理、询价单报价单处理;运输处理、收货处理、质量控制等。

缺乏制约(采购事务的授权、签发、批准、执行和纪录没有进行职务分类),容易导致暗箱操作。

缺乏对供应商的评价和管理。

总之,不通畅的信息以及落后的采购模式,在市场需求发生变化时,采购方不能改变已提供给供应方的采购合同,企业响应用户需求的能力迟钝。

协同采购取代传统

必须用协同采购取代传统采购模式。这种新模式采取供应链管理策略,改进与供应商之间的关系,强调协同理念。随着采购的品种、数量和频率增加,协同作用将越发明显。

换个思路革新企业采购:企业内部协同

企业要实施高效的采购行为,需要企业内部各业务部门的协同配合,并适时进行相关数据的维护。

换个思路革新企业采购:企业与外部的协同

采购不仅需要企业内部的协同,更需要与外部的协同。企业根据供应链的供应情况调整计划及执行的过程。同时,供应商可根据企业的库存、计划等信息调整供应计划。

采购过程的集成机制


“为库存采购”转化“为订单采购”

供应链管理条件下,采购活动以订单驱动进行,这种方式可准时响应客户需求,降低库存成本,进而改变了传统以库存补充为目的的采购模式。

换个思路革新企业采购:加强对外部资源的管理

建立一种新的不同层次的供应网络,减少供应商数量,与供应商建立一种长期的、互惠的合作关系,进而摒弃传统采购管理的不足:缺乏合作、缺乏柔性和对需求的快速响应能力。

换个思路革新企业采购:IT技术提供手段

有效利用协同采购模式解决企业管理中的采购问题,必须依赖于强有力的技术手段。IT技术与先进管理模式的结合,可有效解决问题。据统计,IT技术应用能获得5%~40%的总节约,典型成本下降范围是15%~20%。

● 设置流畅的采购流程

采购流程包含为生产需要而选择供应商并购买物料所涉及的活动。通畅的业务流程是保障高效采购的基础,应具备优化、无冗余、并行作业。

● 搭建合理的组织结构

优秀的采购流程需要相应的组织结构支撑,组织结构应扁平化,支持新采购模式,如集中采购、分布式采购等。

对采购数据实施管理是信息快速传递、共享的基础。采购数据包括物料、供应商和采购价格数据。应建立对采购数据的唯一性录入、动态更新和维护机制。健全的采购数据可快速寻找并评价供应商、询购、形成采购订单、审批、跟踪采购情况。

● 与相关业务功能集成

物料采购与销售、生产、库存、财务、质检、供应等业务环节紧密相关,需相关部门配合。数据共享和业务集成对于实施协同采购模式是必须的和基本的。从上图可看出采购与销售、物料管理、财务的集成机制。

换个思路革新企业采购:基于IT应用的几种优秀采购方式

IT技术在企业采购的广泛应用,对提高采购效率和效果将发挥重要而深远的作用。

比较因素

传统采购

准时采购

供应商选择

较多供应商,
合作关系松散、
物料质量不易稳定

较少供应商,
合作关系稳固、
物料质量较稳定

供应商评价

合同履行能力

 

合同履行能力、
生产设计能力、
物料配送能力、
产品研发能力等

交货方式

 

由采购商安排、
按合同交货

由供应商安排,
确保交货准时性

到货检查
信息交流

每次到货检查
信息不对称,
易导致暗箱操作

质量有保障,无需检查
采供双方高度共享准时
实时信息,易建立信任

采购批量与运输

大批量采购,配送频率
低,运输次数相对少

小批量采购、
频率高、运输次数多


1. 集中采购

集中采购是采购组织为多个企业实施采购,这种形式适用于集团企业。

换个思路革新企业采购:2. 全球采购

全球采购在地理上更加拓展了集中采购的范畴,满足大型企业全球化战略的要求。

换个思路革新企业采购:3. 在线采购

作为全球采购具体形式,在线采购为采购人员提供降低采购成本的系统工具。

换个思路革新企业采购:4. 准时采购

准时采购是为适应准时生产系统(JIT)而形成,即供应商“在需要的时间,向需要的地点,以可靠的质量,向生产企业提供需要的物料”。准时采购与传统采购的区别见左表。

本文原载于中国计算机报

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