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企业门户建设现状评估的ICTM方法

2008-10-01

企业门户建设现状评估的ICTM方法:1、我知道在路上了,但是我究竟走到了哪里?

王总是某移动公司信息化办公室的主任,2001年公司开始了统一信息平台的建设,通过五年的努力建设,现在已经形成了由门户系统、公文/邮件系统、信息发布系统、电子流程系统以及其它专业应用系统组成的信息化平台,开发了近200个应用模块,每天支撑着7300用户在线使用,为公司企业内部信息化推动提供了强有力的支撑。可是随着企业的迅猛发展,企业内部业务部门的需求压力越来越大,现有门户平台的维护成本、新功能开发成本等也是越来越高,现有门户平台面临迫切的升级需要。但是究竟是门户的功能不足?还是门户内容建设不清晰?还是门户的管理规范和制度建设不完善?王总确实找不到清晰的方向。

企业门户建设现状评估的ICTM方法: 2、 问路——现状评估的ICTM方法

同企业门户建设人员交流的过程中,发现了一种很明显的倾向:如果门户建设的不理想,业务部门不满意,他们问的最多的就是,有没有更好的技术手段,还需要增加哪些功能?似乎他们很少考虑门户的内容是否真的符合企业员工的需求?门户的界面展示是否方便易用?也似乎很少思考从管理制度上去加强门户的应用和管理等等。借鉴企业门户建设成功与失败的经验,我们总结出门户建设的现状评估的一套思路方法模型。

此方法主要的目的是为了帮助企业快速定位自身门户建设的主要问题,认清门户建设的优势和不足,以便更好地持续推进企业门户的建设。该模型主要从四个层面上评估门户建设的现状:内容展现界面层(Interface)、门户内容建设层面(Content)、门户技术-功能层面(Technology-fuction)和门户管控层面(management)。这四个层面各自内涵指:

内容展现层——主要是从界面风格、用户感知层面评估门户建设的情况;
门户内容建设层——从内容层面上评估门户建设的深度和广度,包括门户内容涉及到的业务类别和企业层级等等;
门户技术-功能层面——主要考虑门户运行的网络环境、系统架构、安全以及门户的基本功能实现;
门户管控层面——主要考虑门户管理和推动层面,包括门户建设团队管理、门户运营规范等等。
3 识途——有的放矢

3.1 门户展现层面

门户的内容是通过门户的界面或者一个个页面展示出来的,国内的企业似乎都很趋向界面越花哨越好,越绚丽越好。其实这是一个误区。门户界面代表的是一种形象,因此我们需要关注的是企业的界面风格是否符合企业的文化要求,在企业文化的指引下是否又容许多元化?

门户界面是企业门户展现的门面,是门户的直接体现。很多企业都不关注企业门面上的风格和色彩等等。最后导致包括门户各页面的logo、色调搭配、栏目标题的风格等都是千变万化,各领风骚;这样无形之间必然导致门户界面中的一些元素脱离了企业文化的要求,脱离企业管理的自身特点。因此我们应该根据企业文化的本质要求确定一套门户界面各元素的基本规范,建立起企业门户的数字化品牌。

在界面易懂易操作的情况下,内容的呈现总免不了“个性化”的需求。谈到“个性化”很自然就让人想到内容、导航、栏目等等都可以根据“个性化”的需求进行配置,这也是门户软件孜孜追求的一种境界。当然我们希望门户的个性化配置功能越完善越好,但是个性化评估后,我们也需要有个理性的认识,究竟企业需要何种程度的个性化,难道一切都“个性化”吗?或许企业程序化、固定化的管理风格就不容许有太多“个性化”的突破。

3.2 门户内容建设层面

“您公司的门户到底想建设成什么样?”,当问及这样的问题,企业的人员大部分都一脸的茫然。门户的建设目标将直接决定内容建设,什么样的内容先建设,什么样的内容后建设?内容建设最重要的问题就是内容的有序化、体系化、清晰化。企业的人员进入门户,想查找自己感兴趣的新闻信息、公文或者业务文档,最糟糕的是他发现怎么公文放在了业务文档中,而业务文档怎么跑到了通知栏目里面?内容有序化、体系化的基本要求就是门户中的新闻、公文、文档等等都已经有了很清晰的界定,同时新闻也好、文档也好、流程也好都形成了一套非常体系化的分类结构,并得到了企业员工的认同。

体系化只是第一步,我们还需要这些内容的实现逻辑和企业管理的逻辑是匹配的,如新闻的发布是否需要审批,如何审批?如果现有的管理模式需要改进,就应该毫不犹豫去引导改进,千万不要一味让门户成为一个被动的实现体。

不过,还会遇到这样的问题:人力资源部的希望主要看到人力资源所属的内容,战略管理部希望首先看到战略管理的内容……这又涉及到内容的层次性问题。企业应该按照不同层次的业务需求进行了不同层次的内容聚合,在门户建设的深度和广度上下功夫,建立诸如人力资源部部门门户、战略管理部门门户等细化的门户频道。

3.3 门户技术-功能层面

门户技术-功能层面的评估主要针对门户的网络运行环境、技术架构、安全以及基本的门户功能的完善。网络硬件设施要根据未来门户发展的需要进行合理的评估,当然也要考虑前期的投资保护和数据安全。技术架构上,不是JAVA就是.net,基本没有太多的选择余地,只要适合企业就可以了。

门户的功能主要包括SSO、LDAP、搜索、门户管理功能等,同时还会包括文档管理、数据管理、应用程序集成、流程支持、安全功能、原数据管理和分类等等。这些功能都是门户建设所必须的,关键的问题是需要根据门户建设的实际情况有选择性的进行功能的完善。就像SSO,我们必须考虑SSO的范围和方式;还有LDAP,我们必须事先考虑企业的组织架构特点和标准的LDAP之间的对应关系。有些企业组织在实施LDAP的时候,发现他们还要把企业内部的职责、岗位、职位等基本信息概念界定清楚。

3.4 门户管控层面

企业经常遇到这样的问题:门户首页上的某栏目更新率很低,但是某领导说了,一定要放在门户首页上?在党群部门户建立一个“企业荣誉榜”,公司其它部门也可以共享调用此功能,结果工会发现这个“荣誉榜”根本不适合自己的业务特点,故要求建立一个自己独立使用的“荣誉榜”等等。

这些问题不是门户技术和功能能做到的,必须通过管理制度、管理手段约束和规范门户的管理。门户管控主要涉及到门户员工行为管理规范,门户管理激励制度、门户需求管理、门户开发流程、门户内容体系规范以及门户评价方法等等。企业是否建立了一套门户管理体系,是否能够从管理上引导用户行为,并不断的推动门户的建设是门户建设过程中不能忽略的一环。不过管理的问题总是和“人”的问题离不开,门户的建设离不开团队建设,也需要有一支能够不断推动门户建设的生力军。

企业门户建设现状评估的ICTM方法: 4 重新上路

有了思路,王总也是雷厉风行,他召集部门内部人员从门户内容展现层、内容建设层、门户技术-功能层和门户管控层四个层面对门户的建设情况进行了一次头脑风暴。期间,各成员都积极的发表了自己的看法,各抒己见。根据大家的讨论结果,主要问题可以总结如下:

门户层面上:现有门户样式单一、版面简单,难以满足丰富的信息展示需要;界面风格形态各异,缺乏统一规划,企业文化体现功能弱;

门户内容建设层面:内容已经建设了很多,但是缺乏整体系统性和体系化;门户内容的服务能力需要提升,即需要从用户体验和用户特点的的角度增加内容的汇聚等;

门户技术-功能层面:缺乏统一待办管理、统一的信息搜索和集中的知识文档内容展现区域,员工寻找信息和知识的时间成果高;现有的LDAP仅存放了用户基本信息,缺乏组织、岗位等信息,造成大量用户信息分散在各应用中;缺乏统一的日志管理,不利于及时发现平台运行中的问题,实施预防性维护工作等等;

门户管控层面:基本没有什么门户管控的制度规范和激励机制。

根据以上的分析,王总对于今后的门户建设有了新的方向,他又充满了信心开始了一个新的起点。

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