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在OA中学习

2006-06-05

在OA中学习: 在OA中学习


在政府部门中,办公自动化系统(OA)不仅是一个办公工作流程的自动控制和管理的计算机系统,它还承担了知识共享、信息发布及教育培训等职能。因此,政府部门可以利用OA系统,形成一个网上学习环境,甚至在OA系统只是一个雏形的时候,政府部门也可利用OA系统与教育服务系统的集成,向不同岗位的政府职员传授OA系统使用知识。2003年9月,记者在太极计算机股份有限公司电子政务研发中心采访时,研发中心副总经理董晶介绍了如何将数字教育融入电子政务项目的方法。

在太极接受的每个电子政务项目中,电子政务项目与数字教育服务系统同步启动,并且合为一体。

OA系统的模块构成
办公自动化系统一般包括公文流转管理、会议管理、办公事务管理、个人信息管理、领导信息管理、系统管理等功能模块。

其中,公文流转模块可完成文件收发管理、文件在处室之间交换、大事登记记录、针对文件的建议和提案五大功能。

会议管理模块可完成包括内部会议、外部会议的会议审批、会议申请、会议通知、会议记录、会议草稿、会议信息查询等功能,同时可完成会议室登记、讲稿查询等管理功能。

办公事务包括领导日程安排、督办管理、信访管理、接待管理、车辆管理、值班管理、考勤与出差管理七大子模块。

对个人信息的管理包括个人用户名和密码、待办工作、个人文件管理数据库、个人近期日程安排、个人通讯录等内容的管理;领导信息管理模块将显示还未办理的工作、工作相关的重要信息和领导关心的信息、分类的待批公文和相关资料、根据日程安排将相关的来宾信息和有关会谈的主要议题,利用该模块还可在领导权限范围内给相关人员分配任务,并且自动提示领导近期的工作和活动安排。

OA功能预先演示
对于不同政府部门的每个职员,OA系统的启动预示着原有的工作方式将被改变,每个职员都必须接受新的工作流程,基于岗位不同,每个人的工作内容都有所变化。因此,在OA项目启动之前,太极提出的整体方案是一个OA系统与数字教育体系的集合体,政府职员首先看到的是OA系统的演示版,OA系统的预演示可完成针对政府部门的OA系统初级培训。

初级培训的OA演示版是以电子课件方式完成,OA演示版预先向政府职员演示未来工作流程的调整,给予职员以预先理解OA系统最终形式的机会。

OA培训与项目同步
一旦OA项目启动,业务数据的汇聚整理,工作流程的重新优化,部门之间的调动和配合,诸多繁琐的工作充斥OA系统的项目进程。此时,教育服务系统承担的任务进一步细化,针对每个职员业务形态的变化,注重解决OA系统使用方法的培训,力图令每个职员都熟悉OA系统在自己工作中的作用。

OA系统的教育培训是否成功,直接决定了日后OA系统是否能够发挥效用。因此,政府部门必须制定一个完整的OA项目培训计划。

更广泛的培训
OA系统并不仅仅局限于办公工作流程的管理,OA系统完成后,它也成为政府部门业务培训、文化传播和知识共享的渠道,以及内部教育培训的平台,实现更广泛的培训。

将教育服务系统与电子政务系统结合,教育系统就成为政府部门岗位技能培训、管理培训、文化培训、信息系统培训等的基础环境,电子政务系统在教育系统的支撑下,将最大程度地在各个领域发挥作用。

更广泛的培训需要OA系统开发商与政府部门双方面的配合。据董晶介绍,利用OA系统完成更广泛的教育培训,首先需要完成教育资源和教育模式的数字化,将各类知识素材转化成数据,提供给接受教育的群体。其中,教育资源数字化包括建立动态的教育信息资源生成与更新机制,并建立灵活访问和共享信息资源的机制;教育模式的数字化包含远程教学、数字图书馆、教育信息门户、教务教学管理等多种数字教育手段。目前太极“数字教育”体系集中了产品、服务、实施、市场四个方面,可提供教育信息化咨询服务体系与技术支持服务,并且,面向不同的对象,可采用不同教育体系实施方法。

来源:《每周电脑报》

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