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如何缩小ERP理想与现实之间的差距

2009-11-25

为什么ERP系统在演示时流程都跑得很流畅,但一到用户手使用时,就全变了味?这其中的奥妙在于哪里呢?这是因为ERP系统在演示时,都没有考虑例外情况。而企业日常活动中,总难免会出现意外情况。对于这些意外情况,ERP一般都规定了比较严格的处理要求。但实际上,企业的日常管理通常都达不到这个要求。

也就是说,企业的实际运营与ERP的要求还有差距。但是,两者的差距到底有多少呢?也没有人专门作过统计。今天笔者来总结一下,企业由于各种因素的限制,一般在哪些方面没有达到ERP的要求。

如何缩小ERP理想与现实之间的差距:一、原材料入库与领料的矛盾

如一笔原材料,在1月5日晚上8点,供应商送到企业。但是,员工都下班了,只剩下一个仓库值班员在上班,人家不会ERP的相关操作。若在平时,可以在第二天下班再补单据。但是,有可能这笔材料是急料,生产部门当天晚上10点就要安排生产,需要用到这笔材料。企业往往在系统没有开出单据的情况下,就直接从仓库中领料。若不像前面用料那么急,通常直接领料第二天再补料也没有多大关系,只要别忘了补单子就可以了。

但是,现在就有点麻烦了。第一,这笔材料一入一出要补两张单据,而且必须先补入库单,再补领料单(如果顺序搞错,要么领料单无法审核,要么会出现负库存);第二,如果忘了补单麻烦就更加大了。笔者遇到过一个客户,他们曾经因为这种情况没有录入单据。而后干脆都忘了这件事。如此一来,材料的入库出库的数量是对平了,软件上看不出问题来。可在对账时,才发现供应商送过这批材料。事后,查了好久,才发现已经在生产线上用掉了。

在很多企业,这种情况都普遍存在。因为,在晚上一般都没有文员值班。也就是说,ERP系统操作员不能够时刻就位,这就会导致ERP系统的单据无法及时录入。而这跟ERP系统的单据及时录入的原则相违背。那该如何调和这两者之间的矛盾呢?

笔者认为,可以采取如下这几种方案。

1、当ERP操作员不能就位时,先用手工单据代替,第二天上班后,再在系统中补录。在实际操作时,还是需要注意调查清楚之前所有的入出库动作和相应欠缺的单据。同时,有些单据还要注意先后顺序。为了确保无误,企业可以按部门设立录入单据的时间限制。如对于仓库部门,要求在第二天上班后,半个小时内,把昨天晚上的交易单据补齐;而生产部门,则在接下去的半个小时内,把单据补全。如此,就不会发生负库存或者单据无法审核的问题了。

2、可以对一些员工进行简单的培训。虽然一线的操作员,不怎么会利用电脑,但是,稍加培训后,其还是可以进行一些简单的操作,如单据的生成等等。当然,企业在排班时,也可以做一些调整,把那些有一定电脑基础的员工,排在不同的班次。其次,可以给他们开单据的权限,而没有审核的权限。如此,第二天上班后,其他人员可以对他们开的单据校对一次,看看有没有错误,校对无误后,再审核。这样就可以防止漏开单据了。

如何缩小ERP理想与现实之间的差距:二、采购价格无法确定,该如何处理

当前由于原材料市场价格波动大,所以有些企业,在采购单下发时,都不能确定采购价格。甚至在原材料到达企业时,还无法确定价格。只有在对账时才能最后确定。这也是不符合ERP的精神的。

对于这种情况,一般来说,企业可以先估计一个价格,先以这个价格下单,然后再在恰当的时机修改价格。但是,有些用户害怕变更麻烦,所以宁可在下单的时候先不审核采购单,等价格确定后再修改价格,然后审核采购单。这不是很合理。一方面,可能在原材料入库时,价格还没有确定,而采购单没审核的话,入库单就无法开;另一方面,在采购单没有审核的情况下,采购单可以被随意的更改。无论是有意的、还是无意的更改,都具有风险。

所以,笔者建议,采购单即使在价格没确定的情况下,只要已经发给了供应商,就要及时审核。价格,可以在有需要的时候,再进行变更。

1、在采购订单的货物还没有进货前,可以通过采购订单变更单进行变更。通过采购订单变更单进行变更,价格的变动还可以留下历史纪录,方便以后查询。

2、若采购单已经有进货,则ERP系统是不允许对采购单进行任何变更动作的,除非把采购单指定结束。所以,若采购单已经结案,或者已经有进货的情况,采购变更单就无法处理了。此时,有些ERP系统,如神州数码的易飞ERP系统,在原材料入库单上,加入了一个小功能,可以更新采购价格。在后续的应付帐款上带出的价格,就是更新后的价格。

3、若原材料已经入过库。已经跨月了,还没有确定价格的话,则在月末要走暂估流程。这个流程比较复杂,企业最好不要走到这一步。也就是说,在月底时,最好能够确定这个材料价格。否则,很可能导致月底仓库库存成本不准确,从而导致企业的生产成本出现问题。在不得已的情况下,也只好采用暂估流程。

如何缩小ERP理想与现实之间的差距:三、月底退料的麻烦

在月底,ERP系统进行成本结转以前,ERP要求用户把多余材料及时整理退库。如某张生产订单需要用到某种材料800千克,在实际生产中,由于采用了先进的生产技术或者其他的一些原因,其实际只用了750千克材料就完成了生产。ERP要求在订单完工入库的同时,就能够把这500千克材料退回给仓库。因为若订单入库后再进行退料的话,ERP系统不允许对已经完工入库的生产订单进行更改,此时就算退料,也不能关联到这张生产订单。那么,在实际成本计算时会把这多余的材料,仍然计算到这张生产订单中去,成本计算的结果就与实际成本有差异。

但是,若每张生产订单完工后,都要求企业整理车间,把余料及时退回仓库,对于企业来说是不可能实现的。即使可以,成本也会太高、或者会影响生产计划,所以,企业一般不会这么做。ERP考虑到这种情况,就退了一步,要求企业在月底成本结转作业运行前,把当月完工订单的余料及时退回给仓库。

这比前面的要求宽松了很多。所以,笔者在实施时一般建议对于那些价值比较大的材料,或者专用于某些产品的材料,在生产订单完工时,无法及时退回余料的情况下,在月底至少要整理一次,把余料按照生产订单一一退回给仓库。从哪里来,就回哪里去,不要搞混。而对于那些价值不大的材料,如包装袋等,就没必要按月整理仓库了。因为这些材料对于最后的成本影响不大,也就没有必要费这个精力了。

所以,对于余料来说,月底是最后的期限。在月底还无法完成这个工作的话,当月的生产成本肯定会受影响。而且,这个影响是不可逆转的。如上月现场余料,如果下月才清理入库,ERP系统不会递减上月的成本,而只会递减当月的成本。也就是说,这至少会影响两个月的成本计算。企业要慎重对待。

以上这三个差异,是大部分企业不可避免的,或者虽然可以解决,但是,需要花费大量的成本。对于企业来说,失去的远比得到的要多,企业认为不合算。所以,在这种情况下,企业应该跟顾问一起,商讨一些解决方法,通过补救或者规章制度的规范,尽量减小其对于ERP系统的影响。

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