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ERP实务:流程评述之应付帐款流程

2008-07-18

对于ERP项目来说,其核心就是企业管理流程。在后续的文章中,笔者将以一定的篇幅介绍一下制造企业的管理流程。一方面是对我以前工作的总结,另一方面,也希望借此能够那些需要帮助的人提供一些帮助。

在文章中,我将以公司的实际案例描述企业管理流程,同时,也会强调在流程操作中可能出现的问题,特别是企业实际管理流程跟ERP提供的标准流程不一致的地方。同时,也会对ERP项目过程中,业务重组的相关知识及技能做一些介绍。

这里我将给大家介绍的第一个流程是应付帐款流程。

应付帐款流程说说是一个流程,其实,根据应付帐款形式的不同,其还可以细分为好几个流程。如应付帐款逐笔结转流程、应付帐款月结流程、应付帐款暂估流程等等。出于篇幅的限制,我这里对于应付帐款逐笔结转流程与应付帐款月结流程将合并讲述。而因为应付帐款暂估流程比较特殊,我将分开来讲解。

我先以应付帐款月结为例,进行说明。

假设,某企业当月的某个供应商一共有四笔交易记录,明细如下:

ERP实务:流程评述之应付帐款流程: 1、5月4日供应商送货20万,企业开入库单A。

ERP实务:流程评述之应付帐款流程: 2、5月10日供应商送货15万,企业开入库单B。

ERP实务:流程评述之应付帐款流程: 3、5月26日供应商送货10万,企业开入库单C。

ERP实务:流程评述之应付帐款流程: 4、5月31日供应商送货20万,企业开入库单D。

到5月底、6月初,企业就要进行应付帐款作业。结合ERP系统,企业用户该如何开展相关工作呢?

第一步:采购员提出应付帐款的需求。

在月底,采购要跟供应商进行对帐。对帐是一件比较头疼的问题,因为其比较烦琐,没有多少技术含量,只要人细心就可以了。其实在对帐中,还是有些技巧的。

我以前有个客户,对帐的大部分工作由企业自己做。具体的说,就是月底供应商送来一份出货明细表,然后,公司的采购员根据此表一张张的寻找进货记录与采购记录,进行逐笔的核对。如此,对帐的工作明显都推给了企业。其实,我们若采用了ERP系统后,我们可以反过来。每月底,我们可以从系统里导出一份当月的进货记录,然后把这份记录发给供应商,让其进行核对。我们只需要对于供应商有异议的条目进行复核即可。如此,对于企业来说,工作量就会轻松很多。

再对帐时,要注意两个问题。

一是月结的时间问题。我遇到的大部分客户,都是按自然月结帐,也就是说,以自然月为单位,跟供应商对帐。但是,也有不少的客户,不采取自然月,而手工的划分月结时间。如我有一个客户,其规定的月结时间是25日截止,26日送的货都当是下个月进的货。故若遇到这种情况,我们在系统里导出进货明细表的时候,要注意选择具体的日期,如4月26日到5月25日,这就是5月份应该结帐的进货记录。也就是说,若按照这个客户的要求,则以上的例子中,只有第一、二条记录可以作为5月份的货款依据。

二是发票的问题。在大部分生产企业中,都有增值税发票的管理要求,因为其可以用来抵扣销项税额。一般情况下,有两种发票管理方法。一是逐项开发票,也就是说,每进一次货就开一次发票。这种发票管理比较简单,因为其跟采购单、入库单是一一对应的,但是,工作量比较大。无论是供应商开发票还是企业自己认证发票,都比较麻烦。另外是一个月开一次发票。

也就是说,跟供应商对完帐后,供应商就开一张发票过来,发票的金额就是当月产生的总金额。对于ERP系统来说,这两者都支持。前者,就是逐笔结帐流程,后者就是月结流程。由于增值税发票,在一定程度上也是企业的资产,所以,在供应商材料入库单上,ERP也作了限制。当采购员收到发票时,采购员需要在入库单上注明发票的号码,以表示供应商开了发票。若没有发票信息,则系统可以控制,该入库单不能生成应付帐款信息。

采购员对帐完成后,就会把相关的单据递交给财务人员,让其再次对相关内容进行核对。

第二步:财务人员核对

采购员对帐无误后,填写付款申请单给财务,财务会再次核对相关信息。

到了财务部门,财务人员主要会核对单据是否齐全。不同的企业对于申请货款需要哪些单据有其不同的要求。我的客户,大部分都是四单合一,即采购单、供应商送货单、原材料入库单与发票申请单四单一致。为了方便财务人员核对,系统提供了“四单报表”。这张报表以入库单为依据,查找对应的供应商入库单单号(如果在系统中有输入的话)、采购单号及发票号码。通过这张报表财务人员就可以一目了然的知道,单据是否齐全。若单据不齐全,财务人员就可以把付款申请单退回给采购,让其重新整理,直到单据齐全为止。

一般情况下,入货的数量、价格等基本信息经过采购员对帐后,很少会有错误。不过有时候,发票的金额可能会产生误差。如当月供应商当月发生退货时,本来应该开红字发票对冲的,但是,这么处理起来比较麻烦。所以,可能退货的金额直接在当月发票上扣掉。所以,当月的开票金额跟当月的应付金额可能不一致。系统会提示相关的报警信息,若用户觉得这没有错,则可以忽略这个报警信息。

第三步:自动生成应付单据。

财务人员核对无误后,就可以进行自动生成应付单据作业。这支作业的主要用途就是把“原材料入库单”转换成“应付帐款”单据。

在这个转换的过程中,有很多后台的命令要处理。如:

1、价税分离。现在大部分企业供应商报价时,都是含税价格。也就是说,采购价格中包含17%的增值税。但是,在应付帐款时,是要价税分离的。所以,在自动生成应付单据这支作业运行时,会根据相关信息,与判断该张单据是否是含税,及对应的税率,然后执行价税分离动作。不过,不同的ERP软件可能价税分离的运行时点不一样,如有的在采购单审核时就会进行价税分离。

2、预计付款日期的计算。现在大部分企业出于现金流的考虑,一般不会采取立即付款的付款策略。而会采取如到货后一个月或者结帐后一个月等类似的付款条件。系统会根据客户对应的付款条件及其他的一些信息来计算预计付款的日期。这里作为实施顾问或者系统管理员,要注意不同的付款条件具体代表的含义是什么。如上例中,若客户采取的是到货后几天付款的付款条件的话,则可能会根据不同的付款日期生成多张应付帐单;而若客户采取的是结帐后几日付款的话,则当月的入库单只生成一张应付单据。所以,付款条件的设置,也会影响到应付帐款的生成。

3、进货单信息的更新。在进货单上,有个结帐字段,若该字段选中,表示该笔进货单已经结帐,已经不能做任何的修改,包括删除动作。这是一个非常重要的功能。这可以保证入库单跟应付帐款单据的内容一致。当某张应付帐款单据因为某种原因删除时,也会更新这个字段,更新为不选中。如此,又可以更改相关的入库单,我们也可以重新的结帐。

第四步:应付凭单错误的修改。

一般情况下,应付凭单是不会产生什么错误的。其若真的出现什么错误的话,也是入库单或者其他基本信息的错误而造成的。如供应商的付款条件错误或者进货单上的进货日期错误,可能导致应付帐款上的预计付款日期错误;进货单上的价格或者数量错误,也会影响到应付帐款上的金额,等等。

若应付凭单真的发生错误改如何处理呢?

一般情况下,我们是不建议用户直接修改应付凭单。因为这会导致跟原始单据不一致,以后稽核时,容易产生问题。所以,我们建议,在应付凭单上发现问题时,最好把应付凭单删除或者作废掉。然后修改入库单等原始单据,修改完成后,再重新结帐。这么做,虽然比较麻烦一点,但可以保证应付帐款凭证跟原始单据一致,方便以后的管理。这不仅是系统的要求,也是企业管理实务的要求。当然,若用户觉得没必要重头开始改起,那用户也可以直接在应付凭单上进行更改。只是,用户要记住为什么要更改,否则的话,以后要查询更改原因的话,那就比较困难了。时过境迁,到时候不一定有人会记得。

以上讲的就是应付帐款的月结流程。其实,月结流程跟逐笔结帐流程差不多,只是一个多对一与一对一的关系,这里就不再重复说明了。

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