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当心ERP系统中的多骨诺牌效应

2009-06-20

从能量学的角度看,多骨诺牌效应所产生的破坏性是非常巨大的。骨牌站着使,重心比较高;倒下的时候,重心则下降,在第一枚骨牌倒下的时候,重力势能转化为动能。它倒在第二枚骨牌上的时候,这个动能就转移到第二张骨牌上,第二章牌将第一张牌转移过来的动能和自己倒下过程中所产生的重力势能进行累积,然后转移到第三张骨牌上。如此下去,后面的牌倒下的速度会越来越快,所破坏性也就越来越大。

其实,这种多骨诺牌效应在实际生活中到处看见。今天我就来谈谈在ERP系统中所体现出来的多骨诺牌效应。

多骨诺牌效应举例:采购价格错误导致的多骨诺牌效应。

某种原材料,现在的价格应为9元。但是,采购管理员由于输入误操作没有审核这个物料的核价单,,导致系统中的该原材料的价格仍然为10元。下面,我们来看看这会产生什么样的多骨诺牌效应?

首先,这个材料中仓库仍然有100个库存,其库存金额为10元/个,总共的库存金额为1000元。

然后,采购部门由于生产的需要,又采购了900个这种原材料。其采购价格实际应该为9元/个,但是,由于采购价格在系统中没有更新,其采购单上显示的采购单价仍然为10元。由于采购管理人员根据平时操作的习惯,错误的认为价格不会出错,所以,没有发现这个价格上的错误。这导致采购单上的金额整整比实际上多了900元。

当供应商送货过来,仓库入库的时候,仍然是以10元的单价进行入库。如此的话,这笔原材料的入库价格仍然为9000元,这笔材料总共的库存金额即为10000元。而按照正确的价格计算的话,则该批材料的入库价值为8100元,总共的库存金额为9100元。若根据移动加全平均成本计算,则这批原材料的单位库存金额应该是9.1元/个。

然后仓库把这批原材料发给生产部门,生产部门进行生产。生产完成后,系统分析材料成本的时候,就是以10元的价格来统计这个发料成本。由于当月耗费的原材料众多,所以,成本会计在核对系统计算出来的成本信息时,也没有发现这个错误。

当跟供应商对帐的时候,采购与财务人员才发现这个错误。

在这个流程中,一共有五块多骨诺牌。第一块是采购核价员,由于没有及时更新核价信息,从而推翻了第一块多骨诺牌。第二块是具体的采购员,由于采购员一般没有干预价格的能力,其只核对采购数量与采购产品的准确性。如此,第二块多骨诺牌没有被挡住,被第一块倒下的多骨诺牌撞倒了。第三块牌、第四块牌分别是仓库与生产。由于这两个部门本来就不清楚原材料的采购价格,有些安全级别高的企业,他们甚至不能够了解价格信息。

所以,也根本不能发现这个错误。如此,第三块、第四块牌也倒下去了。第五块牌就是成本会计。由于每个月耗费的原材料很多,所以,成本会计一般也不会去核对发料成本的准确性,特别是移动加全平均成本涉及到的工作量很大,所以,在ERP系统使用过程中,基本上都是以系统中计算出来结果为准。所以,第五块牌也倒下了。最后就砸到了采购部门自己的身上。

从系统的角度来讲,若能够在采购单管理的时发现这个错误的话,那么进行调整还是很容易的,只需要通过采购订单变更价格即可。但是,越到后面的话,则调整会越来越麻烦。最后到月底结帐、成本结转过后,则就积重难返了。

这个多骨诺牌效应所产生的能量太大,已经难以回头。根据ERP系统的设计原则,月底结帐与成本结转作业完成后,是不能再对上个月的帐务进行调整。到供应商申请付款的时候,才发现这个价格错误,此时多骨诺牌效应所积累的能量已经很大,在ERP系统中不能对上个月的成本信息再进行调整。也就是说,上个月利用这种原材料的产品,其材料成本就比实际的高了0.9元钱。而为了最后库存的准确性,又不得不通过成本调整单,调整现有的这种原材料的库存金额。结果呢,又会导致后续的产品实际成本降低,一直到这批原材料用完。

可见,这副多骨诺牌带来的效应,由于采购核价员第一关没有把好,第一张牌倒了之后,就发生了连锁反应,后面对牌陆续倒下,最后终于积重难返,只能够通过成本调整单来手工的部分调整库存金额,对已经发生的成本信息,无法再进行调整,只能接受即成的现实。(不是说一定不能更改,而是更改的时候,工作量太大,而且会产生更加大的连锁反应。所以,对于成本结帐过的月份的帐务,一般不建议进行调整。)

其实,类似的情况很多。如工艺信息中工时设置与实际差异较大,从而影响到生产排程、制造费用的分摊等等,最终会对出货、产品成本产生不可挽回的影响。

那该如何防止多骨诺牌的不良效应呢?我有如下的建议,大家可以参考一下。

一是从源头抓起。多骨诺牌效应若是从第一块骨牌开始倒下,一直倒到最后,则会产生很大的破坏作用。相反,若从中间倒下,甚至是最快几块牌倒下的话,则其不良反应则会小的多。即使在ERP系统中进行调整的话,工作量也是在可以接受的范围之内。所以,要缩小多骨诺牌的不良反应,我们就要从源头做起。如对于基本资料的整理我们就需要特别的关注。

对于物料清单、产品信息、产品价格、供应商信息、工艺信息等等,都务必要保证极高的准确性。因为这些资料错误的话,则会产生一连串的连锁反应。而这些反应往往具有不可逆转的特性。所以,笔者建议,在ERP系统使用的过程中,要关注基础资料的准确性。三分软件、七分实施、十二分基础数据,也说明了基础数据对于系统运行的重要性。


二是单据审核者签字或者盖章之前,要想想笔下的重量。我在负责项目的过程中,发现很多企业的部门经理好像都很相信自己的员工,在单据审核的时候,都不是那么严格。如有的部门经理在审核单据的时候,看都不看,就草草在单据上签字。有的甚至把自己的章给了手下,让他们自己审核自己的单据。上了ERP系统之后,他们也把这种不好的习惯带到了ERP系统中去。如把自己的帐户名与密码给了自己的手下。他们先用自己的用户名建立单据,然后再利用主管的用户名进行单据审核。如此的话,单据审核这一道关如同虚设,根本起不到实质性的作用。这就导致在多骨诺牌倒下的时候,不能够及时防止,而一路倒到底,最后造成不可挽回的损失。所以,要减少多骨诺牌所造成的连锁反应的话,各个部门经理要抓好审核关,尽量让多骨诺牌只倒到自己这个部门,让问题在自己这个部门得到解决,不要再延续到后续的部门与作业中去。

三是当错误已经造成的时候,不要再想着去重新来过,而应该考虑如何收拾残局。当反先上月的交易记录有错误的时候,我们不建议用户再去重新来过,对上月的交易记录进行调整。因为这会影响当月的交易记录。我们在项目实施的时候,建议用户对上几个月的业务进行调整。也就是说,最多只能够对当月的业务进行调整。

另外,还有一个建议就是当月的交易在月底成本结转之前需要核对清楚。若遇到一些不清楚的情况,在可能的情况下,把他放到下月来处理,从而避免产生多骨诺牌效应,发生不必要的连锁反应。

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