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超灵活的会计科目设置

2007-03-06

用过ERP系统或财务软件的人士都知道,会计科目的设置是一项非常重要的基础工作,如果设置不合理,将给日后的报表编制及其他分析带来很大不便。而且对多数系统来说,会计科目一旦有业务记录,修改很困难。假如由于业务变化或其他原因需要大规模重整会计科目,几乎是无法实现的,往往只能重建新帐套,将所有历史数据保留于旧帐套,导致数据出现断裂,新旧数据的共用出现很大困难。然而,Exact的Globe2003却以独特的方式,提供超灵活的会计科目设置,从而很好地解决了这一问题。

一般的系统,会计科目的长度通常在15位以上,除了法定的四位标准编码,还有充足的空位可进行设置,初一看腾挪余地很大,相当灵活,其实是很大的误导。不少公司因此将会计科目设置得非常复杂,以特定的位置代表特定的含义,科目中包含了区域、客户、供应商、费用明细、产品类别、部门、人员等诸多信息。科目很长,输入麻烦,还在其次,一旦企业关注重点发生变化,变更非常困难。

为便于编制报表,系统通常按照分组方式管理科目,通过层层分组逐级汇总至最上层之报表项目。每个科目都固定隶属于某一组别,虽解决了数据汇总的问题,对于编制传统两大财务报表还算可以,但进行其他方式的报表分析就难以进行了。这种固定隶属式的分组同样也存在变更困难的问题。

Exact Globe2003是如何处理的呢?在会计科目上提供的9位空间,扣除4位法定编码,只有5位空余,这怎么够用呢?实际上通常用到4位就够了。4位就表明每个总帐科目可以有一万个明细科目,有谁真能用到这么多?对于客户、供应商、部门、人员等信息,系统专门有记录,无需绑定在科目中,科目的设置自然简洁许多,而且系统可以设定哪些科目必须录入“数量、物料、人员、项目”等信息,不用担心重要信息遗漏。

进行报表分析,这些内容的组合、筛选是相当灵活的。科目在Exact Globe2003仅仅是一个符号,通常没有变更的必要,如果用户觉得调整后更为合理,即使一个科目已使用多年,系统仍允许变更,且变更后对原有记录没有任何影响。

Exact Globe2003中,所有的科目都是明细科目,科目之间没有隶属关系,其分组完全独立于科目。分组设置本身也很有特色,分组可设到5级,分组既有上下级关系,又非固定隶属,比如:第2级有项目“资产”、“负债”,第3级有“流动的”、“长期的”,则“流动的”挂在“资产”下则为“流动资产”,挂在“负债”下则为“流动负债”,灵活组合,设置很简单,调整完全是各科目独立进行,跟组别无关,没有固定隶属关系那种“牵一发动全身”的感觉。系统提供Primary、Secondary两套独立的分组,比唯一的分组方式方便许多。

除此之外,Exact Globe2003还为每个明细科目安排了10个文本型、5个数字型、5个逻辑型共计20个空余字段,这些字段可以从不同角度为科目确定身份,在编制内部报表时,这些字段可以成为分组与筛选的条件,使报表编制极为灵活,做报表堪称随心所欲。在此领域,谁与争锋?

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