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使用ABM数据打造非凡的BPM系统

2005-03-03

许多公司的成本会计系统中的数据都是不真实的数据。公司如果使用这些数据进行产品报价、利润分析、项目评估的话,只会使企业绩效管理(Business Performance Management,BPM)系统陷于无用之地。管理会计数据失真、管理层对成本的驱动因素缺乏深入了解,这会使整个组织对BPM系统缺乏一个完整的视图。解决这个问题的一种方案就是作业成本法(Activity-Based Costing,ABC),它负责计算成本数据,并与基于作业的管理(Activity-Based Management,ABM)相结合。ABM应用ABC提供的数据更好地进行决策制定。

所有的ABM活动都由ABC计算进行支持,ABC提供业务流程中各个工作活动的成本数据,尤其是那些间接费用(传统的成本报表中无法显示间接费用)。ABC所提供数据的准确性有了根本性的改进,它根据产品、服务线、渠道、顾客的已计算成本进行费用分配,而不是根据销售额或劳动时间进行武断的分配。

ABM是一个有效的绩效评估与管理系统必不可少的组件。ABM信息为经理指明利润率高的顾客和产品,从而支持他们的战略决策。ABM还分析了运营成本的驱动因素,并能够改进这些因素。ABM系统也能够为平衡记分卡系统提供非常准确的关键绩效指标。

使用ABM数据打造非凡的BPM系统: 1. ABM改善了决策制定过程

当ABM与BPM的其他组件(如战略地图和记分卡)结合时,员工能够更好地理解公司业务的优先次序,并将自己的工作重点转移到战略性的和运营性的问题上来。如果经理和员工能够得到基于真实数据的商务智能,BPM将更加有用。ABC数据提供的基于真实数据的商务智能能够增加决策的正确性,能够帮助员工进行模拟分析。

除了改善决策制定外,ABM系统还能够促进利润和生产率的提升。经理使用ABM提供的可靠信息评估计划的实施情况并制定新的决策。图1是一个一般的ABM成本分配系统。这张图看上去很复杂,但事实上很简单,它表示了从资源开始的成本流动。虽然活动成本的确属于流程,但ABM是一个消费模型而不是流程图

图1 ABM成本分配网络

执行人员一般只注意财务会计数据,如期末销售报表、资产负债表、利润和支出。但BPM要求经理们也注意一下ABM提供的利润率和成本数据,这些数据可以用作记分卡中的KPIs。

使用ABM数据打造非凡的BPM系统: 2. 所有的顾客都为利润作贡献了吗?

战略性的ABM通过评估产品和顾客的利润率来支持公司的BPM,这样公司就能将资源优先分配给利润率最高的产品和顾客。如果一些顾客所需的维护工作特别多,那么这些顾客将对利润率造成不利影响。这些额外的维护工作是否值得呢?那些是比较麻烦的顾客?他们将对利润率造成多大的影响?公司应该对此采取何种纠正措施?

一些顾客只购买一组利润率低的产品。当从顾客购买的产品和服务的收入中减去成本后,公司可能会发现这些顾客是不盈利的。另一些顾客会购买一组高利润率的产品,但他们同时也对服务有很多特殊要求,因此他们也可能是不盈利的。那么哪种顾客是盈利的呢?公司怎样才能正确地衡量顾客的盈利性呢?确定顾客的盈利性之后,公司应该在何时通过何种方式放弃该顾客呢?公司不仅要确定每个顾客的盈利贡献,还要确定为每个顾客服务的总成本的组成因素。

传统的成本方法是基于销量的平均分配方法,它产生的数据是失真的。盈利率方法则能够从产品和服务收入中分离出实际的ABM成本。不合适的成本方法可能会隐藏实际上未实现的盈利,因为会计人员没有根据因果关系合理地分配成本。而通过ABM企业能够真正地掌控服务成本。

使用ABM数据打造非凡的BPM系统:3. ABM的计算输出为记分卡提供了一组KPIs

运作性的ABM通过测量流程输出的成本来支持BPM系统。管理人员使用它来提高生产率和资产使用率。大部分企业对它们的输出缺少一种洞察力——这里的输出不是指交付给顾客的产品和服务,而是指企业工作的内部“输出”。比如说,内部输出反映了产生销售电话、已处理的发票、已处理的顾客抱怨、退回的商品等的工作努力和成本。这些例子不是员工执行的“工作任务”,而是他们的工作活动产生的结果,也就是他们工作的输出。正是这些输出共同组成了最后的“结果”——产品、服务等。

那么ABM在哪里起作用呢?ABM能够为活动成本分配属性标记,比如质量检测的成本或增值代码,以便对需要引起注意的活动进行重点管理。ABM还可以跟踪各种内部输出的资源使用情况。

总之,当将单位成本与其他部门的单位成本进行比较时,员工和经理们能够得到更多的信息。他们可以通过标杆研究确定自己所处的水平。单位成本不仅可以用作平衡记分卡中的KPIs,它还是等价资源的金额表示。

使用ABM数据打造非凡的BPM系统:4. ABM将数据转换为商务智能

当ABM与BPM混合使用时,不应该将ABM视为一个改进项目,否则的话用户可能会认为它是一个临时性的项目。ABM反映了企业的产品、服务、流程、渠道和顾客所消费的资源的成本。ABM输出的信息应该作为其他系统(如绩效管理记分卡系统)的输入。图2从IT角度说明了SAS开发的ABM系统如何从事务性财务与运营系统中提取数据,然后将数据输入其他的业务流程系统(包括一个记分卡系统和一个CRM系统)中去。

图2 ABM作为BPM组件

举个例子,在一个大型共有基金公司,管理层认识到获取新客户比保留老客户的成本要高出很多。因此公司必须有效地使用稀有的资源来为盈利性更高的客户服务。公司的市场和销售人员不再是不惜成本地增加销售量,而是改为寻找盈利性高的销售。公司的市场主管现在从财务主管处获取客户的盈利性数据,然后据此制定市场战略,细分客户群,优化公司的市场促销活动。

但是不要把ABM和绩效评估混淆起来。ABM的输出可能是记分卡系统的一个重要输入,但ABM本身并不是绩效评估系统。当然,ABM也不是BPM记分卡系统的实施前提。BPM系统更加关注的是实现员工工作与企业战略之间的对应。但ABM为记分卡框架提供的真实数据能够帮助管理层更好地理解当前企业与战略的对应程度。

使用ABM数据打造非凡的BPM系统: 5.结束语

有了ABM提供的真实的成本数据,公司能够看到它们以前从未看到过的信息。通常,当公司从成本结构中看到其消费模式时都会十分震惊。但是公司还有机会使用ABM提供的数据来改善决策,而且ABM数据对绩效测量也十分有价值。

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