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有效的项目管理(2)

2003-06-21

第三章:保持进度

我们都希望项目按照事先规划好的进程来进行,但事实总是无法尽如人意,有时候会有点超前,大部分情况是落后,。即使最顺利的项目,也无法完全按照计划执行,但是,如果你放任计划随意进行,有一天你猛然发现项目脱轨太远,无法把方向扭过来,剩下的时间也不够,那么项目就完蛋了。项目就象一枚瞄准月球的火箭,只要有一点点不够精确,到时候就无法命中目标,差之毫厘,失之千里,实在不可不慎重。聪明的主管懂得这个道理,他们会经常注意项目的精度,随时修正方向,保持项目不偏离计划进行。本章将介绍一些很有效的策略,帮助项目保持进度。

1.向前看
我一直相信,项目之所以脱轨,主要原因在于人们没有认真思考如何使项目保持进度,顺利进行。如果没有未雨绸缪,只是坐等问题发生,到那时候就太迟了。一个月前没有花30分钟思考这个问题,现在就可能要浪费几小时或几天的时间去修正。这就是所谓的“被动工作”。
解决这种被动工作的方法,就是化被动为主动,事先发掘潜在的问题,并设法避免。有很多方法和技巧可以训练自己“向前看”,但总结起来不过是一句简单的要决:
定期暂停手边的工作,然后往前思考,随时做必要的修正,以避免未来的大障碍。
我已经有十年以上的习惯,每天花10到15分钟思考下列问题,并且列出答案:
有什么事情是我今天能做,而且可以帮助项目在未来几个月内顺利进行的?
这是一个十分简单的问题,但是如果主管定期用它检讨,思考,必定能想到许多保护项目不受以外打击的妙方。

2.明确定义需求的范围
有一个故事:我出差住旅馆,有时候会去餐厅吃早餐,偶尔会有客人跑进来,看到大家都在吃早餐,就问服务生:“你们的早餐时间几点结束呀?”我看到这位饿慌的客人急着向后转,喃喃自语:“我真想吃午餐。”然后在服务生没来得及向他解释现在已经可以点午餐之前,匆匆离去。这位客人明明想吃午餐,却问早餐结束的时间,他该问的是“现在供应午餐吗?”
通过这个故事,我想说的是:人们在开口要求的东西未必是他真正想要的,处理他的要求之前,请务必确定他究竟想要做什么。
在网站项目开发中,经常会遇到客户或者领导层提出一些希奇古怪的需求。一次,首席设计师惊慌失措的跑来找我,告诉我麻烦来了,客户对新设计的界面不满意,要求按照某个著名网站一摸一样的设计。如果真的那样做,需要重新花一个星期才能做出来,可是目前离期限的时间已经很短了。听了他的陈述后,我必须承认如果真得那样做,我们的进度就完蛋了,同时我也很好奇,为什么客户会有这样的要求,所以在我答复他们做还是不做之前,请客户经理去了解一下这个需求的原因。不一会儿,客户经理笑嘻嘻地回来了。
“他们只是看中了那个网站的动态下拉菜单,觉得那样比较吸引人”
呵呵,我知道他在笑什么了,这样的动态菜单我们其实早就有现成的模板了,只要将它替换现有的设计就可以了。而我们的设计师不清楚客户的喜好而已。
大部分客户在提出需求时都不解释原因,这种情况太普遍了,甚至你的管理层也会发生这种情况。如果你从他们的请求中无法看出他们的目的,你可以反问他们,在还没有弄清楚究竟想要做什么之前,不要贸然答应,宁可拒绝他们的要求也不要浪费这种时间。

3.就是说不
当遇到客户或上级的无理需求,项目经理往往会忍气吞声的同意他们的要求。迫于某些压力,主管们宁可宁事息人,也不愿意为了整个产品或自己的团队坚持最佳的选择。
有时候,对方的请求也可能是非常合理的,你也想同意,但是因为你的日程排满了,实在爱莫能助,您也只好对他们说“不”。然而,在我的经验中,很多主管为了避免冲突,仍然会同意这样的请求,只是不知道该如何如期完成这些过多的工作,只是想到时候再说吧,船到桥头自然直,事实上事情很少这么容易---船上若是载了太多的货,就是船身直了也过不了桥啊。
这些主管不了解,勉强接下自己不可能完成的任务,实在是一长痛代替短痛的做法,到时候无法如期完成,倒霉的是整个团队因此必须加班工作。所以,最好的办法还是老老实实拿您的日程表,与客户或上级说明自己心有余而力不足的情况,设法安排一个折中的日程或工作内容。想想这要比现在无条件答应请求而最后食言的结果要好的多。
我并不是鼓励您对任何计划外需求都一口回绝,我只是强调:绝对不要答应别人自己做不到的事情,这样对双方都有害无益。
说“不”也许令人不快,但这才是勇敢的面对问题的态度。说完“不”之后,就是设法解决问题的开始;明知道不可行而答应,就是问题发生的开始。

4.你无法让每个人都满意
身为主管,您一定回面临各种各样的要求,为了工作的效能,您得学会在适当的时机,适当的说“不”。无论您说得多么委婉,对方都不会喜欢被拒绝,他们可能会认为你错了,然而,您必须了解自己无法让每个人都满意的事实,您要做的是协调,而不是完成每一件事,那是做不完的。
当您碰到互相冲突的需求时该怎么办?有没有比较有效的办法?这就是我们在前面强调项目目标的用意了。例如您的目标是完成网站的主要功能,附加的装饰性的功能需求就应该婉拒。当然您一定会受到抱怨,您不妨耐心向客户解释,问题总得交代清楚。
每个人都不愿意被别人讨厌,这是人类的本性。但是身为项目主管,你必须明白这个道理:如果您希望每个人都满意,最后您会焦头烂额,什么事都做不成。
记住:不要为了讨好别人而伤害工作进程,您永远要根据自己的目标,做适当的决策。
同样,对待上级的建议您也应该考虑后再决策,不要盲从。应该以项目目标为最优先的考虑。我不是主张反抗权威,而是强调:上级也是人,一样可能犯错,他们的建议不一定是最好的,如果你想做一名出色的主管,您必须非常认真的衡量所有的建议,不论是谁提出的,您都得确定其符合项目目标才能采纳。
如果上级要求您做一件事,而您认为不妥,那您应该在着手进行之前向上级说明您的想法,也许上级回同意你的想法而放弃他的建议,也许,上级会赞许你的想法,但仍请你考虑他的意见,不论结果如何,起码经过沟通对彼此都有帮助。
记住:是你在为项目负责,不要让任何人的建议阻碍项目的进行,包括上级的建议。

5.很酷,但并不重要

网站项目的开发,不能只是为了有趣,有挑战性,或者够个性,够令人眩目。
有些时候,设计师会建议增加一些花哨的或者不应该开发的功能,他们的出发点是好的,渴望做出最好的产品,满足客户的需求。只是他们并不那么清楚怎么做才是对产品最有利的,这种不应该加入产品的功能特色有两类:一是不符合产品的未来发咱方向,仅仅因为这项功能别人都有;二是客户的特殊要求。有时候,功能齐全并不一定是最好的,(每个网站都开发聊天室,论坛,投票,邮件列表,留言本,计数器,但是并不一定都有用。)有自己独特的风格更重要,在产品中加进了太多的枝枝节节的东西,可能使产品过度膨胀,也花费了设计师们太多时间和精力,未必是值得的。
遇到这种情况的话,您该怎么办呢?您应该探究这个需求背后的动机。好好想一想,对产品而言,加入这些功能有没有策略上的价值,能不能真正改善产品?如果仅仅是很酷,没有其他更具说服力的理由的话,那么请不要在这上面浪费时间。

第三章小结:
到目前为止,相必您已经很清楚什么样的工作才是应该全力投入的:与目标一致的策略性工作。但是这还不足以让您保持进度,你还得尽量撇开不合理需求,克制大家追求“酷”的欲望,尽量减少对产品没有改善效果的工作。如果你无法学会说“不”,或者无法了解别人真正的需要是什么,你就会发现自己深陷泥沼,净做不该做的事情。
想确保项目按计划进行,其关键就在于项目经理完全明白该做什么,并且不让该做的事受到不当的干扰。

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