信息化软件 企业管理 营销管理 业界消息 标签索引
企业管理目录
企业管理 战略规划 评标选型 项目管理 实施运维 人力资源 培训考核 时间管理 绩效薪酬 流程管理 财务管理 企业文化 协同商务 信息安全 采购管理 资产管理

项目收尾

2008-09-27

项目收尾(Project Conclusion)

项目收尾: 什么是项目收尾?

根据PMI(美国项目管理协会)的概念,项目收尾包括合同收尾和管理收尾两部分。合同收尾就是抓起合同,和客户一项项的核对,是否完成了合同所有的要求,是否可以把项目结束掉,也就是我们通常所讲的验收。管理收尾是对于内部来说的,把做好的项目文档等归档;对外宣称项目已经结束;转入维护期,把相关的产品说明转到维护组;进行经验教训总结,项目成员一起来“怀旧”学习一把。

项目收尾: 项目收尾包括:

管理收尾

管理收尾涉及为了使项目干系人对项目产品的验收正式化而进行的项目成果验证和归档,具体包括收集项目记录、确保产品满足商业需求、并将项目信息归档,还包括项目审计。

项目验收要核查项目计划规定范围内的各项工作或活动是否已经全部完成,可交付成果是否令人满意,并将核查结果记录在验收文件中。如果项目没有全部完成而提前结束,则应查明有哪些工作已经完成,完成到了什么程度,哪些工作没有完成并将核查结果记录在案,形成文件。

项目审计是正式评审项目进展和成果的一个好方法。项目审计的目的,是明确完成的项目实现了哪些收益? 实际成果和计划中的预计成果比有哪些差异。

管理收尾对降低软件项目失败率有重大的意义。为什么会失败?有什么地方可以改进?获得了什么经验?一系列的问题应进行分析,这些是可迭代复用的资源,就好像软件中的构件一样,总结得越多,资源就越丰富,能形成适合软件企业自身的成熟的管理模式,造就管理上的本地化和渐近式复用,降低软件项目管理风险和管理成本。

合同收尾

合同收尾就是了结合同并结清帐目,包括解决所有尚未了结的事项。合同收尾需要对整个采购过程进行系统地审查,找出进行本项目其它产品或本组织内其它项目采购时值得借鉴的成功和失败之处。

合同收尾往往是项目经理们最为头痛的事情。理想的情况下,既要使客户和用户对软件产品满意,又要使公司顺利地收到项目资金,造就一个“双赢”的局面。项目先天就有很多不确定因素,比如说,进行采购的市场人员并不清楚项目的具体实现细节和难度,用户需求不明确、不断变更,等等。诸多因素最终都要在合同收尾最终解决。

项目收尾: 项目收尾管理工作的重要性

实际项目管理中,项目阶段管理收尾过程和工作往往不被大家重视。有时因为项目任务繁重,项目组为了按时完成任务忙于埋头赶工,或一大堆的问题急需解决,项目经理干脆就把该项工作给忽略了。如果你的项目没有按计划进行阶段管理收尾工作,而你的项目又能成功顺利完成,那我只能恭喜你,你的运气不错!

阶段管理收尾工作是使一个项目成功的重要管理手段,它和项目的其它工作和任务一样,应该纳入项目计划并按计划落实。阶段管理收尾工作的重要性主要体现在如下几个方面:

1、阶段管理收尾是项目的重要评审点

项目经理如何评定自己手头项目当前的绩效?对,就是通过这些事先安排好的管理收尾工作,收集项目的最新信息和数据,并将这些数据与项目计划进行比较,来判定项目的绩效,进度是提前了还是落后了?费用是有节余还是超支了?质量是否符合要求?项目工作是否都是按计划在进行?客户对项目工作满意吗?同时项目经理也是通过项目管理收尾来预测项目的完工绩效,及时发现项目存在或潜在的问题,以便近早采取纠正措施。

这就好比你正在和朋友一起快乐地长途旅行,每到一个城市,除了观光外,总会抽些时间看一下计划,走了那些地方,还有那些地方要去,时间来不来得及,已经用了多少钱,还剩多少钱,还要花多少钱,有没有经验和教训值得借鉴等等,否则,走到哪算哪,不是因假期结束行程不得不半途而废,就是中途弹尽粮绝。

2、阶段管理收尾是与客户进行沟通的好时机

一个阶段的项目工作完成后,与客户一道就前一段时间的工作进行总结是十分必要的。一方面可以及时了解客户对项目工作的满意程度,同时有些因工作繁忙未能及时签署的文件,这时也尽可能找客户给予签字确认。时间一长,你都可能找不到一个合适的客户帮你签这个字了。特别是当双方出现纠纷时,人都有那么一点点私心的,各为其主,这时你叫他出来为你讲话也是勉为其难的。只有双方当时签字的文字记录才是最有用的东西。

3、阶段管理收尾是收集、整理、保存项目记录最好的时机

一个项目阶段的工作刚刚完成,项目成员手头都保留有的工作记录,收集起来是非常容易的。时间久了,有些项目成员可能去了其他项目组,有些可能离职了,到那时去收集可能就晚了,有些记录可能就永远也找不到了。建议事先列一个项目记录存档清单,在项目每一个阶段那些工作记录需要收集、整理和保存,由谁提供,什么时候提供,文档记录格式和要求等等,并告知相关项目成员,除了完成项目工作以外,向项目经理及时提供准确的工作记录也是一项非常重要的工作。

有些要求移交给客户的文件、记录,项目经理最好要客户签收,同时一定要自己留好一份在手备案。好多项目跨几年的时间,现在的项目经理可能是第三任、第四任项目经理了,客户的工程主管都换了好几位,这个时候靠什么?无非就是白纸黑字的记录了。作为一个称职的项目经理,一定要为项目做好并保存好记录,如因工作需要不能把这个项目做完,一定要做好文件记录的移交工作。

我在工作中就碰到过这样的例子。接手一个因技术问题拖了3年多一直没有完成终验工作的项目,费了好大的劲协调多个供应商把遗留的技术问题给解决了,本以为这回验收应该没有问题了吧,可客户新主管讲他对该项目一无所知,原来的工程主管已经另有高就了,走时也没有留下片言只语。他要我们提供当时的工程记录给他查看。当时真是把我难死了,有些工程文档移交给了客户原来的工程主管,我们并没有留下备份,总之,这个项目的终验让我费了好大的力气,也学到了好多东西。

4、阶段管理收尾为项目最终收尾提供最基本的数据

这一点是不言而喻的,只有阶段管理收尾提供的数据越真实、越准确,才能在项目最终收尾时客观评定项目的最终绩效,总结的经验教训才有借鉴的价值。

总而言之,作为一个好的项目经理,一定要学会如何收集、整理和保存项目记录,如何做好这项工作呢?一定要重视并做好项目阶段管理收尾工作,千万不要把它当作可有可无的事情。

项目记录,既是公司的财富,同时也是项目成员的财富,因为它上面记录着每一位项目成员为项目洒下的点点汗水,我们没有道理不好好珍藏它。

相关链接
关键链2008-10-06 IT项目管理十要素2008-10-10
项目采购管理2008-10-12 软件项目管理常见问题分析(一)2008-10-17
项目2008-10-17 诊断中小企业软件项目管理2008-09-06
错误的思维导向 导致IT项目管理问题多多2008-09-01 能力成熟度模型2008-09-01
project工程项目管理2008-10-26 项目审计2008-10-26
返回首页 信息化软件 企业管理 营销管理 业界消息 文档查询
Copyright © 2005-2010   http://www.ourdoc.cn, 知识文档中心