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项目感悟2-风险意识和目标驱动

2008-08-17


项目目标和风险管理都是项目管理中最重要的内容。这两个搞清楚了不能说项目就一定成功,但却能够回答项目究竟有几 层把握能成功。项目在朝项目目标不断迈进的过程就是我们逐步的消除风险的过程,如果一个项目没有风险了则项目就一定能够成功的完成项目目标,否则就是前期 没有识别出项目潜在的风险和危机。我们现在讲问题管理,但这已经是亡羊补牢,更多的应该讲危机意识和风险管理。


1.风险意识


古人是一直就有高度的危机意识,在《易经》中谈君子安而不忘危,存而不忘亡,治而不忘乱。《道德经》谈为之于未有,始之于未然。《论语》里面也讲如临深 渊,如履薄冰指导我们做事情应该谨慎多思。我们要按目标完成一件事情,那么在整个过程中影响到这个事情正常完成的不确定因素,或者在整个过程中我们没有 100%的把握确定的任何潜在影响和不确定性都是风险,你对风险分析的越清楚你越能做到心中有数。日常生活中我们购买保险,看着阴天出门带伞,提前给自己 充电等等行为都是我们具有风险意识的表现,只是我们已经将风险转换为了我们的风险应对。


在树立风险意识前首先应该是有目标意识,风险是指如果这些不确定性的事情发生了会影响到我们目标的实现,如果我们的目标都不清晰如何谈得上风险?在日常生 活中我们经常不关注目标,风险,而直接看到了风险的应对。还是举保险的例子,比如张三为何要买保险,可能是因为他看到李四得大病了没钱医治,或者是更简单 看到王五买了所以自己也买。但真正的目标却是你需要将你每年的医疗费用控制到多少钱以内,或者说99%的把握控制在多少钱以内。有了这个目标你才能真正有 意识的去驱动你是否该买保险,如果该买应该买多少?


风险意识跟目标本身的重要性关系紧密。如果目标本身允许的偏差大,则我们的风险意识可能就会弱。比如你和朋友一起聚会,大家公认的在偏差30分钟范围内都 是容许的范围,在这种情况下你可能并不会刻意的采取风险应对,按正常情况出门就可以了。但如果你是去拜访一个重要的客户,迟到5分钟以上就会对自己的品牌 和公司声誉造成影响,那你可能会做最坏的打算。虽然按正常只要20分钟就能达到目的地,但等出租没等到,中间堵车,电梯出故障都是可能出现的异常情况,如 果恰好这些倒霉事情都凑到一起了,你达到目的地需要1个小时。那么你做的最坏打算就是要提前1个小时出发。只有这样才能满足你的目标。


风险意识会体现到我们的应对上面,如进度储备和资金储备,以及提前的知识技能储备都是常用的风险减轻措施。前面已经讲到目标直接影响到风险应对和具体的时 间和资金储备,我们定的目标一定是一种对我们最有利的目标,而不是盲目的目标。举个例,张三为了严格遵守开会不迟到的目标,往往每次都需要提前15分钟出 发。而李四定的目标是95%情况下能准时达到,因此李四只提前5分钟出发。95%的目标已经可以为李四树立守时的个人品牌,而张三可能为了100%的目标 每次都要在会议地点多等待10分钟。一次10分钟往往我们并看不对实际的价值,但多个事件,多次的行为我们往往就可以节约和获取更多的时间来做更重要的事 情。


2.风险和目标驱动


首先是有了项目目标,有了风险意识我们就会针对项目目标来识别我们可能遇到的各种风险,有了风险我们才可能去考虑风险的分析和应对。或者说在有了足够多的 经验数据后可以考虑风险的量化。一个项目之所以复杂,就在于这个项目受到太多的不确定性因素影响,不确定性越多你越没有把握,越没有把握越容易失控和失 败。如果一个项目不存在风险,那任何人都能将项目做成功,自然也体现不出项目经理应有的价值,风险驱动的含义就是需要项目经理在整个项目执行过程中不断的 变不确定为确定,消除各种潜在的隐患发生的可能。


模仿始终是外在的,关键是理解一种思想和思维的模式。做同样一个项目,甲可能在前期花更多的时间来减少各种风险发生的概率;而乙可能在前期没有任何动作, 后期投入爆发的一大堆问题的跟踪,协调和解决中。结果是甲投入了30%的时间就保证了项目成功完成,而乙可能投入了80%的时间最终也只能是项目延期或失 败。乙可能也在前期发现了甲经常找成员单独沟通,组织团队活动,进行项目内培训和学习,共同研讨项目应该执行的规范或者还让组员单独去研究一项新技术,但 乙往往并不清楚为何存在了这些任务或活动,在乙的WBS工作任务分解里面找不到这些任务的踪迹,这些任务也不是有明确产出和交付的东西。而这些恰好是通过 风险识别->风险分析后驱动出来的为了减轻风险发生的任务,对项目影响最大的恰恰是这些任务的完成效果,这些任务如果完成的不好将直接影响到主体任 务的完成效果。

对于项目经理而言,风险意识和分析越早越好。项目没有开始前就分析有利于你决策是否接受项目和评估应该的资源,项 目正式启动后分析风险有利于随时了解你成功的把握,达到目标的把握,也使你知道在项目执行中你的重要跟踪和关注点。只要风险不发生,你的项目就应该成功, 你需要做的就是不断的去采取各种积极的行为去影响风险,去减轻风险发生的概率。


3.风险的量化


首先不应该认为风险量化就一定需要经过周密和复杂的统计分析和数字计算,确实风险量化需要借助历史数据和计算机模拟工具,但是我们更多的时候是形成风险量化的意识,风险量化的目的也是让我们对达成目标的一个总体风险情况有清醒的认识。


还是拿上面的例子,当我们要参加一个会议的时候,等不到车,堵车,电梯坏了等等都是风险,这些不确定性都会影响到我们按时达到的目标。当我们在应对的时候 我们会关注每一个风险,但我们更关注风险的总体影响,也就是说我原计划的30分钟达到的概率究竟有多大?这才是我们关注的重点问题,前面已经讲过了当要达 到100%的时候我们会付出成倍的时间储备。因此一般情况下我们会设定一个目标,比如我要做到95%把握都能够按时参加每次会议。


好了这个时候我们就需要分析下前面二十次参加会议的情况,只有通过历史数据分析我们才能得出比较准确的结论,根据分析得到的达到时间分别为 25,28,34,33,29,30,29,34,28,27,28,25,24,24,25,36,29,30,28,27.这些应该是符合正态分布的 数据,通过分析如果都是提前30分钟走,则有三次迟到准时的概率只有85%,为了达到95%准时的概率你需要提前35分钟走。你往往并没有做详细的数字分 析和模拟统计,当通过自己的不断的经验积累就得出了这种重要的结论。风险储备留的太多浪费,太少又无法达到目标,量化的好处就是我们留刚好够的风险储备来 达到我们预定的目标。

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